Wie man Abwesenheitsanträge sammelt: Best Practices + kostenlose Vorlagen

Millionen von Menschen arbeiten weltweit für viele Unternehmen, egal ob sie groß oder mittelständisch sind. Mitarbeiter können aus verschiedenen Gründen Urlaub oder Freizeit von der Arbeit beantragen. Es ist üblich, dass man nach einer längeren Zeit ohne Pause gestresst wird und die Produktivität sinkt. Aus diesem Grund gewähren Unternehmen ihren Mitarbeitern in der Regel einmal im Kalenderjahr bezahlten Urlaub.

Letztendlich hält dieser Urlaub die Produktivität hoch und verhindert Burnout sowohl für die Arbeitnehmer als auch für die Unternehmen. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Urlaubsanfrage ist, warum man sie nutzen sollte und wie man kostenlos Urlaubsanträge erstellen und sammeln kann. Außerdem erhalten Sie 7 Punkte, die in einem Urlaubsantragsformular abgefragt werden sollten, sowie Expertentipps für eine bessere Erfahrung.

Erstmal: Was ist ein Urlaubsantragsformular?

Ein Urlaubsantragsformular für Mitarbeiter ist eine schriftliche Anfrage, die es Ihnen ermöglicht, um Genehmigung für geplante Freizeit zu bitten. Mitarbeiter können ganz einfach ein Urlaubsantragsformular ausfüllen, um einen Urlaub zu beantragen.

Es gibt verschiedene Arten von Urlaubsanträgen, wie Familienereignisse, Krankheitsurlaub, Urlaubsantragsformulare und die am häufigsten beantragten Jahresurlaubsformulare. Wenn Sie wissen, wann und wie lange Ihre Mitarbeiter abwesend sein werden, können Sie den Arbeitsplan entsprechend anpassen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und Störungen zu vermeiden.

Warum ein Online-Urlaubsantragsformular nutzen?

Durch die Nutzung des Urlaubsantragsformulars können Sie nachvollziehen, aus welchem Grund Ihre Mitarbeiter Urlaub beantragen. Wenn Sie selbst eine Auszeit benötigen, füllen Sie einfach ein Urlaubsantragsformular aus, um um Genehmigung zu bitten. Es ist eine einfache Möglichkeit für Mitarbeiter, eine Pause zu beantragen. Hier sind einige Vorteile der Nutzung eines Urlaubsantragsformulars:

Vorteile der Verwendung von Urlaubsantragsformularen

🗓️Einrichtung des Arbeitsplans: Es ist einfach, einen Arbeitskalender einzurichten, wenn ein Teammitglied um Erlaubnis bittet, frei zu nehmen. Indem Sie wissen, an welchem Datum und für wie lange Ihre Mitarbeiter abwesend sein werden, können Sie alles für die Kontinuität arrangieren und Unterbrechungen vermeiden.

🤔🚫Verwirrung vermeiden: Wenn Sie Ihren Urlaubsantrag für das Büro auf Papier ausfüllen, kann dies zu Verwirrung führen, wenn das Dokument verloren geht. Auch mündliche Benachrichtigungen für die Erlaubnis zu machen, kann zu Verwirrung führen, wenn der Vorgesetzte oder der Besitzer es vergisst. Um dies zu vermeiden, können Sie ein Online-Urlaubsantragsformular verwenden.

⚡Prozess optimieren: Die Verwendung des Urlaubsantragsformulars macht es einfach, den Prozess zu optimieren. In Abwesenheit eines Ihrer Mitarbeiter können Sie diesen durch einen anderen ersetzen und die Arbeit effizient verwalten.

🔐Hilfe bei der Datenerfassung: Arbeitgeber können die Anwesenheit der Mitarbeiter im Auge behalten und sehen, wie viel Urlaub ihnen noch bleibt. Dies kann hilfreich sein, um einen Zeitplan zu erstellen und sicherzustellen, dass Sie während der Stoßzeiten genügend Mitarbeiter haben.

Wie kann ich kostenlos Urlaubsanträge erstellen und sammeln?

Wenn Sie professioneller sein möchten, wenn die Mitarbeiter um Erlaubnis bitten, können Sie sie bitten, online einen Antrag zu stellen und alle notwendigen Informationen durch das Formular zu sammeln. Es ist einfach, nach unterstützenden Dokumenten zu fragen, die es Ihnen ermöglichen, den Grund für die Erlaubnis zu prüfen und zu entscheiden, ob Sie sie genehmigen oder ablehnen möchten.

Es gibt nur eine Möglichkeit, ein Urlaubsantragsformular online mit forms.app zu erstellen. Der Online-Formular-Builder ermöglicht es Ihnen, Beispiele für Urlaubsantragsformulare einfach zu erstellen. 

1- Einloggen oder ein neues Konto erstellen

Melden Sie sich in Ihrem Konto an

Sie können sich ganz einfach bei forms.app anmelden oder sich sofort einloggen, wenn Sie bereits ein Konto haben. Wir wissen, dass Ihre Zeit kostbar ist, daher können Sie sich auch über Google-, Facebook- und Apple-Konten einloggen.

2- Wählen Sie eine kostenlose Vorlage

Sie können von Grund auf beginnen, wenn Sie jeden einzelnen Bestandteil selbst bestimmen möchten. Wenn Sie lieber Zeit sparen möchten, können Sie aus unseren benutzerfreundlichen Vorlagen für Abwesenheitsanträge auswählen, um schnell Ihren Formular zu erstellen. Auf diese Weise können Sie die für Sie wichtigsten Details anpassen. Sie können auch von der schnellen Nutzung von KI profitieren. Sie können ganz einfach ein Abwesenheitsantragsformular mit dem forms.app KI-Formulargenerator erstellen.

Wählen Sie eine Vorlage

Sie können auch die Vorlage für unbezahlten Urlaub überprüfen und je nach Bedarf bearbeiten.

3- Fügen Sie Ihre eigenen Fragen hinzu

Fügen Sie Fragen zu Ihrem Abwesenheitsantragsformular hinzu

Die Fragen in diesem Abschnitt sind der wertvollste Teil. Sie können diejenigen verwenden, die Sie entsprechend den geschäftlichen Anforderungen erstellt haben, oder Sie können diejenigen überprüfen, die wir in den vorgefertigten Vorlagen bereitgestellt haben, um Ideen zu erhalten.

4- Ändern Sie das Aussehen Ihres Formulars

Passen Sie das Design des Formulars an

Jedes Unternehmen hat eine eigene Farbschema und Typografie. Sie können das Aussehen Ihrer Formularfelder anpassen, um den Anforderungen Ihrer Marke gerecht zu werden. Sie können auch ein Logo hinzufügen und den Hintergrund und das Thema ändern. Indem Sie den Abschnitt Anpassen auswählen, können Sie das Thema nach Ihren Wünschen anpassen, indem Sie die Schriftart, Textfarbe und Helligkeit anpassen.

5- Mit Datenbanken verbinden

Der Verbinden-Reiter ermöglicht es Ihnen, Ihr Formular mit einer Datenbank zu verbinden. Für Analyse und Berichterstattung können Sie sich mit Google Sheets, Microsoft Excel, ActiveCampaign usw. verbinden. Sie können verschiedene Datenbankfelder finden, die Ihren Vorlieben entsprechen.

Überprüfen Sie die Integrationen, um eine Verbindung herzustellen

6- Formular teilen

Im letzten Schritt können Sie wählen, ob Sie es auf Ihrer Website einbetten oder auf allen digitalen Plattformen teilen möchten. Sie können auch in den Einstellungen Datenschutzeinstellungen wie öffentlich, eingeschränkt und privat festlegen. 

Überprüfen Sie die Freigabeoptionen

Zusätzlich können Sie wählen, wie das Formular auf Ihrer Website angezeigt wird, wenn Sie den Formularlink teilen. Außerdem können Sie Ihr Formular per E-Mail senden oder einen QR-Code erstellen, um es noch technologischer zu gestalten.

Sie können auch damit beginnen, Urlaubsantragsformulare zu sammeln.

7 Punkte, die in einem Urlaubsantragsformular zu fragen sind

Sie können komplexe Prozesse in einfache und benutzerfreundliche Prozesse umwandeln, indem Sie Online-Formulare verwenden.

Sie können spezifische Anforderungen wie die Erlaubnis von Ihren Mitarbeitern erhalten und alle Anträge auf einmal sammeln. Bevor Sie ein Urlaubsantragsformular online erstellen, müssen Sie wissen, was Sie auf Ihrem Online-Formular fragen sollten. Hier sind die 7 Punkte, die Sie in Ihrem Urlaubsantragsformular online fragen sollten:

Dinge, die in einem Urlaubsantragsformular zu fragen sind

🗓️Antragsdatum: Es ist wichtig, das Antragsdatum zu kennen. Dadurch können Sie das Urlaubsdatum und das Antragsdatum vergleichen, um den Prozess zu verstehen.

📞Kontaktdaten: Zunächst sollten Sie Kontaktdaten wie vollständigen Namen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer erhalten. Um Ihre Mitarbeiter darüber zu informieren, ob die Anfrage genehmigt wurde oder ob Sie sie im Notfall bezüglich der Arbeit erreichen müssen.

💼Position im Unternehmen: Um zu wissen, welche Abteilung mehr Hilfe benötigt, sollten Sie die Person kennen, die um Erlaubnis gebeten hat, welche Abteilung und was er oder sie tut.

❓Grund für die Erlaubnis: Erlaubnis kann aus verschiedenen Gründen beantragt werden. Sie müssen den Grund für die Prüfung des Erlaubnisprozesses kennen und entscheiden, ob Sie ihn genehmigen oder nicht.

🕒Urlaubsdaten: Als Vorgesetzter oder Inhaber müssen Sie wissen, wie viele Tage Ihre Mitarbeiter von der Arbeitsstelle abwesend sein werden. Das Wissen um den Beginn und das Ende des Urlaubs gibt Ihnen eine Vorstellung davon, wie Sie den Prozess zwischen den Tagen, an denen sie nicht in der Arbeit sind, verwalten können.

📄Unterstützende Dokumente: Fragen Sie nach unterstützenden Dokumenten, um zu verstehen, ob die Erlaubnis dringend ist. Es kann sich um ein medizinisches Problem, Familienveranstaltung, Urlaub, etc. handeln. Die Bitte um unterstützende Dokumente erleichtert Ihnen die Entscheidung und vermeidet Verwirrung über Anforderungen.

📬Zusätzliches Nachrichtenfeld hinzufügen: Sie müssen Ihren Mitarbeitern Raum geben, um sich für Erlaubnisgründe auszudrücken. Um den Gemütszustand der Mitarbeiter besser zu verstehen, ist es notwendig, ein Nachrichtenfeld hinzuzufügen.

4 Expertentipps für eine bessere Erfahrung

Ein Urlaubsantragsformular erleichtert den Erlaubnisprozess sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter. Es reduziert die Verwirrung des alten Erlaubnisprozesses und bietet einen professionelleren Ansatz. Um den Prozess einfach und benutzerfreundlich zu gestalten, gibt es ein paar Dinge zu beachten, wenn Sie ein benutzerfreundliches Urlaubsantragsformular erstellen.

Sie müssen einige grundlegende Schritte befolgen, aber wenn Sie ein professionelles Formular erstellen möchten, sind dies die Profi-Tipps, denen Sie folgen sollten:

Profi-Tipps für Abwesenheitsantragsformulare

✨Halten Sie es einfach und kurz: Lange und komplizierte Abwesenheitsantragsformulare führen zu Verwirrung sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Halten Sie es einfach und kurz, um den Prüfungsprozess zu vereinfachen.

❓Stellen Sie klare Fragen: Wenn Sie klare Antworten von Ihren Mitarbeitern sammeln möchten, stellen Sie keine komplizierten und langen Fragen. Seien Sie direkt und erhalten Sie, was Sie brauchen.

⚖️Geben Sie die Urlaubsrichtlinien des Unternehmens an: Wenn die Urlaubsrichtlinien des Unternehmens von Anfang an in das Formular aufgenommen werden, können Mitarbeiter, die sich dessen nicht bewusst sind, die Dauer ihrer Urlaubsanträge anpassen.

✍🏻Bitten Sie um Unterschrift: Sie sollten um die Unterschrift des Mitarbeiters bitten, der seinen Urlaubsantrag ausgefüllt hat. Dies macht das Dokument professioneller und formeller.

Letzte Worte

Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es schwierig, Abwesenheitsanfragen von Mitarbeitern mit alten Methoden zu verwalten. Online-Formulare bieten viele Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Indem Sie den Grund für die Abwesenheit Ihres Mitarbeiters richtig verstehen, können Sie den Prüfungsprozess auf eine zuverlässigere Weise durchführen. Es kann auch helfen, bessere Entscheidungen zu treffen, um das System zur Verwaltung von Freizeit in Ihrem Arbeitsplatz zu verbessern.

In unserem Artikel haben Sie bisher gelernt, was ein Abwesenheitsantragsformular ist, warum es verwendet wird und 7 Punkte, die in einem Abwesenheitsantragsformular zu fragen sind. Sie haben auch gelernt, wie Sie mithilfe eines Online-Tools wie forms.app ein Online-Abwesenheitsantragsformular erstellen und hilfreiche Tipps für die Erstellung besserer und effizienterer Formulare.