Google Forms pour les associations : cas d'utilisation, conseils et limites
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Chaque action significative d'une organisation à but non lucratif commence par une chose simple : un formulaire.
Les formulaires en ligne sont devenus des outils essentiels pour toute organisation à but non lucratif, qu'il s'agisse de collecter des informations sur les donateurs lors d'une campagne de collecte de fonds ou de gérer les candidatures de bénévoles et les inscriptions à des événements. Un formulaire bien conçu et convivial réduit le travail manuel, minimise les erreurs et peut même améliorer les taux de conversion sur une page de don, transformant des visiteurs ponctuels en soutiens à long terme.
Dans cet article, nous aborderons les cas d'utilisation les plus pratiques de Google Forms pour les OBNL, partagerons des conseils d'experts pour obtenir de meilleurs résultats, et soulignerons les limites de Google Forms, y compris une alternative plus robuste pour les organisations ayant besoin d'encaisser des paiements sécurisés, d'offrir des expériences de don personnalisées, et bien plus encore.
En bref
Principaux cas d'utilisation :
Candidatures de bénévoles
Inscription à des événements
Commentaires post-événement
Suivi des reçus et des dépenses
Demandes de subventions et de programmes
Pourquoi les organisations à but non lucratif utilisent Google Forms et comment elles l'utilisent
Les organisations à but non lucratif n'ont pas le luxe de perdre du temps ou de l'argent, et Google Forms comprend parfaitement cet enjeu.
Un exemple de formulaire d'inscription Google Forms
C'est gratuit, ne nécessite aucune connaissance technique et fonctionne sur n'importe quel appareil. Qu'il s'agisse d'inscrire des bénévoles lors d'un événement communautaire ou de suivre les dépenses après une campagne de collecte de fonds, il y a probablement un formulaire pour cela. Voici comment les OBNL les utilisent concrètement :
- Collecte de données structurées - formulaires de candidature de bénévoles, demandes de subventions et de programmes
- Engagement et commentaires des bénévoles - enquêtes post-événement, formulaires de satisfaction après les missions
- Efficacité temporelle et financière - remplacement des feuilles d'émargement papier
- Automatisation - demandes de congés, flux d'admission en plusieurs étapes qui s'adaptent à chaque répondant
- Accessibilité sur tous les appareils - inscription à des événements, inscriptions sur site, formulaires d'intérêt pour les campagnes
- Gestion des dossiers financiers - suivi des reçus et des factures, demandes de remboursement de dépenses
Onglet des réponses de Google Forms
💡 Avant de créer votre formulaire, notez exactement ce dont vous avez besoin pour chaque réponse. Des objectifs vagues produisent des données vagues. Si votre formulaire concerne un événement de collecte de fonds, décidez à l'avance si vous avez besoin des préférences alimentaires, des tailles de t-shirt ou de la confirmation de présence, et non les trois si vous n'en avez besoin que d'un seul.
Limites de Google Forms pour les organisations à but non lucratif
Google Forms est impressionnant pour un outil gratuit, mais le gratuit a ses limites. À mesure que les besoins de votre organisation grandissent, vous rencontrerez des obstacles. Voici où Google Forms atteint ses limites :
Personnalisation visuelle limitée
Vous disposez d'une poignée de thèmes de couleurs et d'une image d'en-tête. C'est à peu près tout. Il n'y a aucun moyen d'ajouter correctement votre logo, de définir des polices de marque ou de créer un formulaire qui semble appartenir à votre organisation.
Options de personnalisation disponibles dans Google Forms
💡 Conseil d'expert : Au minimum, téléchargez une image d'en-tête de haute qualité qui met en avant la mission de votre OBNL ou une photo réelle de votre travail. Cela ne comblera pas totalement le manque de personnalisation, mais cela rendra le formulaire beaucoup plus professionnel.
Intégrations limitées
Google Forms ne se connecte qu'à un seul endroit : Google Sheets. Si votre équipe utilise un CRM, une plateforme d'e-mailing ou toute autre base de données externe, vous devrez copier et coller les données manuellement.
Pas de champ de paiement ni de bouton de don
C'est la plus grande limitation pour les OBNL. Google Forms ne possède aucun champ de paiement intégré et aucun moyen de collecter des dons directement. Vous pouvez rediriger vers une page de don séparée, mais chaque clic supplémentaire diminue le taux de conversion et perturbe vos efforts de collecte de fonds.
💡 Conseil d'expert : Si vous utilisez Google Forms pour l'inscription à un événement, placez votre lien de don externe à la toute fin du formulaire, pendant que la personne est encore engagée. Cela ne remplacera pas un champ de paiement natif, mais cela permet de garder votre bouton de don visible au bon moment.
Pas de rapports ni d'analyses avancés
Toutes les réponses vont dans une feuille Google Sheets brute. Il n'y a pas de résumés, pas de statistiques et pas d'analyses, ce qui signifie qu'un membre de votre équipe doit analyser manuellement les données à chaque fois que vous avez besoin d'informations sur vos efforts de collecte de fonds.
Essayez une meilleure alternative
Google Forms fonctionne bien pour des tâches simples, mais à mesure que votre OBNL grandit, les lacunes deviennent plus difficiles à ignorer. Collecter des dons, inscrire légalement des bénévoles et maintenir une identité de marque cohérente ne sont pas des cas marginaux pour les OBNL ; ce sont des besoins quotidiens. forms.app est une alternative à Google Forms conçue pour gérer tous ces aspects au sein d'une plateforme unique et adaptée aux mobiles, sans nécessiter de développeur ni un budget important.
Champ de paiement
Vous pouvez ajouter le « Champ de paiement » et ajuster ses paramètres
Avec le champ de paiement de forms.app, vous pouvez créer un formulaire de don gratuit pour les OBNL qui accepte les cartes bancaires et traite les paiements en toute sécurité. Il vous permet de collecter des paiements directement dans votre formulaire grâce à des intégrations avec les processeurs de paiement Stripe et PayPal.
💡 Conseil pratique : Au-delà des montants fixes, vous pouvez activer le bouton Flexible dans les paramètres du champ de paiement, ce qui permet aux répondants de saisir leur propre montant. C'est un excellent moyen de proposer des montants de don suggérés tout en permettant aux donateurs de donner ce qui leur semble juste.
Champs juridiques
Ajoutez le champ « Conditions générales » à votre formulaire
forms.app vous permet d'ajouter une case à cocher pour les Conditions générales et un champ pour une signature électronique juridiquement contraignante directement sur n'importe quel formulaire. Cela signifie que vous pouvez collecter des consentements et des signatures dans le même flux, sans impression, sans scan et sans avoir à courir après les gens.
💡 Cas d'utilisation pour OBNL : Formulaires d'intégration des bénévoles qui exigent qu'ils acceptent un code de conduite et signent une décharge de responsabilité avant leur première mission.
Logo et couverture
Ajoutez un logo en sélectionnant le champ correspondant dans le menu des champs sur la gauche
Téléchargez le logo de votre organisation et une image de couverture personnalisée afin que vos formulaires ressemblent réellement à ceux de votre OBNL. Pour les donateurs et les candidats, un formulaire personnalisé témoigne de votre professionnalisme et renforce le type de confiance qu'un simple formulaire Google ne peut offrir.
Vaste bibliothèque de modèles
Sélectionnez un modèle dans notre bibliothèque de modèles et personnalisez-le davantage si nécessaire
forms.app propose une vaste bibliothèque de modèles qui inclut des formulaires de don en ligne prêts à l'emploi pour les organisations à but non lucratif, afin que vous n'ayez pas à construire votre structure de collecte de données à partir de zéro chaque fois que vous avez besoin d'un nouveau formulaire.
Intégrations multiples
Accédez à l'onglet « Connecter » pour intégrer votre formulaire avec des plateformes tierces
forms.app vous permet de connecter un formulaire à plusieurs applications et processeurs de paiement en même temps.
💡 Cas d'utilisation pour OBNL : Un formulaire de candidature de bénévole ou tout modèle de formulaire de don qui envoie des données à votre CRM, notifie votre équipe sur Slack et ajoute les informations du candidat ou du paiement à votre base de données.
Formulaires multilingues
Rendez votre formulaire multilingue en accédant à l'onglet « Langues »
Les OBNL servent souvent des communautés diverses, et forms.app vous permet de créer des formulaires multilingues qui s'affichent dans la langue préférée de vos répondants, rendant vos candidatures, formulaires de don et inscriptions accessibles à un public beaucoup plus large.
Questions fréquemment posées (FAQ)
Les formulaires peuvent jouer plusieurs rôles dans une campagne de collecte de fonds, allant de la collecte des coordonnées des donateurs et de l'évaluation de l'intérêt avant le lancement de la campagne, à l'inscription des participants aux événements de collecte de fonds et au recueil de commentaires après la campagne.
Google Forms ne possède pas de champ de paiement ou de don natif, il ne peut donc pas gérer les transactions par lui-même. Vous pouvez ajouter un lien vers une page de don externe dans le formulaire, mais cela crée des étapes supplémentaires et un risque d'abandon.
Pour un processus de don plus fluide, un créateur de formulaires doté d'un champ de paiement intégré, comme forms.app, permet aux donateurs de tout compléter au même endroit, réduisant ainsi les frictions et augmentant les taux de conversion.
Oui, chaque modèle dans forms.app est entièrement modifiable après l'avoir sélectionné. Appuyez simplement sur le bouton Utiliser le modèle, et vous pouvez personnaliser les questions, la marque, les champs et la logique selon vos besoins.
Par exemple, il existe un modèle de formulaire de don prêt à l'emploi pour les organisations à but non lucratif dans la bibliothèque : choisissez-le, remplacez le logo et l'image de couverture, ajustez les montants des dons, et il est prêt à être partagé, sans avoir à repartir de zéro.
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