Utilisation de Google Forms en RH : Enquêtes auprès des employés, feedback et plus

L'importance des ressources humaines ne peut être ignorée car c'est l'un des départements les plus importants d'une entreprise. Ils sont la première chose que tout employé voit lorsqu'il est recruté dans l'entreprise. C'est pourquoi il est important pour eux d'utiliser les outils dont ils disposent à leur plein potentiel, tels que les formulaires. 

Dans cet article, nous examinerons les types de formulaires RH, les cas d'utilisation de Google Forms par les départements des ressources humaines, comment créer un formulaire Google pour les RH, et des modèles de formulaires Google que vous pouvez utiliser. Nous vous donnerons également une meilleure option pour créer des formulaires pour les RH avec forms.app, et 6 conseils d'experts pour le département des ressources humaines afin de créer de meilleurs formulaires.

Types de formulaires RH

Comme le département des ressources humaines est vaste et responsable de nombreux aspects de l'entreprise, il a souvent besoin de nombreux formulaires différents qui peuvent relever de plusieurs catégories. Il est donc préférable de savoir dans quelles catégories ces formulaires entrent pour savoir quels outils utiliser lorsque le moment viendra.

Types de formulaires que les RH peuvent utiliser

1. Formulaires pour les employés

La catégorie des formulaires pour les employés est la plus fréquemment utilisée par les RH au sein de l'entreprise. Ils nécessitent un haut niveau de circulation et des compétences d'analyse détaillées pour s'assurer que les employés au sein de l'entreprise sont heureux et satisfaits tout en travaillant avec une efficacité de 100%. Principalement dédiés à la performance des employés, certains des formulaires comprennent, mais sans s'y limiter :

2. Formulaires pour les clients

Les formulaires pour les clients sont partagés avec le monde pour comprendre la représentation de l'entreprise à l'extérieur et auprès des clients. C'est l'un des meilleurs moyens d'évaluer le succès d'une entreprise, il contient des informations précieuses et peut dicter les plans futurs d'une entreprise. Voici quelques exemples de formulaires pour les clients :

3. Formulaires de performance

Les formulaires de performance couvrent probablement la plus grande partie des types de formulaires utilisés par les RH. Ces formulaires de performance peuvent être remplis par les employeurs, les employés et les clients. Ils portent principalement sur les taux de performance et l'efficacité d'un groupe particulier. Voici quelques exemples de ces types de formulaires :

4. Formulaires de développement

Les formulaires de développement sont principalement utilisés par les gestionnaires et les investisseurs et sont utilisés après de grandes réunions avec la haute direction. Bien qu'ils ne soient pas utilisés fréquemment, ces formulaires ont une grande valeur pour les entreprises ou les sociétés qui consacrent beaucoup de ressources à la recherche et au développement. Voici quelques exemples de ces formulaires :

5. Formulaires de plainte

Le cauchemar de chaque service des ressources humaines dans le monde est que les formulaires de plainte sont probablement le type de formulaire juridique le plus précieux. Comme ils sont utilisés dans des cas extrêmement sensibles, les formulaires de plainte sont soigneusement élaborés et incluent des questions importantes. Voici quelques exemples :

Utilisations de Google Forms par les RH

Le département des ressources humaines dispose de nombreux outils à mettre en œuvre, des médias sociaux et des adresses e-mail aux interactions physiques et parfois même des évaluations psychologiques. Ces outils RH peuvent parfois être un peu subtils. Par conséquent, ils peuvent passer inaperçus. Cependant, les outils que nous connaissons tous sont les formulaires. Voici plusieurs exemples d'utilisation de Google Forms par les RH :

💼Formulaire de candidature à un emploi: Chaque entreprise dans le monde utilise un formulaire de candidature classique. Bien qu'il puisse y avoir des personnalisations légères en fonction de l'entreprise, tout le monde peut reconnaître le formulaire.

👤Sondage de satisfaction des membres: Utilisé principalement par les clubs, un sondage de satisfaction des membres peut également être utilisé comme sondage de satisfaction des clients avec de légères modifications.

📑Formulaire de candidature CV: Un formulaire de candidature CV est légèrement différent d'un formulaire de candidature à un emploi dans le sens où vous devez télécharger votre CV. De plus, un formulaire de candidature CV comporte principalement des questions avec des réponses courtes.

🩺Formulaire de consentement médical: Ce formulaire est principalement utilisé par les centres de recherche et les hôpitaux et permet au service des ressources humaines d'obtenir votre consentement légal. Il peut également être modifié pour s'adapter à d'autres contextes.

👥Formulaire d'évaluation par les pairs: Un formulaire d'évaluation par les pairs est un formulaire de rétroaction qui peut être appliqué à n'importe quel contexte, du lieu de travail à l'école. Il permet aux participants de s'évaluer mutuellement.

📅Formulaire de demande de congé: Ce formulaire, comme son nom l'indique, permet aux employés de demander un congé et de le présenter au service des ressources humaines dans un cadre légal.

🏝Formulaire de demande de congé: Le formulaire de demande de congé peut être considéré comme la version améliorée d'un formulaire de demande de congé, car l'employé demande légalement la fin de son emploi.

👩🏻‍💻Sondage sur l'engagement des employés: Un sondage sur l'engagement des employés est utilisé pour évaluer le bonheur, la performance et la satisfaction de vos employés au sein de l'entreprise. Les sondages auprès des employés pour les ressources humaines sont très importants et sont fréquemment utilisés par les entreprises prospères.

💬Sondage sur les commentaires de réunion: Ce sondage est principalement utilisé après les réunions importantes que les grandes entreprises tiennent avec leurs clients ou employés, et il est principalement utilisé dans des contextes où de nombreux participants ont assisté à la réunion.

🗃️Formulaire de plainte des ressources humaines: Probablement le plus malheureux des exemples, le formulaire de plainte des ressources humaines est un formulaire que tous les services des ressources humaines sont légalement tenus d'avoir dans leurs inventaires. Il est utilisé pour les plaintes importantes sur le lieu de travail.

Comment utiliser Google Forms pour créer des formulaires RH

Maintenant que nous avons plusieurs exemples de formulaires utilisés par les services des ressources humaines du monde entier, nous pouvons affirmer avec confiance que tous ces formulaires ont une grande valeur, et il est important de savoir comment utiliser Google Forms pour créer un questionnaire, une enquête ou un formulaire.

1. Commencer à partir de zéro ou utiliser un modèle

Choisissez une option de départ

Pour créer un formulaire Google, vous pouvez choisir de commencer à partir de zéro avec un formulaire sans titre ou utiliser un modèle. Il existe plusieurs modèles de formulaires dans Google Forms qui peuvent être utilisés pour un service des ressources humaines, et beaucoup d'entre eux ne nécessitent que de petites personnalisations.

2. Ajouter vos questions et réponses

Ajouter vos questions

Après avoir choisi votre point de départ dédié, vous pouvez ajouter vos propres questions et réponses ou personnaliser celles qui existent déjà. Pour ajouter une nouvelle question, cliquez sur le signe plus dans un cercle à droite du formulaire. Pour personnaliser une question, cliquez sur la question que vous avez choisie et apportez vos personnalisations.

3. Personnaliser votre formulaire

Après avoir satisfait de l'état des questions sur votre formulaire, vous pouvez commencer le processus de personnalisation visuelle. Pour cela, utilisez l'icône de la palette en haut à droite de la page. Le menu "Thème" vous permet de personnaliser les polices, tailles de police, images d'en-tête et couleurs. 

Ajoutez vos questions

Vous pouvez également ajouter des visuels à une question, tels qu'une image ou une vidéo, en cliquant sur la question et en sélectionnant l'icône d'image ou l'icône de vidéo sur le côté droit de la question.

4. Modifier les paramètres de votre formulaire

Ajoutez vos questions

Si vous préparez des formulaires RH pour un environnement professionnel ou si vous travaillez pour une grande entreprise, nous vous recommandons de vérifier les paramètres de votre formulaire avant d'appuyer sur le bouton d'envoi. La page "Paramètres" vous permet de faire des modifications spécifiques et vitales aux formulaires RH, telles que la façon de collecter et protéger vos réponses, comment présenter votre formulaire et les paramètres par défaut de votre formulaire et de vos questions.

5. Lier les réponses de votre formulaire et les partager

Partagez votre formulaire

Une fois que vous avez terminé votre formulaire, l'une des meilleures choses à faire est de lier les réponses de votre formulaire. Comme les réponses de Google Forms sont très importantes dans un environnement des ressources humaines, les lier à une base de données sécurisée est très précieux. Vous pouvez lier vos réponses en allant sur la page "Réponses" et en cliquant sur "Lier à Sheets".

Modèles de Google Forms que vous pouvez utiliser dans les RH

Bien que le nombre de modèles offerts par Google Forms soit limité, si vous êtes pressé par le temps et que vous devez créer un formulaire ou une enquête dans Google Forms, ces modèles limités peuvent faire des merveilles. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un peu de compétences en personnalisation, et vous aurez des enquêtes et des formulaires Google Forms assez décentes.

1. Formulaire de coordonnées

Formulaire de coordonnées Google Forms

L'un des formulaires les plus simples, le modèle de formulaire de coordonnées, ne nécessite que peu ou pas de personnalisation. Vous pouvez utiliser ce formulaire pour collecter les coordonnées de clients ou d'employés potentiels et le formulaire comprend également un paragraphe de réponse courte pour les détails supplémentaires que le participant peut souhaiter fournir.

2. Formulaire de rétroaction sur l'événement

Formulaire de rétroaction Google Forms sur l'événement

Le formulaire de rétroaction sur l'événement est un choix assez polyvalent car il peut être modifié pour devenir un sondage de rétroaction sur les réunions ou peut également être utilisé dans les événements que l'entreprise souhaite planifier. Il comprend plusieurs questions à réponse courte et plusieurs questions à choix multiples pouvant être personnalisées selon vos préférences.

3. Formulaire de demande de congé

Formulaire de demande de congé Google Forms

Ce modèle est probablement celui qui nécessite le moins de personnalisation. Il vous suffit de modifier les détails et vous pouvez commencer à l'utiliser immédiatement. Toutes les questions dont vous avez besoin pour un formulaire de demande de congé détaillé sont incluses dans le modèle.

4. Formulaire de demande de travail

Formulaire de demande de travail Google Forms

Le formulaire de demande de travail est un modèle destiné à être rempli par les clients. Par conséquent, les ressources humaines peuvent utiliser ce modèle comme moyen de recevoir des commandes des clients pour un travail spécifique. Il est principalement destiné aux entreprises qui travaillent avec des clients en personne, mais il peut être personnalisé pour d'autres contextes.

5. Formulaire d'évaluation de cours

Formulaire d'évaluation de cours Google Forms

Bien qu'il ne soit pas destiné à un cadre de travail, le formulaire d'évaluation de cours peut être personnalisé pour devenir un formulaire d'évaluation des employés ou même un formulaire d'évaluation des pairs. C'est le modèle qui nécessite le plus de personnalisation, mais les questions nécessaires pour commencer sont déjà incluses.

6. Formulaire de rétroaction client

Formulaire de rétroaction client Google Forms

Le dernier modèle que vous pouvez utiliser à partir de Google Forms nécessite peu ou pas de personnalisation et est le plus polyvalent. Bien qu'il puisse être utilisé comme un formulaire de rétroaction client normal, il peut également être modifié pour devenir un formulaire de plainte des ressources humaines ou une enquête sur l'engagement des employés.

10 Questions incontournables à poser dans les enquêtes RH

Comme les formulaires RH sont des outils importants qui sont utilisés fréquemment, une curation minutieuse de ces formulaires est cruciale pour assurer le succès à la fois du formulaire et du processus d'analyse des données. C'est pourquoi nous recommandons ces 10 questions qui devraient être incluses dans vos formulaires et enquêtes RH :

Vous avez une meilleure option pour les RH : forms.app

Comme vous savez à quel point il est important pour les RH de créer des formulaires de haute qualité, vous devriez également savoir que le meilleur endroit pour créer des formulaires de haute qualité avec des fonctionnalités avancées est forms.app. forms.app offre tout ce dont vous avez besoin et plus encore, et avec quelques étapes simples, vous pouvez créer le meilleur formulaire pour votre équipe RH.

1. Choisissez un modèle, commencez à partir de zéro ou utilisez forms.app AI

Choisissez une option de départ

Pour commencer avec forms.app, vous pouvez choisir parmi notre grand nombre de modèles de formulaires de ressources humaines, commencer à partir de zéro avec un formulaire vierge, ou utiliser forms.app AI. Cet outil est une intelligence artificielle avancée qui vous permet de créer un formulaire personnalisé à l'aide d'une simple phrase.

2. Modifier les questions ou ajouter les vôtres

Modifier les questions

Après avoir choisi la base à utiliser pour votre formulaire, vous pouvez commencer à ajouter vos propres questions ou à modifier celles déjà existantes. Cliquez simplement sur la question que vous souhaitez modifier et changez tout, du titre de la question aux réponses et à la description.

💡Vous pouvez également utiliser la fonctionnalité rewrite avec forms.app AI pour poser vos questions de manière plus appropriée. Cliquez sur l'icône violette à côté du titre de chaque question pour accéder à cette fonctionnalité.

3. Utiliser des champs dédiés

Utiliser différents champs

Si vous souhaitez créer une expérience plus personnalisée pour les participants, vous pouvez utiliser des champs dédiés qui peuvent être utiles dans un contexte RH. Vous pouvez utiliser un champ de signature pour les formulaires de consentement, un champ de date et d'heure pour les demandes de congé, ou une section de téléchargement de fichiers pour les formulaires de candidature.

4. Personnaliser le design du formulaire

Une fois que vous avez terminé avec les champs et les questions, vous pouvez commencer à vous amuser avec les paramètres de personnalisation visuelle que forms.app offre. Pour personnaliser le visuel, allez dans l'onglet "Design" dans la section "Construire" et apportez toutes les modifications visuelles au thème du formulaire. Vous pouvez également apporter d'autres modifications, telles que les couleurs de police, les rayons de bordure, et d'autres paramètres, dans la section "Personnaliser" sous l'onglet "Design".

Personnaliser votre formulaire d'admission

Une fonctionnalité spéciale que forms.app offre est le champ de logo. Il s'agit d'un champ dédié pour ajouter le logo de votre entreprise ou de votre activité à votre formulaire. Cela rendra votre formulaire plus professionnel, en particulier pour les formulaires ou les enquêtes plus sérieux.

💡L'onglet de conception vous permet également d'avoir des thèmes animés pour votre enquête. Allez à la fin de l'onglet de conception pour choisir un thème animé.

5. Aperçu, connexion et partage

Testez votre formulaire

Lorsque le processus de création général est terminé, vous pouvez prévisualiser votre formulaire pour rechercher d'éventuelles erreurs en cliquant sur l'icône de l'œil en haut à gauche. Ensuite, vous pouvez connecter votre formulaire à n'importe quelle base de données que vous souhaitez parmi la sélection que forms.app propose, telles que votre propre Compte Google, Google Docs, Google Sheets ou Microsoft Excel, dans la section "Connecter".

6 conseils d'experts pour les RH pour créer de meilleurs formulaires

Les RH ont un rôle très important en ce qui concerne le maintien de la satisfaction et du bonheur au sein de l'entreprise, il est donc crucial de garder à l'esprit plusieurs conseils d'experts pour créer les meilleurs formulaires possibles et collecter les informations qui peuvent aider à la fois l'équipe RH et l'entreprise.

Conseils d'experts pour les formulaires RH

🎯Collectez autant de données essentielles que possible : Il est important de collecter autant d'informations essentielles que possible, en particulier pour les candidatures ou les demandes de congé, pour éliminer toute possibilité d'erreur.

🎯Collectez les informations de contact directement : Dans tous les types de formulaires, il est important pour les RH de collecter les informations de contact du participant. Cela vous permet de les contacter en cas d'urgence.

🎯Fournissez des informations de contact dans tous les paramètres : Bien que cela soit également un acte de courtoisie, fournir les informations de contact de votre entreprise permet au participant de vous contacter en cas de questions.

🎯Envoyez un e-mail de réponse automatique : Vous pouvez envoyer un e-mail de réponse automatique aux participants pour leur notifier que vous avez enregistré leur présence. forms.app propose cette fonctionnalité gratuitement sous les paramètres de notification.

🎯Communiquer l'importance: Il est crucial de communiquer l'importance de vos formulaires avec les participants. Nous recommandons d'utiliser un titre et une description pour les informer avant de remplir le formulaire.

🎯Poser les bonnes questions: Il est essentiel de poser les bonnes questions et d'éviter les malentendus pour éliminer toute plainte ou problème juridique.

Points clés à retenir

En résumé, bien que beaucoup de gens ne le remarquent pas, l'équipe des ressources humaines a un travail très important, et une entreprise réussie a presque toujours un bon département des ressources humaines. Un bon département des ressources humaines utilise tous les outils dont il dispose, en particulier différents formulaires pour différents contextes.

Dans cet article, nous avons abordé les types de formulaires RH et leurs utilisations, un tutoriel sur l'utilisation de Google Forms pour créer des formulaires pour l'équipe RH, et différents modèles que Google Forms offre pour une utilisation en RH. Nous avons également examiné une meilleure façon de créer des formulaires avec forms.app, et plusieurs conseils pour une meilleure expérience de formulaire RH possible. 

Il est temps pour vous de faire passer vos services RH au niveau supérieur avec ces étapes !