Usando Google Forms en RRHH: Encuestas de empleados, retroalimentación y más

La importancia de Recursos Humanos no puede ser ignorada ya que es uno de los departamentos más importantes en una empresa. Son lo primero que cualquier empleado ve cuando es contratado por la empresa. Por eso es importante que utilicen las herramientas que tienen al máximo potencial, como los formularios.

En este artículo, veremos los tipos de formularios de RRHH, casos de uso de Google Forms por parte de los departamentos de Recursos Humanos, cómo hacer un formulario de Google para RRHH y plantillas de Google Forms que puedes utilizar. También te daremos una mejor opción para crear formularios para RRHH con forms.app y 6 consejos expertos para el departamento de Recursos Humanos para crear mejores formularios.

Tipos de formularios de RRHH

Como el departamento de Recursos Humanos es grande y es responsable de muchos aspectos de la empresa, a menudo necesita muchos formularios diferentes que pueden caer en muchas categorías. Por lo tanto, es mejor saber en qué categorías caen estos formularios para saber qué herramientas implementar cuando llegue el momento.

Tipos de formularios que RRHH puede utilizar

1. Formularios de empleados

La categoría de formularios de empleados es la más utilizada por RRHH dentro de la empresa. Requieren un alto nivel de circulación y habilidades de análisis detallado para asegurarse de que los empleados dentro de la empresa estén felices y satisfechos mientras trabajan con un 100% de eficiencia. Principalmente dedicados al rendimiento de los empleados, algunos de los formularios incluyen, pero no se limitan a:

2. Formularios de clientes

Los formularios de clientes se comparten con el mundo para comprender la representación de la empresa hacia el mundo exterior y los clientes. Es una de las mejores formas de evaluar el éxito de una empresa, consta de información valiosa y puede dictar los planes futuros de una empresa. Algunos ejemplos de formularios de clientes son:

3. Formularios de rendimiento

Los formularios de rendimiento abarcan probablemente la mayor área cuando se trata de los tipos de formularios que utiliza el departamento de recursos humanos. Estos formularios de rendimiento pueden ser completados por empleadores, empleados y clientes. Principalmente se refieren a las tasas de rendimiento y eficiencia de un grupo en particular. Algunos ejemplos de estos tipos de formularios son:

4. Formularios de desarrollo

Los formularios de desarrollo son utilizados principalmente por gerentes e inversores y se utilizan después de grandes reuniones con la alta dirección. Aunque no se utilizan con frecuencia, estos formularios tienen un gran valor para las empresas o compañías que invierten muchos recursos en investigación y desarrollo. Algunos ejemplos de estos formularios son:

5. Formularios de queja

La pesadilla de cada departamento de recursos humanos en todo el mundo es que los formularios de queja son probablemente el tipo de formulario legal más valioso. Como se utilizan en casos extremadamente sensibles, los formularios de queja se elaboran con mucho cuidado e incluyen preguntas importantes. Algunos ejemplos incluyen:

Casos de uso de Google Forms por HR

El departamento de recursos humanos tiene muchas herramientas para implementar, desde redes sociales y direcciones de correo electrónico hasta interacciones físicas y, a veces, incluso evaluaciones psicológicas. Estas herramientas de HR pueden pasar desapercibidas a veces. Sin embargo, las herramientas que todos conocemos son los formularios. Aquí hay varios casos de uso de Google Forms por HR:

💼Formulario de solicitud de empleo: Todas las empresas del mundo utilizan un formulario de solicitud de empleo clásico. Si bien puede haber personalizaciones ligeras dependiendo de la empresa, todos pueden reconocer el formulario.

👤Encuesta de satisfacción de miembros: Mayormente utilizada por clubes, una encuesta de satisfacción de miembros también puede ser utilizada como una encuesta de satisfacción del cliente con pequeñas personalizaciones.

📑Formulario de solicitud de CV: Un formulario de solicitud de CV es ligeramente diferente de un formulario de solicitud de empleo en el sentido de que se requiere que cargue su CV. Además, un formulario de solicitud de CV tiene principalmente preguntas con respuestas cortas.

🩺Formulario de consentimiento médico: Este formulario es utilizado principalmente por centros de investigación y hospitales y permite al Departamento de Recursos Humanos obtener su consentimiento legal. También puede ser modificado para adaptarse a otros entornos.

👥Formulario de evaluación entre pares: Un formulario de evaluación entre pares es una encuesta de retroalimentación que puede aplicarse a cualquier entorno, desde un lugar de trabajo hasta una escuela. Permite a los participantes evaluarse mutuamente.

📅Formulario de solicitud de tiempo libre: Este formulario, como su nombre indica, permite a los empleados solicitar tiempo libre y presentarlo al Departamento de Recursos Humanos en un entorno legal.

🏝Formulario de solicitud de licencia: El formulario de solicitud de licencia puede considerarse la versión mejorada de un formulario de solicitud de tiempo libre, ya que el empleado solicita legalmente la liberación de su empleo.

👩🏻‍💻Encuesta de compromiso de empleados: Una encuesta de compromiso de empleados se utiliza para evaluar la felicidad, el rendimiento y la satisfacción de sus empleados dentro de la empresa. Las encuestas de empleados para Recursos Humanos son muy importantes y son utilizadas con frecuencia por empresas exitosas.

💬Encuesta de retroalimentación de reuniones: Esta encuesta se utiliza principalmente después de reuniones importantes que las grandes empresas tienen con sus clientes o empleados, y se utiliza principalmente en entornos donde han asistido muchos participantes.

🗃️Formulario de quejas de recursos humanos: Probablemente el más desafortunado de los ejemplos, el formulario de quejas de recursos humanos es un formulario que todos los departamentos de recursos humanos están legalmente obligados a tener en su inventario. Se utiliza para quejas importantes en el lugar de trabajo.

Cómo utilizar Google Forms para crear formularios de recursos humanos

Ahora que tenemos varios ejemplos de formularios que los departamentos de recursos humanos de todo el mundo utilizan, podemos decir con confianza que todos estos formularios tienen un gran valor, y es importante saber cómo utilizar Google Forms para crear un cuestionario, una encuesta o un formulario.

1. Comenzar desde cero o utilizar una plantilla

Elegir una opción de inicio

Para crear un formulario de Google, puedes elegir comenzar desde cero con un formulario sin título o utilizar una plantilla. Hay varias plantillas de formularios en Google Forms que pueden ser utilizadas para un entorno de departamento de recursos humanos, y muchas de ellas sólo requieren pequeñas personalizaciones.

2. Añadir tus preguntas y respuestas

Añadir tus preguntas

Después de elegir tu punto de partida, puedes añadir tus propias preguntas y respuestas o personalizar las existentes. Para añadir una nueva pregunta, haz clic en el signo más dentro de un círculo en el lado derecho del formulario. Para personalizar una pregunta, haz clic en la pregunta que elegiste y haz tus personalizaciones.

3. Personalizar tu formulario

Después de estar satisfecho con el estado de las preguntas en tu formulario, puedes comenzar el proceso de personalización visual. Para hacerlo, utiliza el icono de la paleta en la esquina superior derecha de la página. El menú "Tema" te permite personalizar las fuentes, tamaños de fuente, imágenes de encabezado y colores. 

Añade tus preguntas

También puedes agregar imágenes o videos a una pregunta, haciendo clic en la pregunta y seleccionando el ícono de imagen o el ícono de video en el lado derecho de la pregunta.

4. Cambia la configuración de tu formulario

Añade tus preguntas

Si estás preparando formularios de recursos humanos para un entorno profesional o si trabajas para una gran empresa, te recomendamos revisar la configuración de tu formulario antes de enviarlo. La página de "Configuración" te permite hacer cambios específicos y vitales en los formularios de recursos humanos, como la forma de recopilar y proteger tus respuestas, cómo presentar tu formulario y la configuración predeterminada de tu formulario y preguntas.

5. Vincula las respuestas de tu formulario y compártelo

Comparte tu formulario

Después de terminar con tu formulario, una de las mejores cosas que puedes hacer es vincular las respuestas de tu formulario. Como las respuestas de Google Forms son muy importantes en un entorno de recursos humanos, vincularlas a una base de datos segura tiene un gran valor. Puedes vincular tus respuestas yendo a la página de "Respuestas" y haciendo clic en "Vincular a Hojas de cálculo".

Plantillas de Google Forms que puedes usar en recursos humanos

Si tienes prisa y necesitas crear un formulario o encuesta en Google Forms, estas plantillas limitadas pueden funcionar muy bien. Todo lo que necesitas es un poco de habilidad para personalizarlas y tendrás algunas encuestas y formularios de Google Forms bastante decentes.

1. Formulario de información de contacto

Formulario de información de contacto de Google Forms

Uno de los formularios más simples, la plantilla de información de contacto, requiere poca o ninguna personalización. Puedes usar este formulario para recopilar la información de contacto de posibles clientes o empleados y el formulario también tiene un párrafo de respuesta corta para detalles adicionales que el participante pueda querer proporcionar.

2. Formulario de retroalimentación del evento

Formulario de retroalimentación del evento de Google Forms

El formulario de retroalimentación del evento es una opción bastante versátil ya que se puede modificar para convertirse en una encuesta de retroalimentación de reuniones o también se puede utilizar en eventos que la empresa quiera planificar. Incluye varias preguntas de respuesta corta y varias preguntas de opción múltiple que se pueden personalizar a su gusto.

3. Formulario de solicitud de tiempo libre

Formulario de solicitud de tiempo libre de Google Forms

Esta plantilla probablemente requiere la menor cantidad de personalización. Todo lo que tienes que hacer es cambiar los detalles y puedes empezar a usarlo de inmediato. Todas las preguntas que necesitas para un formulario detallado de solicitud de tiempo libre están incluidas en la plantilla.

4. Formulario de solicitud de trabajo

Formulario de solicitud de trabajo de Google Forms

El formulario de solicitud de trabajo es una plantilla destinada a ser completada por los clientes. Por lo tanto, Recursos Humanos puede utilizar esta plantilla como medio para recibir pedidos de los clientes sobre un trabajo específico. Está principalmente dedicado a empresas que trabajan con clientes personalmente, pero se puede personalizar para otros entornos.

5. Formulario de evaluación del curso

Formulario de evaluación del curso de Google Forms

Aunque no está dedicado a un entorno de trabajo, el formulario de evaluación del curso se puede personalizar para convertirse en un formulario de evaluación de empleados o incluso de evaluación de pares. Es la plantilla que necesita más personalización, pero las preguntas necesarias para comenzar ya están incluidas.

6. Formulario de retroalimentación del cliente

Formulario de retroalimentación del cliente de Google Forms

La última plantilla que se puede utilizar de Google Forms requiere poca o ninguna personalización y es la más versátil. Si bien se puede utilizar como un formulario de retroalimentación normal del cliente, también se puede modificar para convertirse en un formulario de quejas de Recursos Humanos o una encuesta de participación de empleados.

10 Preguntas imprescindibles para hacer en las encuestas de recursos humanos

Como los formularios de recursos humanos son herramientas importantes que se utilizan con frecuencia, la cuidadosa curación de estos formularios es crucial para garantizar el éxito tanto del formulario como del proceso de análisis de datos. Por eso recomendamos estas 10 preguntas que deben incluirse en sus formularios y encuestas de recursos humanos:

Tienes una mejor opción para recursos humanos: forms.app

Ya que sabes lo importante que es para recursos humanos crear formularios de alta calidad, también debes saber que el mejor lugar para crear formularios de alta calidad con características avanzadas es con forms.app. forms.app ofrece todo lo que necesitas y más, y con unos simples pasos, puedes crear el mejor formulario para tu equipo de recursos humanos.

1. Elija una plantilla, comience desde cero o use forms.app AI

Elija una opción de inicio

Para comenzar con forms.app, puedes elegir entre nuestra gran cantidad de plantillas de formularios de recursos humanos, comenzar desde cero con un formulario en blanco o usar forms.app AI. Esta herramienta es una inteligencia artificial avanzada que te permite crear un formulario personalizado con solo una oración.

2. Edite las preguntas o agregue las suyas propias

Editar las preguntas

Después de decidir en qué base elegir para su formulario, puede comenzar a agregar sus propias preguntas o editar las ya existentes. Simplemente haga clic en cualquier pregunta que desee editar y cambie cualquier cosa, desde el título de la pregunta, las respuestas y la descripción.

3. Utilice campos dedicados

Utilice varios campos

Si desea crear una experiencia más personalizada para los participantes, puede utilizar campos dedicados que pueden ser útiles en un entorno de recursos humanos. Puede utilizar un campo de firma para formularios de consentimiento, un campo de hora y fecha para formularios de solicitud de tiempo libre, o una sección de carga de archivos para formularios de solicitud de CV.

4. Personalice el diseño del formulario

Después de terminar con los campos y preguntas, puede comenzar a divertirse con la configuración de personalización visual que ofrece forms.app. Para personalizar los visuales, vaya a la pestaña “Diseño” dentro de la sección “Construir” y haga cualquier cambio visual al tema del formulario. También puede hacer cambios adicionales, como colores de fuente, radios de borde y otras configuraciones, desde la sección “Personalizar” bajo la pestaña “Diseño”.

Personalice su formulario de admisión

Una característica especial que ofrece forms.app es el campo de logotipo. Este es un campo dedicado para agregar el logotipo de su empresa o negocio a su formulario. Esto hará que su formulario parezca más profesional, especialmente para formularios o encuestas más serios.

5. Vista previa, conectar y compartir

Prueba tu formulario

Cuando el proceso general de creación haya terminado, puedes previsualizar tu formulario para buscar posibles errores haciendo clic en el icono del ojo en la esquina superior izquierda. Después, puedes conectar tu formulario a cualquier base de datos que desees de la selección que ofrece forms.app, como tu propia Cuenta de Google, Google Docs, Google Sheets o Microsoft Excel, en la sección "Conectar".

6 consejos de expertos para que el departamento de recursos humanos cree mejores formularios

El departamento de recursos humanos tiene un trabajo bastante importante cuando se trata de mantener la satisfacción y la felicidad dentro de la empresa, por lo que es crucial tener en cuenta varios consejos de expertos para crear los mejores formularios posibles y recopilar la información que pueda ayudar tanto al equipo de recursos humanos como a la empresa.

Consejos profesionales para formularios de recursos humanos

🎯Recopila la información esencial posible: Es importante recopilar la información esencial posible, especialmente para solicitudes de empleo o de permiso, para eliminar cualquier posibilidad de error.

🎯Recopila la información de contacto de primera mano: En todo tipo de formulario, es importante que recursos humanos recopile la información de contacto del participante. Esto te permite poder contactarlos en caso de emergencia.

🎯Proporciona información de contacto en cada configuración: Aunque también es un acto de cortesía común, proporcionar la información de contacto de tu empresa permite que el participante se ponga en contacto contigo si tiene alguna pregunta.

🎯Envía un correo electrónico de respuesta automático: Puedes enviar un correo electrónico de respuesta automático a los participantes para notificarles que has registrado su asistencia. forms.app ofrece esta función de forma gratuita en la sección de configuración de notificaciones.

🎯Comunicar la importancia: Es crucial comunicar la importancia de sus formularios con los participantes. Recomendamos usar un título y una descripción para informarles antes de que completen el formulario.

🎯Hacer las preguntas correctas: Es vital hacer las preguntas correctas y evitar malentendidos para eliminar cualquier queja o problema legal.

Puntos clave para recordar

En resumen, aunque muchas personas no lo noten, el equipo de recursos humanos tiene un trabajo bastante importante, y una empresa exitosa casi siempre tiene un buen departamento de recursos humanos. Un buen departamento de recursos humanos utiliza todas las herramientas que tiene, especialmente diferentes formularios para diferentes situaciones.

En este artículo, hemos hablado de tipos de formularios de recursos humanos y sus usos, un tutorial de Google Forms sobre cómo usarlo para crear formularios para el equipo de recursos humanos, y diferentes plantillas que ofrece Google Forms que se pueden usar en un entorno de recursos humanos. También hemos visto una mejor manera de crear formularios con forms.app y varios consejos para tener la mejor experiencia posible con los formularios de recursos humanos. 

¡Es hora de llevar tus servicios de recursos humanos al siguiente nivel con estos pasos!