Comment collecter les plaintes des clients : Meilleures pratiques + modèles gratuits

Lorsqu'il s'agit de plaintes de clients, notre premier réflexe est de les voir sous un jour négatif. Mais en réalité, les plaintes des clients sont un moyen de vérifier la qualité de vos produits. Peu importe l'industrie, si un produit ne répond pas aux normes des clients, il freinera la croissance de votre entreprise et soulèvera des doutes quant à sa fiabilité.

C'est pourquoi il est vraiment important d'écouter les plaintes des clients et de leur faire sentir qu'ils sont valorisés. Dans cet article, vous apprendrez ce qu'est un formulaire de plainte client, pourquoi collecter les plaintes des clients et comment créer un formulaire de plainte client gratuit en ligne sans codage en utilisant le constructeur de formulaires forms.app. De plus, vous obtiendrez des conseils professionnels pour en créer de meilleurs pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un formulaire de plainte client?

En gros, il comprend des informations de contact telles que le nom complet, le numéro de téléphone, l'adresse actuelle et l'adresse e-mail, la date des plaintes, des champs de plainte pour spécifier les plaintes détaillées et la signature.

Les consommateurs peuvent facilement remplir le formulaire et aider les propriétaires d'entreprise à comprendre en profondeur de quoi il s'agit et à voir ce qui manque en dehors des produits et services. Collecter des plaintes auprès d'utilisateurs ou d'acheteurs qui ont déjà expérimenté le produit ou le service vous donne de précieuses informations sur la satisfaction des clients et l'opportunité de développer votre produit ou service pour faire croître votre entreprise.

Pourquoi collecter les plaintes des clients

Les gens ont tendance à acheter un service ou un produit s'il y a un problème résolu avec le service client. Lorsque les clients expriment leurs préoccupations, c'est une excellente occasion de démontrer un service client exceptionnel et de transformer les clients mécontents en clients heureux. Les clients ont convenu (83%) qu'ils se sentent plus fidèles aux marques qui répondent à leurs plaintes et les résolvent. 

Raisons d'utiliser les plaintes des clients

Pour cette raison, l'importance des enquêtes sur les plaintes des clients ne peut être ignorée. Nous avons énuméré ci-dessous quelques points qui vous convaincront :

🤝 Améliorer la satisfaction client : Si vous gérez votre entreprise de manière orientée client, il est important d'écouter vos clients et de résoudre rapidement leurs problèmes. Collecter les plaintes des consommateurs et les résoudre améliorera la satisfaction client.

⬆️ Augmenter la confiance et la fidélité à la marque : Les consommateurs peuvent avoir des plaintes concernant un produit ou un service pour de nombreuses raisons. La résolution des plaintes des clients augmentera la confiance et la fidélité à la marque.

📉 Réduire la perte de clients : Il est plus coûteux de trouver un nouveau client que de conserver un client existant. Les gens ont tendance à acheter des produits ou des services de manière répétée si leurs plaintes sont résolues rapidement.

✨ Améliorer l'expérience client : Connaître les plaintes de vos clients et les résoudre vous aidera à comprendre l'expérience client dans votre entreprise. Comprendre vos clients améliorera l'expérience client dans votre entreprise.

🔥 Aider à éviter de commettre la même erreur deux fois : Grâce au formulaire de plainte des clients, vous pouvez comprendre la partie manquante de votre produit ou service et aider à développer votre produit ou service en fonction des plaintes des clients. En fin de compte, vous ne ferez pas les mêmes erreurs deux fois dans votre produit ou service.

Comment créer un formulaire de plainte client (sans codage)

Pour comprendre l'expérience de vos clients dans votre entreprise, il est essentiel de collecter les informations nécessaires sur les plaintes via le formulaire. Créer un exemple de formulaire de plainte client augmentera votre efficacité en matière de service à la clientèle et facilitera la collecte des plaintes des consommateurs. Pour ce faire, vous avez besoin d'un outil en ligne gratuit comme forms.app qui vous permet de collecter toutes les informations nécessaires sur les plaintes.

Vous devez savoir comment créer un exemple de formulaire de plainte client que votre client peut remplir facilement. En suivant les étapes ci-dessous, vous pouvez en créer un meilleur sur forms.app.

1- Connectez-vous ou créez un nouveau compte

Connectez-vous à votre compte

Vous pouvez facilement vous inscrire à forms.app, ou si vous avez déjà un compte, vous pouvez vous connecter immédiatement. Nous savons que votre temps est précieux, vous pouvez donc également vous connecter via des comptes Google, Facebook et Apple.

2- Sélectionnez un modèle gratuit

Vous pouvez commencer à partir de zéro si vous souhaitez décider de chaque élément à partir du début. Si vous préférez gagner du temps, vous pouvez sélectionner parmi notre modèle de formulaire de plainte client convivial gratuit pour rapidement mettre en place votre formulaire. De cette façon, vous pouvez personnaliser les détails qui vous importent le plus. Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez créer un formulaire de plainte client pour l'industrie alimentaire ou fournir un exemple de formulaire de plainte client.

Choisissez une option de départ

Vous pouvez également profiter de l'utilisation rapide de l'IA. Vous pouvez simplement créer un formulaire de plainte client en utilisant forms.app générateur de formulaire IA. 

3- Ajoutez vos propres questions et champs essentiels

Les questions de cette section sont l'aspect le plus précieux ici. En ce qui concerne les questions, vous pouvez utiliser celles que vous avez créées en fonction des besoins de votre entreprise, ou vous pouvez consulter celles que nous avons fournies dans les modèles pour obtenir des idées. Vous pouvez également consulter les questions sur les enquêtes de satisfaction des clients SaaS, et vous pouvez utiliser les questions en fonction des besoins de votre entreprise.

Ajoutez les champs essentiels

Une fois que vous commencez à créer votre formulaire, vous pouvez trouver la section de téléchargement de fichiers dans les champs, et vous pouvez l'ajouter facilement pour rassembler toute la documentation de soutien. De plus, vous pouvez ajouter une section de date et d'heure pour que vos plaignants puissent sélectionner facilement la date d'application. Vous pouvez également ajouter une section de signature pour rendre le formulaire légal à la fin du formulaire.

4- Modifiez l'apparence de votre formulaire

Modifiez la conception de votre formulaire

Chaque entreprise a un schéma de couleurs et une typographie distincts. Vous pouvez personnaliser l'apparence de vos champs de formulaire pour refléter les exigences de votre marque. Vous pouvez également ajouter un logo et changer l'arrière-plan et le thème. En sélectionnant la section personnaliser, vous pouvez modifier le thème à votre guise en ajustant le style de la police, la couleur du texte et la luminosité.

5- Connectez-vous à des bases de données

Utilisez des intégrations

Longlet Connecter vous permet de connecter votre formulaire à une base de données. Pour l'analyse et les rapports, vous pouvez vous connecter à Google Sheets, Microsoft Excel, ActiveCampaign, etc. Pour le support client, vous pouvez connecter votre formulaire à WhatsApp, Messenger, etc. Vous pouvez trouver divers champs de base de données qui correspondent à vos préférences.

6- Personnaliser les paramètres de notification

Personnaliser les notifications par email

Un autre outil utile est de cliquer sur le bouton des paramètres, et vous verrez les paramètres de notification dans ce champ. Ces paramètres vous permettent de recevoir des emails lorsque les consommateurs terminent leur formulaire. Il envoie automatiquement des notifications pour que le service client puisse rationaliser le processus de plainte facilement et vous permettre de prendre des décisions en temps réel sur les produits et services, et ils peuvent répondre aux clients rapidement.

7- Partager le formulaire

Partagez votre formulaire

À la dernière étape, vous pouvez choisir de l'intégrer sur votre site web ou de le partager sur toutes les plateformes numériques comme les médias sociaux. Vous pouvez également définir des choix de confidentialité tels que public, limité et privé dans les paramètres. De plus, vous pouvez choisir comment le formulaire apparaît sur votre site web lorsque vous le partagez. Vous pouvez également envoyer votre formulaire par email ou créer un code QR pour le rendre plus technologique et intégrer le code sur votre site web.

5 conseils professionnels lors de la création d'un formulaire de plainte client

Pour assurer la continuité et faire croître votre entreprise au niveau supérieur, vous devez montrer à vos clients que leurs plaintes comptent et que vous êtes à l'écoute de l'entreprise. Il est essentiel de créer un formulaire de plainte client pour recueillir les plaintes des clients. Vous devez créer un formulaire de plainte efficace pour collecter des informations et offrir une excellente expérience à vos clients.

Conseils d'experts pour les formulaires de plainte client

Pour rendre le processus simple et facile à utiliser, il y a quelques choses à retenir lors de la création d'un formulaire de plainte client. Vous devez suivre quelques étapes de base pour en créer un, mais si vous voulez en faire un professionnel, voici les conseils à suivre:

✨ Rendez-le simple: Si vous demandez trop de choses concernant les plaintes des clients, cela les rendra mal à l'aise pendant le processus et rendra le processus difficile à terminer.

ℹ️ Demandez des informations de contact détaillées: Il est essentiel de connaître les informations de contact détaillées de vos clients lorsque vous résolvez des problèmes et que vous souhaitez les contacter à nouveau.

➕ Ajouter une section de documentation de soutien: Les clients aimeraient ajouter des documents de soutien qui approuvent leurs réclamations. Ajoutez une section de documentation de soutien pour recueillir toutes les informations du client.

📩 Ajouter une boîte de message pour les plaignants: Les clients peuvent ne pas exprimer leurs plaintes à travers les questions que vous mettez dans votre formulaire. Ajoutez un champ de message supplémentaire pour leur permettre d'exprimer leurs préoccupations et plaintes concernant le produit ou le service.

🖊️ Ajouter une section de signature: Une section de signature rendra le formulaire plus légal. Le client et le propriétaire acceptent les termes et conditions si vous placez la section de signature à la fin du formulaire.

Points clés à retenir

Pour de nombreuses raisons, le client peut ne pas être satisfait de votre produit et service. Essayer de comprendre les raisons de cela et les choses qui le causent en ne l'ignorant pas assurera la continuité de votre entreprise.

Il est important de prendre le temps d'écouter les plaintes des clients et de résoudre rapidement tout problème. Cela peut augmenter la satisfaction et la fidélité des clients, montrant à vos clients que vous valorisez leurs préoccupations. De plus, c'est un excellent moyen de construire des relations plus solides avec eux.

Jusqu'à présent, dans notre article, vous avez appris ce qu'est un formulaire de plainte client, pourquoi collecter des plaintes clients et comment créer un formulaire de plainte client en utilisant le créateur de formulaires en ligne forms.app. De plus, vous obtenez des conseils professionnels pour en créer un meilleur pour votre entreprise.