Comment collecter des signatures électroniques avec Google Forms

Si vous utilisez Google Forms, vous avez peut-être remarqué qu'il n'y a aucun moyen intégré d'ajouter des champs de signature à votre formulaire. Heureusement, quelques solutions peuvent vous aider à collecter des signatures numériques via un formulaire Google.

Dans ce guide complet, nous révélerons la vérité sur les limitations de signature de Google Forms, passerons en revue les solutions de contournement sur la manière d'ajouter une signature électronique dans Google Forms, expliquerons les problèmes juridiques, et vous montrerons la meilleure alternative pour réellement collecter des signatures électroniques qui sont juridiquement contraignantes, sécurisées et conviviales.

Puis-je ajouter un champ de signature à un formulaire Google?

La réponse courte: Non, pas vraiment

Google Forms n'a pas de champ de signature natif et ne peut pas vraiment collecter de signatures électroniques dans la plateforme. Ce n'est pas un oubli; c'est par conception. Google Forms a été conçu comme un outil simple de sondage et de collecte de données, et non comme une plateforme de signature électronique ou de gestion de documents.

Heureusement, vous avez quelques solutions de contournement et un meilleur choix. Passons directement à la collecte de signatures dans Google Forms.

Comment créer un formulaire Google avec une signature électronique

Pour créer un formulaire Google avec une signature électronique, vous aurez besoin d'une solution de contournement. Heureusement, vous avez trois (plus une alternative aux formulaires Google pour collecter des signatures). Examinons les trois principales solutions de contournement pour ajouter des signatures aux formulaires Google.

Méthode 1 : Collecte de signatures en utilisant le champ de téléchargement de fichiers

Bien que cela soit un peu redondant pour les répondants, ajouter une question de "Téléchargement de fichier" à votre formulaire Google et demander aux répondants de télécharger une image de leur signature qu'ils ont créée séparément fonctionne simplement. C'est un moyen solide de recueillir des signatures manuscrites. Voici les étapes :

Utilisation d'un champ de téléchargement de fichiers pour collecter des signatures sur les formulaires Google

Quels sont les inconvénients de l'utilisation des téléchargements de fichiers pour les signatures ?

Méthode 2: Ajouts du Google Workspace Marketplace

Alors que c'est la solution de contournement la plus couramment recommandée, cela ne fonctionne tout simplement pas. Nous incluons cette option uniquement comme solution de contournement pour partager des informations précises.

Voici le processus: Vous installez un add-on tiers du Google Workspace Marketplace qui prétend ajouter une fonctionnalité de signature aux formulaires Google. L'add-on copie votre formulaire et crée un formulaire séparé sur sa propre plateforme; vous n'utilisez plus Google Forms lorsque vous suivez le lien. Ces plateformes permettent aussi peu que 10 signatures par mois.

Pourquoi les add-ons ne permettent-ils pas réellement de collecter des signatures sur Google Forms?

Add-ons de "Signature" sur le Workspace Marketplace

Méthode 3: Lien vers un outil de signature externe

Une autre solution de contournement consiste à ajouter un champ de texte ou de lien dans votre formulaire Google qui dirige les utilisateurs vers un outil de collecte de signatures séparé comme DocuSign, Adobe Sign ou HelloSign. Voici les étapes:

Ajout de liens externes pour les signatures sur Google Forms

Quels sont les inconvénients de lier à une autre page pour les signatures?

Y a-t-il une meilleure façon de collecter des signatures?

Plusieurs options sont disponibles pour collecter des signatures électroniquement, et la meilleure pour vous dépendra de vos besoins spécifiques et de vos préférences. Votre meilleur choix serait forms.app en raison de son interface facile à utiliser et de ses options économiques, mais il y a aussi quelques options à considérer :

Voici un tableau comparatif détaillé:

Comment obtenir des signatures électroniques avec forms.app

Les signatures électroniques, ou e-signatures, sont un moyen pratique et sécurisé de vérifier l'identité et le consentement des individus dans les transactions ou enregistrements en ligne. forms.app vous permet de collecter des e-signatures via des formulaires en ligne personnalisés facilement. Suivez les étapes pour obtenir des e-signatures avec forms.app.

1. Tout d'abord, rendez-vous sur forms.app et créez un compte gratuitement.

Création d'un compte forms.app

2. Une fois que vous avez un compte, vous pouvez créer un nouveau formulaire en choisissant l'une des options suivantes:

Pour ce guide étape par étape, nous avons choisi l'un des favoris des utilisateurs, le Modèle de formulaire de signature électronique.

Création d'un formulaire de signature sur forms.app

3. Dans l'éditeur de formulaire glisser-déposer, cliquez sur "Signature" dans la liste des champs disponibles ou faites-le glisser sur le formulaire. Votre formulaire inclura maintenant un champ de signature numérique.

Ajout d'un champ de signature à un formulaire sur forms.app

4. Lorsque vous avez terminé de modifier votre formulaire et d'ajouter d'autres champs ou composants dont vous avez besoin, vous pouvez visiter l'onglet de design pour la personnalisation et l'onglet des paramètres pour changer les bases de votre formulaire. Enfin, vous pouvez aller à la page de partage pour personnaliser et copier l'URL de votre formulaire, générer un code QR pour celui-ci, ou obtenir le code d'intégration pour votre site web.

Partager le formulaire de signature

5. Vos clients ou clients peuvent signer le formulaire électroniquement en cliquant sur le champ de signature et en dessinant leur signature. Grâce aux autres champs de formulaire intégrés, ils peuvent également ajouter toutes les informations ou documents supplémentaires qui peuvent être nécessaires dans leur soumission de formulaire.

Prévisualisation de l'aspect du champ de signature sur un formulaire

Qu'est-ce qu'une signature numérique?

Une signature numérique est une méthode de vérification d'un document en utilisant une identité électronique. Cette authentification dépend d'un tiers de confiance, généralement appelé autorité de certification (CA). Les signatures numériques sont utilisées dans des applications nécessitant un consentement, telles que la collecte de données personnelles. Elles fournissent authenticité, intégrité et confiance.

Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes?

Le formulaire signé devient un enregistrement légalement contraignant et sécurisé. Les signatures électroniques sont juridiquement valables dans plusieurs pays, à condition que des conditions spécifiques soient remplies. Inclure un champ de signature numérique dans vos formulaires vous permet de collecter des signatures légalement contraignantes de vos clients ou clients. L'utilisation de signatures numériques peut rationaliser votre flux de travail en automatisant le processus de signature et en éliminant le besoin de manipulation manuelle de documents physiques.

Sans une solution d'e-signature fiable, des éléments essentiels de l'ESIGN et de l'UETA pourraient ne pas être respectés, laissant ainsi la possibilité à des personnes de se rétracter des contrats ou de prétendre ne pas les avoir compris. Pour garantir la légalité et la sécurité des signatures électroniques collectées via Google Forms, il est vital d'utiliser un plug-in de confiance dans Google Workspace Marketplace.

Quand avez-vous besoin d'un champ de signature numérique dans vos formulaires ?

Si vous souhaitez créer les formulaires suivants, vous devrez peut-être ajouter un champ de signature à vos formulaires.

Documents Légaux:

Soins de Santé:

Financier:

Immobilier:

Ressources humaines:

Éducation:

Questions fréquemment posées sur la collecte de signatures avec Google Forms

Le fondement

Google Forms ne peut pas collecter des signatures électroniques de manière pratique ou juridiquement valable. Bien que des solutions de contournement existent (téléchargements de fichiers, modules complémentaires de tiers, liens de signature externes), ils présentent tous des failles critiques. Ils offrent des expériences utilisateur médiocres, fragmentent vos données sur plusieurs systèmes, ne respectent pas la conformité légale appropriée et coûtent souvent de l'argent pour des fonctionnalités très limitées.

Les modules complémentaires qui prétendent permettre des signatures ne fonctionnent pas du tout dans Google Forms; ils redirigent les utilisateurs vers des plateformes externes, ce qui va à l'encontre de l'objectif initial d'utiliser Google Forms.

Si vous avez besoin de recueillir des signatures électroniques pour des contrats, des accords, des formulaires de consentement, des décharges ou tout autre document important, forms.app est la solution. Il propose des champs de signature natifs qui fonctionnent parfaitement dans vos formulaires et une expérience optimisée pour les mobiles qui fonctionne réellement. Créez votre compte gratuit sur forms.app et commencez à collecter des signatures juridiquement contraignantes en quelques minutes.