Comment activer les notifications par email de Google Forms

Dans la création de sondages ou de formulaires, que vous soyez propriétaire d'une petite entreprise ou que vous gériez une grande entreprise, il est crucial de suivre les réponses pour recueillir des informations précieuses. Cependant, le suivi manuel de chaque soumission peut être chronophage et difficile, surtout pour les entreprises avec un taux de réponse élevé. Les notifications de formulaire sont une excellente solution dans ce processus, fournissant des mises à jour instantanées aux créateurs et aux répondants.

Recevoir des notifications ou des mises à jour des répondants vous aide à rester informé et à jour sur leurs réponses. De plus, l'envoi de notifications par e-mail à vos clients est crucial pour les informer des détails de votre sondage. Dans cet article, nous partagerons des informations intéressantes sur l'importance des alertes par e-mail. Vous apprendrez également comment activer les notifications par e-mail pour Google Forms et plus encore.

Importance des notifications par e-mail

Les notifications par e-mail sont essentielles pour tenir votre entreprise et vos clients informés et engagés. Vous pouvez les utiliser pour aider le propriétaire du formulaire, le répondant, ou les membres de l'équipe à rester à jour, rationalisant ainsi vos processus d'entreprise et améliorant l'efficacité. Voici quelques avantages de l'utilisation de notifications dans votre processus de création de formulaires pour améliorer encore votre entreprise: 

📧 Suivi efficace des performances: Les notifications par e-mail facilitent le suivi des réponses aux formulaires ou de toute autre action requise, améliorant ainsi le flux de travail global. Vous restez toujours à jour sur l'avancement de vos formulaires et pouvez rapidement traiter les nouvelles réponses.

📧 Gain de temps: L'activation des notifications automatise le processus de suivi des soumissions de formulaires, ce qui permet aux créateurs de formulaires de gagner du temps et de se concentrer sur d'autres tâches importantes.

📧 Amélioration de la communication: Les notifications par e-mail améliorent la communication entre les créateurs de formulaires, les répondants, et les employés, améliorant ainsi l'expérience utilisateur et la collaboration au sein de l'équipe.

Comment activer les notifications par e-mail sur Google Forms

Google Forms, un composant de Google Workspace, est un merveilleux outil pour créer des sondages et des formulaires, offrant une interface conviviale et une intégration avec Google Sheets. Il vous aide à construire rapidement des formulaires et à les partager ou à les intégrer sur un site web. Cet outil offre de nombreuses fonctionnalités précieuses pour votre entreprise ; par exemple, vous pouvez utiliser Google Forms pour rassembler des adresses e-mail.

La plateforme Google Forms vous donne l'opportunité de gérer vos notifications de formulaire, vous permettant de suivre facilement les réponses et la progression globale. La configuration des alertes par e-mail avec cet outil est simple, mais les utilisateurs nouveaux sur la plateforme peuvent avoir besoin de clarification en raison de ses fonctionnalités spécifiques. Ci-dessous, nous vous montrerons comment activer facilement et rapidement les notifications par e-mail de Google Forms :

1. Ouvrez votre formulaire et accédez aux paramètres du formulaire

Cliquez sur les trois points

Tout d'abord, allez sur Google Forms et ouvrez le formulaire pour lequel vous souhaitez activer les notifications par e-mail. Ensuite, accédez à l'onglet Réponses en haut de votre formulaire et cliquez sur l'icône du menu à trois points dans le coin supérieur droit du champ.

2. Activez vos notifications

Recevez des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses

Une fois que vous avez atteint l'onglet des paramètres, sélectionnez l'option Recevoir des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses dans le menu déroulant. Après avoir confirmé vos paramètres de notification, vous recevrez des notifications par e-mail après chaque soumission réussie du formulaire.

💡Les notifications par e-mail de Google n'incluent pas de résumé de la réponse, vous devrez donc retourner sur Google Forms pour voir les détails complets de chaque réponse.

3. Fournir à vos membres d'équipe des notifications

Ajouter des collaborateurs à votre formulaire

Par défaut, seul le créateur du formulaire reçoit des notifications. Si vous souhaitez envoyer des réponses de Google Forms à plusieurs adresses e-mail, nous vous fournirons un moyen en incluant plus de collaborateurs.

Pour ajouter des collaborateurs à votre formulaire Google, cliquez sur l'icône du menu à trois points en haut à droite, puis appuyez sur le bouton Ajouter des collaborateurs.

Ensuite, entrez les adresses e-mail des collègues que vous souhaitez ajouter et cliquez sur Envoyer. Cette étape permet à d'autres personnes de modifier le formulaire et de recevoir des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses.

💡Pour vous assurer que vos membres d'équipe reçoivent toutes les mises à jour, vous devez leur demander d'activer leurs notifications par e-mail.

4. Utiliser des add-ons pour améliorer et personnaliser vos notifications

Obtenir des add-ons pour votre formulaire

Nous avons une excellente solution si vous souhaitez améliorer vos alertes par e-mail. En raison des limitations de la plateforme, vous devrez installer des add-ons spéciaux à partir du Marketplace Google Workspace pour modifier et personnaliser vos notifications.

L'add-on Email Notification for Google Forms améliore les notifications par e-mail de Google Forms en vous permettant de personnaliser chaque notification, y compris les résultats du formulaire à inclure. Vous pouvez personnaliser les notifications pour différents destinataires, automatiser les e-mails aux répondants, et rapidement donner à chaque notification un nom unique.

Mailrecipe est un autre add-on Google Workspace qui vous aide à créer des notifications par e-mail personnalisées. Il offre la fonctionnalité unique de modifier les réponses même après les avoir envoyées. Vous pouvez tenir tous vos collègues informés, personnaliser le contenu de l'e-mail, et envoyer des e-mails de test pour vous assurer que tout fonctionne correctement.

Essayez l'option plus avancée : forms.app

La plateforme Google Forms est excellente pour rassembler rapidement des résultats simples. Cependant, elle peut être limitante pour des besoins plus complexes tels que la personnalisation avancée ou des options spécifiques. Explorer des solutions alternatives peut être une étape logique pour atteindre ces objectifs particuliers. Pour créer un formulaire idéal avec des paramètres de notification complets, nous souhaitons vous présenter une solution alternative fantastique. 

forms.app est un outil parfait pour créer des formulaires web, que vous créiez des formulaires de candidature, des enquêtes de satisfaction ou des quiz sur les réseaux sociaux. Il offre de nombreuses fonctionnalités précieuses et des options de notification de formulaire gérables. Ce guide étape par étape clair vous aidera à configurer les notifications par email de votre formulaire en utilisant forms.app :   

1. Ouvrez votre formulaire et accédez aux paramètres du formulaire

Ouvrez les paramètres du formulaire

Pour commencer, ouvrez votre formulaire et restez sur la page d'édition. Ensuite, cliquez sur le bouton Paramètres en haut de la page d'édition. Sur le côté gauche, vous trouverez l'option Paramètres de notification.

2. Activez les auto-notifications

Cliquez sur les paramètres de notification

Une fois que vous avez accédé au champ des options de notification, cliquez sur l'option Notifier à mon adresse email. Ensuite, activez le commutateur de notifications par email. C'est tout ; les notifications par email seront automatiquement envoyées à votre adresse email. 

3. Fournissez à vos répondants des notifications par email

Notifier à l'adresse email du soumetteur

Fournir à vos répondants des alertes par email est essentiel, car cela contribue à améliorer l'expérience client et utilisateur. forms.app vous offre cette option précieuse. Pensez à explorer comment la gérer rapidement. Tout ce que vous avez à faire est accéder au même onglet de paramètres où vous avez activé les notifications pour vous-même.

Cliquez sur l'option Notifier à l'adresse e-mail du soumissionnaire et activez le bouton en haut pour activer les notifications aux répondants.

4. Personnalisez vos notifications

Personnalisez les paramètres d'e-mail de notification

De plus, vous pouvez personnaliser les e-mails de notification en utilisant des variables. Modifiez les textes que vous souhaitez voir et ajoutez des variables. En cliquant sur le bouton plus ou en tapez @ dans la ligne d'objet, vous pouvez modifier le contenu des e-mails de notification.

Les e-mails incluent votre titre de formulaire, URL de formulaire, et réponses aux questions par défaut. Cependant, vous pouvez les personnaliser pour afficher uniquement les réponses qui vous intéressent.

Derniers mots

En résumé, la gestion des notifications par e-mail dans le processus de création de formulaire est essentielle pour toute entreprise. Activer les notifications signifie ne plus avoir à répondre aux adresses e-mail ou à vérifier les réponses aux enquêtes tout le temps. Cela fait gagner du temps, améliore l'expérience client, et aide à atteindre de nouveaux objectifs en suivant efficacement les performances. 

Dans cet article, nous avons expliqué l'importance des notifications par e-mail pour votre entreprise et fourni des informations précieuses. Nous vous avons également donné des étapes faciles pour configurer les notifications par e-mail pour Google Forms et plus encore, vous aidant à rationaliser votre flux de travail et à améliorer votre communication !