Recopilación de datos de registro de eventos con Google Forms (+ Consejos y más)

La planificación de eventos importantes es estresante para todos los involucrados. Ya sea que seas la persona responsable de la organización del evento o la persona que asiste, siempre hay estrés por "verse bien". Para combatir esta responsabilidad y estrés, existen herramientas que puedes utilizar, como un formulario de registro de eventos.

En este artículo, aprenderás cómo recopilar datos de asistentes para registros de eventos, cómo crear un formulario de registro en Google Forms, cuándo usar un formulario de registro de eventos. También discutiremos una alternativa mejor y más avanzada para crear formularios con forms.app, y varios consejos expertos para un mejor formulario de registro de eventos y una mejor experiencia de registro.

¿Qué es un formulario de registro de eventos?

Un formulario de registro de eventos es una herramienta en línea para recopilar detalles de los asistentes, como información de contacto, a cambio del derecho a asistir a un evento.

El proceso consiste principalmente en proporcionar la información necesaria a la organización responsable, recibir correos electrónicos de confirmación sobre tu registro y recibir las herramientas necesarias para asistir al evento.

¿Cuándo usar formularios de registro de eventos?

Los formularios de registro de eventos son necesarios en momentos específicos. Por ejemplo, debes usar un formulario de registro de eventos si estás organizando un evento importante y deseas tener actualizaciones en tiempo real sobre la lista de invitados. También puedes usar formularios de registro de eventos si estás organizando un evento para un cliente importante y deseas mostrar tu profesionalismo.

Otros usos de los formularios de registro de eventos son:

⏰Si eres una empresa que ofrece servicios basados ​​en suscripción.

⏰Si estás trabajando con una organización gubernamental y estás planeando un evento importante.

⏰Un organizador de competiciones deportivas que busca reservar una nueva competición.

⏰Un planificador de eventos de artes escénicas que busca nuevos talentos.

⏰Un club escolar que está organizando un nuevo evento.

Cómo crear un formulario de registro de eventos en Google Forms

Cuando se trata de crear un formulario de registro en línea simple pero fácil de usar, el mejor lugar para ir es Google Forms. Google Forms ofrece un diseño sencillo con buena accesibilidad y un proceso de creación que se puede hacer en unos pocos pasos. Aquí está cómo hacer un formulario de registro en Google Forms.

1. Comience desde cero o use una plantilla

Elija una plantilla o comience desde cero

Puede comenzar desde cero abriendo un formulario en blanco para crear su formulario. Sin embargo, recomendamos utilizar la plantilla de registro de eventos de Google Forms, ya que hay una plantilla dedicada solo para registros de eventos.

2. Agregue sus preguntas y respuestas

Después de haber decidido en qué paso desea tomar para la base de su formulario, puede agregar sus preguntas y respuestas sobre el evento que está planeando. Si está comenzando con una plantilla, todo lo que tiene que hacer es personalizar las preguntas en lugar de agregarlas todas desde cero.

Agregue sus preguntas a su formulario

Puede agregar una nueva pregunta haciendo clic en el signo más dentro de un círculo en el lado derecho del formulario. Recomendamos utilizar diferentes tipos de preguntas para recopilar la mayor cantidad de información posible. Para hacer eso, haga clic en una pregunta y haga clic en "Elección múltiple." Luego puede elegir cualquier tipo de pregunta que desee del menú.

3. Personalice su formulario de registro de eventos

Si bien Google Forms ofrece una interfaz accesible para crear formularios, las opciones de personalización son limitadas. Para personalizar el tema de su formulario de Google y editar los visuales, use el icono de paleta en la esquina superior derecha de la página. El menú "Tema" le permite personalizar las fuentes, tamaños de fuente, imágenes de encabezado y colores. 

Personalizar el tema

También puede agregar visuales a una pregunta, como una imagen o un video, haciendo clic en la pregunta y seleccionando el icono de imagen o el icono de video en el lado derecho de la pregunta.

4. Cambiar la configuración de su formulario

Personalizar la configuración

Recomendamos revisar la página "Configuración" para revisar la configuración de su formulario antes de completarlo, especialmente para formularios de registro de eventos. La página "Configuración" le permite realizar cambios específicos y vitales que son importantes para formularios de registro de eventos, como cómo recopilar y proteger sus respuestas, cómo presentar su formulario y la configuración predeterminada de su formulario.

5. Vincular las respuestas de su formulario

Conecte su formulario de Google a Google Sheets

Después de completar el proceso de creación, lo último que debe hacer es vincular su formulario a Google Sheets. Puede hacer esto yendo a la página "Respuestas" y haciendo clic en "Vincular a Sheets". Vincular sus hojas de cálculo de Google a su formulario es especialmente importante ya que puede almacenar y analizar los datos que ha recopilado.

Pruebe forms.app: Creando formularios bien construidos en segundos

Si desea experimentar todo el potencial de crear un formulario de registro de eventos en línea, le recomendamos visitar forms.app. forms.app ofrece mejores selecciones de personalización, campos más avanzados y más opciones de base de datos para conectar y analizar sus resultados.

1. Elija una plantilla, comience desde cero o use forms.app AI

Puede elegir comenzar desde cero, elegir entre una de nuestras muchas plantillas de formularios de registro de eventos, o usar forms.app AI para comenzar a crear su formulario. Las tres opciones le darán ventajas específicas en su proceso de creación.

Elija una opción de inicio

💡forms.app AI le ayuda a crear un formulario personalizado con solo un comando simple.

2. Edite las preguntas o agregue las suyas

Después de seleccionar el camino que desea tomar para comenzar su proceso de creación con forms.app, puede comenzar a agregar sus propias preguntas o editar las que ya existen. Simplemente haga clic en cualquier pregunta que desee editar y cambie cualquier cosa, desde el título de la pregunta, las respuestas y la descripción.

Agregue sus preguntas

💡También puede usar rewrite con forms.app AI para formular mejor sus preguntas. Haga clic en el ícono morado junto al título de cualquier pregunta para reformular o reescribir su pregunta usando forms.app AI.

3. Use campos dedicados

Agregue los campos esenciales a su formulario de registro de eventos

Si desea mejorar su formulario de registro de eventos, le recomendamos utilizar campos dedicados para crear una experiencia más personalizada para sus asistentes. Estos campos dedicados, como campos de fecha, hora o firma, están diseñados para ayudarlo con escenarios individuales.

4. Personalice el diseño del formulario

forms.app también ofrece muchas opciones de personalización cuando se trata de la apariencia de tu formulario. Para personalizar la apariencia, ve a la pestaña "Diseño" dentro de la sección "Construir" y realiza cualquier cambio visual en el tema del formulario. También puedes hacer cambios adicionales, como colores de fuente, radios de borde y otras configuraciones, desde la sección "Personalizar" debajo de la pestaña "Diseño".

Personalizar el diseño de tu formulario

💡La pestaña de diseño también te permite tener temas animados para tu encuesta. Ve al final de la pestaña de diseño para elegir un tema animado.

5. Vista previa, conectar y compartir

Justo antes de terminar el proceso de creación, te recomendamos hacer clic en el icono del ojo en la parte superior derecha de la página para previsualizar tu formulario. La función de vista previa te permite identificar cualquier error o parte faltante en tu formulario.

También puedes conectar tu encuesta a varias bases de datos diferentes en la sección "Conectar". La sección de conexión te permite vincular los resultados de tu formulario con varios tipos de bases de datos, como tu cuenta de Google, Notion o Microsoft Excel.

Revisa las integraciones

Después de que hayas terminado por completo, puedes ir a la pestaña "Compartir" para compartir tu formulario de registro de eventos con el mundo. La pestaña "Compartir" no es solo para compartir; también te permite personalizar la URL de tu encuesta o incrustarla. 

Incrusta y comparte tu formulario

6. Analiza tus resultados

Analiza los resultados

Aunque puedas pensar que la página "Resultados" no es para un formulario de registro de eventos, nosotros pensamos lo contrario. La página "Resultados" te permite analizar y ver las estadísticas y análisis de tu formulario yendo a la pestaña "Estadísticas" y viendo el número de respuestas, porcentaje de envíos, vistas y mucho más. Esto te permite obtener la mayor cantidad de datos posible para planificar tus próximos eventos en consecuencia.

¿Por qué necesitas un formulario de registro de eventos?

Los formularios de registro de eventos son una excelente manera de recopilar y almacenar datos. Además, también son una excelente manera de eliminar cualquier confusión y aumentar la cantidad de control que tienes sobre la organización en general. Otras razones por las que necesitas un formulario de registro de eventos incluyen:

💡Reduce el estrés debido a una mayor capacidad de planificación.

💡Permite una mejor interacción con los asistentes y te permite recopilar rápidamente los detalles necesarios sobre ellos.

💡Mejora la comunicación con la alta dirección y los asistentes para recordarles cualquier cambio de último minuto.

💡Puedes utilizar los datos que has recopilado para dirigir el marketing por correo electrónico y ofrecer una experiencia más personalizada a los asistentes.

💡Puedes mejorar la seguridad al confirmar las inscripciones a través de un procedimiento de seguridad.

6 consejos de expertos para un mejor formulario de registro de eventos

Si bien es importante saber cómo crear un formulario de registro de eventos. Ya sea que uses Google Forms o forms.app, ningún formulario de registro de eventos está completo sin obtener los detalles correctos. Hay 6 detalles muy importantes para hacer que tu formulario de registro de eventos sea el mejor que haya.

🔑Recopila información importante primero: Asegúrate de priorizar la información crucial, como la recopilación de direcciones de correo electrónico o información de contacto.

🔑Proporciona información de contacto sobre tu negocio: Proporcionar la información de contacto de tu negocio ayuda a mostrar profesionalismo y permite que tus asistentes se comuniquen contigo en caso de problemas.

🔑Analiza los datos para futuras organizaciones: Después del evento, intenta analizar cada pieza de datos que has recopilado para prepararte mejor para futuros eventos.

🔑Enviar un correo electrónico de respuesta automático: Envíe un correo electrónico de respuesta automático a los asistentes para notificarles que ha registrado su asistencia. forms.app ofrece esta función de forma gratuita en la configuración de notificaciones.

🔑Comparta su formulario en las redes sociales: Si está planeando un evento en el que desea ver a tantas personas como sea posible, intente compartir su formulario en sus cuentas de redes sociales.

🔑Dedique el mayor tiempo posible al diseño: La apariencia visual de un formulario de registro de eventos es, sin duda, una de las partes más importantes. Por lo tanto, trate de tener el mejor tema que se adapte al tema del evento.

Palabras finales

Un buen formulario de registro de eventos debe ser tan memorable como el propio evento. Por eso es importante saber cómo crear uno. Los formularios de registro de eventos tienen muchas ventajas, como mejores opciones de gestión y una mejor interacción con los asistentes.

En este artículo, hemos discutido qué es un formulario de registro de eventos, cuándo usarlo y cómo crearlo usando Google Forms. También hemos visto una mejor opción para crear formularios con forms.app, por qué necesita un formulario de registro de eventos y consejos de expertos para crear el mejor posible. Haga todo lo posible para crear el mejor formulario de registro de eventos para sus asistentes.