Die Verwendung von Google Forms im Personalwesen: Mitarbeiterumfragen, Feedback und mehr

Die Bedeutung von Human Resources darf nicht ignoriert werden, da es eine der wichtigsten Abteilungen in einem Unternehmen ist. Sie sind das Erste, was jeder Mitarbeiter sieht, wenn er in das Unternehmen aufgenommen wird. Deshalb ist es wichtig, dass sie die ihnen zur Verfügung stehenden Werkzeuge bestmöglich nutzen, wie zum Beispiel Formulare.

In diesem Artikel werden wir uns mit HR-Formulararten, Anwendungsfällen von Google Forms durch die Personalabteilungen, der Erstellung eines Google-Formulars für HR und Google-Formularen Vorlagen beschäftigen, die Sie verwenden können. Wir werden Ihnen auch eine bessere Option zur Erstellung von Formularen für HR mit forms.app geben und 6 Experten-Tipps für die Personalabteilung, um bessere Formulare zu erstellen.

HR-Formulararten

Da die Personalabteilung groß ist und für viele Aspekte des Unternehmens verantwortlich ist, benötigt sie häufig viele verschiedene Formulare, die unter verschiedene Kategorien fallen können. Daher ist es am besten zu wissen, unter welche Kategorien diese Formulare fallen, um zu wissen, welche Werkzeuge bei Bedarf implementiert werden müssen.

Formulartypen, die HR verwenden kann

1. Mitarbeiterformulare

Die Kategorie der Mitarbeiterformulare wird am häufigsten von HR innerhalb des Unternehmens verwendet. Sie erfordert ein hohes Maß an Zirkulation und detaillierten Analysefähigkeiten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter im Unternehmen zufrieden und glücklich sind und gleichzeitig mit 100% Effizienz arbeiten. Hauptsächlich zur Beurteilung der Mitarbeiterleistung, einige der Formulare sind, aber nicht beschränkt auf:

2. Kundenformulare

Kundenformulare werden mit der Welt geteilt, um die Darstellung des Unternehmens nach außen und bei den Kunden zu verstehen. Es ist eine der besten Möglichkeiten, den Erfolg eines Unternehmens zu beurteilen, besteht aus wertvollen Informationen und kann die zukünftigen Pläne eines Unternehmens bestimmen. Einige Beispiele für Kundenformulare sind:

3. Leistungsformulare

Leistungsformulare decken wahrscheinlich den größten Bereich ab, wenn es um Formulartypen geht, die von HR verwendet werden. Diese Leistungsformulare können von Arbeitgebern, Arbeitnehmern und Kunden ausgefüllt werden. Sie handeln hauptsächlich von den Leistungsraten und der Effizienz einer bestimmten Gruppe. Beispiele für diese Formulartypen sind:

4. Entwicklungsformulare

Entwicklungsformulare werden hauptsächlich von Managern und Investoren verwendet und werden nach großen Besprechungen mit der oberen Führungsebene eingesetzt. Obwohl sie nicht häufig verwendet werden, haben diese Formulare einen großen Wert für Unternehmen, die viele Ressourcen für Forschung und Entwicklung aufwenden. Beispiele für diese Formulare sind:

5. Beschwerdeformulare

Der Albtraum jeder HR-Abteilung auf der ganzen Welt sind wahrscheinlich die wertvollsten rechtlichen Formulare. Da sie in äußerst sensiblen Fällen verwendet werden, werden Beschwerdeformulare sehr sorgfältig kuratiert und enthalten wichtige Fragen. Einige Beispiele sind:

Verwendungsmöglichkeiten von Google Forms durch HR

Die Personalabteilung hat viele Werkzeuge zur Verfügung, von sozialen Medien und E-Mail-Adressen bis hin zu physischen Interaktionen und manchmal sogar psychologischen Evaluierungen. Diese HR-Tools können manchmal etwas subtil sein. Daher können sie unbemerkt bleiben. Die Werkzeuge, die wir alle kennen, sind jedoch Formulare. Hier sind mehrere Verwendungsmöglichkeiten von Google Forms durch HR:

💼Bewerbungsformular: Jedes Unternehmen auf der ganzen Welt verwendet ein klassisches Bewerbungsformular. Während es je nach Unternehmen geringfügige Anpassungen geben kann, kann jeder das Formular erkennen.

👤Mitgliederzufriedenheitsumfrage: Meist von Clubs verwendet, kann eine Mitgliederzufriedenheitsumfrage auch als Kundenzufriedenheitsumfrage mit geringfügigen Anpassungen verwendet werden.

📑Lebenslauf-Bewerbungsformular: Ein Lebenslauf-Bewerbungsformular unterscheidet sich leicht von einem Job-Bewerbungsformular, da Sie Ihren Lebenslauf hochladen müssen. Außerdem hat ein Lebenslauf-Bewerbungsformular meist Fragen mit kurzen Antworten.

🩺Einwilligungsformular für medizinische Zwecke: Dieses Formular wird hauptsächlich von Forschungszentren und Krankenhäusern verwendet und ermöglicht es der Personalabteilung, Ihre rechtliche Einwilligung einzuholen. Es kann auch angepasst werden, um anderen Einstellungen zu entsprechen.

👥Peer-Bewertungsformular: Ein Peer-Bewertungsformular ist ein Feedback-Formular, das auf jede Situation angewendet werden kann, von einem Arbeitsplatz bis zu einer Schule. Es ermöglicht den Teilnehmern, sich gegenseitig zu bewerten.

📅Antragsformular für Freizeit: Dieses Formular ermöglicht es Mitarbeitern, Freizeit zu beantragen und es der Personalabteilung in einem rechtlichen Rahmen vorzulegen.

🏝Urlaubsantragsformular: Das Urlaubsantragsformular kann als verbesserte Version eines Freizeitantragsformulars angesehen werden, da der Mitarbeiter die Freigabe seiner Beschäftigung beantragt.

👩🏻‍💻Mitarbeiter-Engagement-Umfrage: Eine Mitarbeiter-Engagement-Umfrage wird verwendet, um das Glück, die Leistung und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens zu bewerten. Mitarbeiterumfragen für die Personalabteilung sind äußerst wichtig und werden von erfolgreichen Unternehmen häufig verwendet.

💬Besprechungsfeedback-Umfrage: Diese Umfrage wird hauptsächlich nach wichtigen Besprechungen verwendet, die große Unternehmen mit ihren Kunden oder Mitarbeitern abhalten, und wird meistens in Situationen verwendet, in denen viele Teilnehmer an der Besprechung teilgenommen haben.

🗃️Beschwerdeformular für Humanressourcen: Wahrscheinlich das unglücklichste Beispiel aus den Beispielen ist das Beschwerdeformular für Humanressourcen, das alle Personalabteilungen gesetzlich verpflichtet sind, in ihrem Inventar zu haben. Es wird für wichtige Beschwerden am Arbeitsplatz verwendet.

Verwenden von Google Forms zur Erstellung von HR-Formularen

Nun, da wir mehrere Beispiele für Formulare haben, die Personalabteilungen auf der ganzen Welt verwenden, können wir mit Zuversicht sagen, dass all diese Formulare einen großen Wert haben und es wichtig ist, zu wissen, wie man Google Forms verwendet, um einen Fragebogen, eine Umfrage oder ein Formular zu erstellen.

1. Beginnen Sie von Grund auf neu oder verwenden Sie eine Vorlage

Wählen Sie eine Startoption

Um ein Google-Formular zu erstellen, können Sie wählen, ob Sie von Grund auf neu beginnen möchten oder eine Vorlage verwenden möchten. Es gibt mehrere Formularvorlagen in Google Forms, die für eine Personalabteilung geeignet sind, und viele von ihnen erfordern nur geringfügige Anpassungen.

2. Fügen Sie Ihre Fragen und Antworten hinzu

Fügen Sie Ihre Fragen hinzu

Nachdem Sie Ihren dedizierten Ausgangspunkt ausgewählt haben, können Sie Ihre eigenen Fragen und Antworten hinzufügen oder die vorhandenen anpassen. Um eine neue Frage hinzuzufügen, klicken Sie auf das Pluszeichen in einem Kreis auf der rechten Seite des Formulars. Um eine Frage anzupassen, klicken Sie auf die ausgewählte Frage und nehmen Sie Ihre Anpassungen vor.

3. Passen Sie Ihr Formular an

Wenn Sie mit dem Zustand der Fragen auf Ihrem Formular zufrieden sind, können Sie den visuellen Anpassungsprozess starten. Verwenden Sie dazu das Paletten-Symbol oben rechts auf der Seite. Das Menü "Design" ermöglicht es Ihnen, die Schriftarten, Schriftgrößen, Header-Bilder und Farben anzupassen. 

Fügen Sie Ihre Fragen hinzu

Sie können auch visuelle Elemente zu einer Frage hinzufügen, wie zum Beispiel ein Bild oder ein Video, indem Sie auf die Frage klicken und das Bildsymbol oder das Videosymbol auf der rechten Seite der Frage auswählen.

4. Ändern Sie die Einstellungen Ihres Formulars

Fügen Sie Ihre Fragen hinzu

Wenn Sie HR-Formulare für den professionellen Bereich vorbereiten oder für ein großes Unternehmen arbeiten, empfehlen wir Ihnen, vor dem Absenden Ihre Formulareinstellungen zu überprüfen. Die Seite „Einstellungen“ ermöglicht es Ihnen, spezifische und wichtige Änderungen an HR-Formularen vorzunehmen, wie zum Beispiel wie Sie Ihre Antworten sammeln und schützen, wie Sie Ihr Formular präsentieren und die Standard-Einstellungen Ihres Formulars und Ihrer Fragen.

5. Verknüpfen Sie die Antworten Ihres Formulars und teilen Sie es

Teilen Sie Ihr Formular

Nachdem Sie mit Ihrem Formular fertig sind, können Sie eines der besten Dinge tun, indem Sie die Antworten Ihres Formulars verknüpfen. Da Google Forms-Antworten in einem HR-Umfeld sehr wichtig sind, ist es wertvoll, sie mit einer sicheren Datenbank zu verknüpfen. Sie können Ihre Antworten verknüpfen, indem Sie auf die Seite „Antworten“ gehen und auf „Mit Sheets verknüpfen“ klicken.

Google Forms Vorlagen, die Sie in HR verwenden können

Während die Anzahl der Vorlagen, die Google Forms bietet, begrenzt ist, können diese begrenzten Vorlagen Wunder bewirken, wenn Sie in Eile sind und ein Formular oder eine Umfrage in Google Forms erstellen müssen. Alles was Sie brauchen sind ein paar Anpassungsfähigkeiten und Sie werden einige ziemlich anständige Google Forms Umfragen und Formulare haben.

1. Kontaktinformationen Formular

Google Forms Kontaktinformationen Formular

Eines der einfachsten Formulare, die Kontaktinformationen Formularvorlage, erfordert nur geringfügige Anpassungen. Sie können dieses Formular verwenden, um die Kontaktinformationen potenzieller Kunden oder Mitarbeiter zu sammeln und das Formular hat auch einen kurzen Antwortabsatz für zusätzliche Details, die der Teilnehmer angeben möchte.

2. Ereignis-Feedback-Formular

Google Forms Ereignis-Feedback-Formular

Das Ereignis-Feedback-Formular ist eine ziemlich vielseitige Wahl, da es angepasst werden kann, um zu einem Meeting-Feedback-Umfrage oder auch in Ereignissen, die das Unternehmen planen möchte, verwendet werden kann. Es enthält mehrere Kurzantwortfragen und mehrere Multiple-Choice-Fragen, die nach Ihren Wünschen angepasst werden können.

3. Abwesenheitsanfrage-Formular

Google Forms Abwesenheitsanfrage-Formular

Diese Vorlage erfordert wahrscheinlich die geringste Anpassung. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Details zu ändern, und Sie können sofort damit beginnen. Jede Frage, die Sie für ein detailliertes Abwesenheitsanfrage-Formular benötigen, ist in der Vorlage enthalten.

4. Arbeitsanfrage-Formular

Google Forms Arbeitsanfrage-Formular

Das Arbeitsanfrage-Formular ist eine Vorlage, die von Kunden ausgefüllt werden soll. Daher kann HR diese Vorlage als Mittel verwenden, um Bestellungen von Kunden für einen bestimmten Job zu erhalten. Es ist hauptsächlich für Unternehmen gedacht, die persönlich mit Kunden arbeiten, kann aber für andere Einstellungen angepasst werden.

5. Kursbewertungs-Formular

Google Forms Kursbewertungs-Formular

Obwohl es nicht für eine Arbeitsumgebung gedacht ist, kann das Kursbewertungs-Formular angepasst werden, um zu einem Mitarbeiterbewertungs-Formular oder sogar zu einem Peer-Bewertungs-Formular zu werden. Es ist die Vorlage, die die meisten Anpassungen benötigt, aber die notwendigen Fragen sind bereits enthalten.

6. Kundenfeedback-Formular

Google Forms Kundenfeedback-Formular

Die letzte Vorlage, die Sie von Google Forms verwenden können, erfordert wenig bis gar keine Anpassung und ist am vielseitigsten. Während es als normales Kundenfeedback-Formular verwendet werden kann, kann es auch angepasst werden, um zu einem HR-Beschwerdeformular oder einer Mitarbeiter-Engagement-Umfrage zu werden.

10 Muss-Fragen, die in den HR-Umfragen gestellt werden müssen

Da HR-Formulare wichtige Werkzeuge sind, die häufig verwendet werden, ist eine sorgfältige Zusammenstellung dieser Formulare entscheidend für den Erfolg sowohl des Formulars als auch des Datenanalyseprozesses. Aus diesem Grund empfehlen wir diese 10 Fragen, die in Ihren HR-Formularen und -Umfragen enthalten sein sollten:

Sie haben eine bessere Option für HR: forms.app

Da Sie wissen, wie wichtig es für HR ist, hochwertige Formulare zu erstellen, sollten Sie auch wissen, dass der beste Ort, um hochwertige Formulare mit fortgeschrittenen Funktionen zu erstellen, forms.app ist. forms.app bietet alles, was Sie brauchen und noch mehr, und mit wenigen einfachen Schritten können Sie das beste Formular für Ihr HR-Team erstellen.

1. Wählen Sie eine Vorlage, beginnen Sie von Grund auf oder verwenden Sie forms.app AI

Wählen Sie eine Anfangsoption

Um mit forms.app zu beginnen, können Sie zwischen unseren vielen Vorlagen für Personalformulare wählen, von Grund auf mit einem leeren Formular beginnen oder forms.app AI verwenden. Dieses Tool ist eine fortschrittliche künstliche Intelligenz, die es Ihnen ermöglicht, mit Hilfe eines einzigen Satzes ein personalisiertes Formular zu erstellen.

2. Bearbeiten Sie die Fragen oder fügen Sie Ihre eigenen hinzu

Fragen bearbeiten

Nachdem Sie sich für die Basis entschieden haben, die Sie für Ihr Formular verwenden möchten, können Sie damit beginnen, Ihre eigenen Fragen hinzuzufügen oder die bereits vorhandenen zu bearbeiten. Klicken Sie einfach auf eine Frage, die Sie bearbeiten möchten, und ändern Sie alles von der Fragestellung über die Antworten bis hin zur Beschreibung.

3. Verwenden Sie spezielle Felder

Verschiedene Felder nutzen

Wenn Sie eine personalisierte Erfahrung für die Teilnehmer erstellen möchten, können Sie spezielle Felder nutzen, die in einem HR-Umfeld hilfreich sein können. Sie können ein Unterschriftenfeld für Einwilligungsformulare, ein Zeit- und Datumsfeld für Anträge auf Freistellung oder einen Datei-Upload-Bereich für Bewerbungsformulare verwenden.

4. Passen Sie das Design des Formulars an

Nachdem Sie mit den Feldern und Fragen fertig sind, können Sie mit den visuellen Anpassungseinstellungen, die forms.app bietet, Spaß haben. Um das Design anzupassen, gehen Sie zum Tab "Design" im Abschnitt "Erstellen" und nehmen Sie visuelle Änderungen am Formularthema vor. Sie können auch weitere Änderungen, wie z.B. Schriftfarben, Randradien und andere Einstellungen, im Abschnitt "Anpassen" unter dem Tab "Design" vornehmen.

Passen Sie Ihr Anmeldeformular an

Eine besondere Funktion, die forms.app bietet, ist das Logo-Feld. Dies ist ein spezielles Feld, um das Logo Ihres Unternehmens oder Ihrer Firma zu Ihrem Formular hinzuzufügen. Dies verleiht Ihrem Formular ein professionelleres Aussehen, insbesondere für ernstere Formulare oder Umfragen.

5. Vorschau, Verbindung & Teilen

Testen Sie Ihr Formular

Wenn der allgemeine Erstellungsprozess abgeschlossen ist, können Sie Ihr Formular überprüfen, um nach Fehlern zu suchen, indem Sie auf das Augensymbol oben links klicken. Anschließend können Sie Ihr Formular mit einer beliebigen Datenbank verbinden, die forms.app anbietet, wie z.B. Ihrem eigenen Google-Konto, Google Docs, Google Sheets oder Microsoft Excel, unter dem Abschnitt "Verbinden".

6 Expertentipps für HR zur Erstellung besserer Formulare

HR hat eine sehr wichtige Aufgabe, wenn es darum geht, Zufriedenheit und Glück im Unternehmen aufrechtzuerhalten. Daher ist es wichtig, sich an mehrere Expertentipps zu halten, um die besten Formulare zu erstellen und die Informationen zu sammeln, die dem HR-Team und dem Unternehmen helfen können.

Profi-Tipps für HR-Formulare

🎯Sammeln Sie so viele wichtige Daten wie möglich: Es ist wichtig, so viele wichtige Informationen wie möglich zu sammeln, insbesondere für Bewerbungen oder Urlaubsanfragen, um jegliche Fehler auszuschließen.

🎯Sammeln Sie die Kontaktinformationen aus erster Hand: In jedem Formular ist es wichtig, dass HR die Kontaktinformationen der Teilnehmer sammelt. Dies ermöglicht es Ihnen, sie in Notfällen kontaktieren zu können.

🎯Geben Sie in jeder Einstellung Kontaktinformationen an: Während es auch eine Geste der Höflichkeit ist, die Kontaktinformationen Ihres Unternehmens anzugeben, ermöglicht es dem Teilnehmer, Sie bei Fragen zu kontaktieren.

🎯Senden Sie eine automatisierte Antwort-E-Mail: Sie können den Teilnehmern eine automatisierte Antwort-E-Mail senden, um sie darüber zu informieren, dass Sie ihre Anwesenheit registriert haben. forms.app bietet diese Funktion kostenlos unter Benachrichtigungseinstellungen an.

🎯Kommunizieren Sie die Wichtigkeit: Es ist entscheidend, die Wichtigkeit Ihrer Formulare den Teilnehmern zu vermitteln. Wir empfehlen, einen Titel und eine Beschreibung zu verwenden, um sie vor dem Ausfüllen des Formulars zu informieren.

🎯Stellen Sie die richtigen Fragen: Es ist wichtig, die richtigen Fragen zu stellen und Missverständnisse zu vermeiden, um Beschwerden oder rechtliche Probleme auszuschließen.

Wichtige Punkte zum Mitnehmen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die HR-Abteilung eine wichtige Aufgabe hat und ein erfolgreiches Unternehmen fast immer eine gute HR-Abteilung hat. Eine gute HR-Abteilung nutzt jedes ihr zur Verfügung stehende Werkzeug, insbesondere verschiedene Formulare für verschiedene Einstellungen.

In diesem Artikel haben wir HR-Formulartypen und ihre Verwendungszwecke, eine Google Forms-Anleitung zur Erstellung von Formularen für das HR-Team und verschiedene Vorlagen betrachtet, die Google Forms für den Einsatz in der HR bietet. Wir haben auch einen besseren Weg vorgestellt, Formulare mit forms.app zu erstellen und mehrere Tipps für die bestmögliche HR-Formularerfahrung gegeben. 

Es ist Zeit, Ihre HR-Dienstleistungen mit diesen Schritten auf die nächste Stufe zu bringen!