Comment créer un formulaire d'invitation à un événement (+ modèles gratuits, conseils et plus)

Aujourd'hui, une option plus rentable et personnalisable est le formulaire d'invitation à un événement plutôt que les cartes d'invitation à un événement. Cet outil simplifie la gestion des événements, qu'il s'agisse de réunions internationales, d'invitations à des événements professionnels ou de rassemblements informels entre amis. Avec un formulaire d'invitation à un événement, vous pouvez facilement collecter des informations essentielles telles que noms, RSVP et coordonnées.

Dans cet article, nous allons nous pencher sur la définition d'un formulaire d'invitation à un événement, explorer les raisons convaincantes de son utilisation, présenter les questions essentielles qu'il devrait contenir, vous guider sur les méthodes de partage efficaces, et fournir des conseils d'experts pour améliorer votre stratégie d'invitation à un événement.

Qu'est-ce qu'un formulaire d'invitation à un événement ?

Le formulaire d'invitation à un événement est un outil permettant d'identifier les participants potentiels et leurs préférences, et il inclut des informations personnelles, de contact et de RSVP.

Les informations demandées peuvent inclure si une personne supplémentaire assistera, les préférences alimentaires et d'autres informations. Avec ce formulaire, vous pouvez simplifier le processus de RSVP et mener vos affaires de manière professionnelle.

Pourquoi utiliser un formulaire d'invitation à un événement ?

Un formulaire d'invitation à un événement aide à recueillir les réponses RSVP et fournit des informations essentielles pour assurer le bon déroulement de votre événement. Alors, pourquoi utiliser un formulaire d'invitation à un événement ? Voici quelques raisons :

🎯Efficacité : Capturer efficacement les réponses RSVP et les détails de l'événement et collecter les informations des participants.

🗃️Organisation : Gardez toutes les informations de vos participants au même endroit pour y accéder facilement et efficacement.

🎨Personnalisation: Que ce soit une réunion internationale, une rencontre entre amis ou un mariage, organisez votre formulaire pour répondre à tous vos besoins.

🌐Accessibilité: Collectez les informations de vos participants en partageant facilement votre formulaire via email, SMS, message texte ou médias sociaux.

📥Collecte de données: Collectez les informations qui vous seront utiles pendant l'événement avant le début de celui-ci et évitez de vous retrouver dans une situation imprévue.

10 Questions à poser dans un formulaire d'invitation à un événement

Les questions que vous utilisez pour votre formulaire sont essentielles car elles déterminent la qualité de la réussite globale. Pour cette raison, vous devez être attentif lors du choix des questions. Nous avons rassemblé 10 questions incontournables pour votre formulaire d'invitation à un événement. Pour les voir ou les utiliser, vous pouvez vérifier les questions du formulaire d'invitation à un événement ci-dessous : 

1. Quel est votre nom complet?

2. Assisterez-vous à l'événement? (Oui ou Non)

3. Combien d'invités allez-vous amener?

4. Avez-vous des restrictions alimentaires?

5. Quel est votre méthode de contact préférée? (par téléphone, courrier, SMS, etc.)

6. Avez-vous besoin de correspondances spéciales?

7. Aimeriez-vous recevoir des mises à jour sur l'événement? (Oui ou Non)

8. Comment avez-vous entendu parler de l'événement?

9. Y a-t-il des sujets spécifiques que vous aimeriez voir abordés lors de l'événement?

10. Avez-vous des commentaires ou des questions supplémentaires?

Comment partager un formulaire d'invitation à un événement (étape par étape)

Maintenant que vous avez une compréhension solide des questions à poser, plongeons plus en profondeur dans les étapes détaillées pour créer un formulaire d'invitation à un événement engageant et efficace sur forms.app. Ce guide garantira que votre invitation capture tous les détails nécessaires et impressionne vos participants.

1. Sélectionnez un modèle ou commencez à partir de zéro

Choisissez une option de départ

Sur forms.app, vous pouvez commencer à créer un formulaire à partir de zéro pour créer un formulaire plus unique. Cependant, vous pouvez utiliser les modèles d'invitation à un événement gratuitement si vous n'avez pas suffisamment de temps pour préparer votre propre formulaire. Vous pouvez également utiliser forms.app AI pour créer votre formulaire et commencer à l'éditer en quelques secondes.

2. Ajoutez vos propres questions ou modifiez-les

Comme nous l'avons mentionné précédemment, les questions sont la partie la plus importante de votre formulaire. Dans cette étape, vous pouvez utiliser les questions existantes dans notre modèle prêt à l'emploi ou ajouter vos propres questions en fonction de vos besoins spécifiques. Si vous avez besoin d'autres exemples, vous pouvez consulter les questions d'exemple données ci-dessous.

Ajoutez vos questions d'invitation à l'événement

forms.app propose différents types de questions à utiliser dans votre formulaire. De la sélection unique à la sélection d'image, vous pouvez glisser-déposer de nombreux types de questions dans votre formulaire d'invitation. Vous pouvez consulter différents types de questions et les utiliser afin de ne pas ennuyer les répondants.

💡Astuce: N'oubliez pas de collecter les coordonnées essentielles pour votre formulaire d'invitation.

3. Ajoutez des détails supplémentaires si nécessaire

De la section sur le côté gauche de votre écran, il y a de nombreux contenus supplémentaires que vous pouvez ajouter à votre formulaire :

Ajouter les champs essentiels

4. Enregistrer et partager votre formulaire

Partager votre formulaire

Vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer et partager lorsque vous finalisez votre formulaire d'invitation à l'événement et ajoutez tous les détails auxquels vous souhaitez que vos participants répondent. Vous pouvez choisir comment vous souhaitez partager votre formulaire ou l'intégrer dans votre site Web.

5. Activer les notifications par e-mail

Personnaliser les paramètres de notification

Sur forms.app, vous pouvez personnaliser les e-mails de notification pour vous-même ou les répondants pour chaque formulaire en envoyant des invitations par e-mail. De plus, vous pouvez choisir de recevoir des notifications push pour chaque soumission.

5 Conseils d'experts pour les formulaires d'invitation d'événement

Pour rendre vos formulaires d'invitation d'événement plus efficaces, concevez une mise en page attrayante, utilisez un langage concis, personnalisez les questions et appliquez une logique conditionnelle. L'ajout d'éléments interactifs et l'offre de plusieurs options de réponse peuvent également améliorer l'engagement et l'efficacité.

✨Gardez-le simple et attrayant : Vous ne faites pas un entretien avec les participants. Donc, posez des questions simples et nécessaires et utilisez des couleurs vives pour attirer plus facilement les gens.

📲Rendez-le compatible avec les appareils mobiles : Comme de nombreuses personnes utilisent leur téléphone portable pour leurs tâches quotidiennes, votre formulaire doit fonctionner efficacement sur les appareils mobiles.

🧠Utilisez une logique conditionnelle : Affichez ou masquez certaines questions en fonction des questions précédentes pour les rendre plus personnelles et uniques. Tout cela peut être fait dans des conceptions personnalisées dans forms.app.

🔎Testez avant d'envoyer : Testez toujours votre formulaire pour vous assurer que tous les liens fonctionnent et que les questions sont claires et concises.

📅Fixez une date limite : Pour éviter les réponses de dernière minute, vous devez ajouter une date limite à vos formulaires en utilisant les outils de forms.app ou informer les destinataires d'une date limite dans le texte de l'e-mail.

Conclusion

En conclusion, utiliser des formulaires d'invitation d'événement comme principal outil d'invitation s'avère inestimable. forms.app vous permet de personnaliser vos invitations en fonction des préférences de vos participants. Que ce soit pour des invitations d'événements d'entreprise, des invitations à des événements de réseautage, des réunions d'affaires ou même des événements virtuels, cette approche renforce la touche personnelle, permettant une conception plus efficace et réfléchie de vos événements.

Dans cet article, vous avez appris ce qu'est un formulaire d'invitation d'événement, pourquoi et comment l'utiliser, comment le rendre plus spécifique à votre événement, et en tant que créateur d'invitations, quels sont quelques conseils d'experts pour le succès de l'événement.

Alors, commencez à créer votre formulaire d'invitation d'événement parfait sur forms.app aujourd'hui et améliorez votre planification d'événements!