En iyi uygulamalar ve ücretsiz şablonlarla müşteri şikayetleri nasıl toplanır?

Müşteri şikayetleri konusunda ilk tepkimiz genellikle onları olumsuz bir şekilde görmektir. Ancak aslında, müşteri şikayetleri ürünlerinizin kalitesini kontrol etmenin bir yolu olarak görülmelidir. Hangi endüstride olursa olsun, bir ürün müşteri standartlarını karşılamazsa, işinizin büyümesini engelleyecek ve güven konusunda şüpheler uyandıracaktır.

Bu yüzden müşteri şikayetlerine kulak vermek ve onların değerli hissetmelerini sağlamak gerçekten önemlidir. Bu makalede, müşteri şikayet formunun ne olduğunu, müşteri şikayetleri toplamanın nedenlerini ve forms.app form oluşturucu kullanarak kod yazmadan ücretsiz bir müşteri şikayet formunun nasıl oluşturulacağını öğreneceksiniz. Ayrıca, daha iyi formlar oluşturmak için önemli ipuçları alacaksınız.

Müşteri şikayet formu nedir?

Temel olarak, tam ad, telefon numarası, güncel adres, e-posta adresi, şikayet tarihi, şikayetler hakkında detaylı bilgileri belirtmek için şikayet alanları ve imza bilgilerini içerir.

Tüketiciler formu kolayca doldurabilir ve işletme sahiplerinin şikayetin ne hakkında olduğunu derinlemesine anlamalarına ve ürün ve hizmetler dışında neyin eksik olduğunu görmelerine yardımcı olabilir. Ürün veya hizmeti daha önce deneyimlemiş olan kullanıcılardan şikayet toplamak size müşteri memnuniyeti hakkında harika bilgiler ve işinizi büyütmek için ürün veya hizmetinizi geliştirme fırsatı verir.

Müşteri şikayetleri neden toplanır?

İnsanlar genellikle müşteri hizmetlerinden yararlanma olanağı sunan bir ürün veya hizmet satın alma eğilimindedirler. Müşteriler endişelerini dile getirdiklerinde, olağanüstü müşteri hizmetleri sergilemek ve memnun olmayan müşterileri mutlu müşterilere dönüştürmek hizmet kalitesini yükseltmek için harika bir fırsattır. Müşteriler (%83), şikâyetlerine yanıt veren ve bunları çözüme kavuşturan markalara karşı daha sadık hissettikleri konusunda hemfikirdir.

Müşteri şikayetlerini toplama nedenleri

Bu nedenle, müşteri şikayet anketlerinin önemi göz ardı edilemez. Sizi ikna edecek bazı noktaları aşağıda sıraladık: 

🤝 Müşteri memnuniyetini arttırın: İşinizi müşteri odaklı bir şekilde yürütüyorsanız, müşterilerinizi dinlemek ve sorunlarını hızlı bir şekilde çözmek önemlidir. Tüketicilerden şikayetler toplamak ve bunları çözmek müşteri memnuniyetini arttıracaktır.

⬆️ Marka güvenini ve sadakatini arttırın: Bir ürün veya hizmetle ilgili şikayetlerin birçok nedeni olabilir. Müşteri şikayetlerini çözmek marka güvenini ve sadakatini arttıracaktır.

📉 Müşteri kaybını azaltın: Yeni bir müşteri bulmak, mevcut bir müşteriyi elde tutmaktan daha pahalıdır. İnsanlar, şikayetleri hızlı bir şekilde çözüldüğünde ürün veya hizmetleri tekrar satın alma eğilimindedir. 

✨ Müşteri deneyimini iyileştirin: Müşteri şikayetlerini bilmeniz ve bunları çözmeniz müşteri deneyimini anlamanıza yardımcı olacaktır. Müşterilerinizi anlamak ise müşteri deneyimini iyileştirecektir.

🔥 Aynı hatayı tekrarlamaktan kaçının: Müşteri şikayet formu aracılığıyla, ürününüzde veya hizmetinizde eksik olan kısmı anlayabilir ve müşteri şikayetlerine dayanarak ürününüzü veya hizmetinizi geliştirebilirsiniz. Böylece, ürün veya hizmetinizde aynı hataları iki kez yapmazsınız.

Kod yazmadan müşteri şikayet formu nasıl oluşturulur?

Müşteri deneyimini anlamak için şikayetler hakkında gerekli bilgileri form aracılığıyla toplamak önemlidir. Örnek bir müşteri şikayet formu oluşturmak, müşteri hizmeti verimliliğinizi arttıracak ve tüketicilerden kolayca şikayet toplamaya yardımcı olacaktır. Bunun için forms.app gibi ücretsiz bir çevrim içi araç kullanmanız gerekmektedir. Bu araç sayesinde şikayetlerle ilgili tüm gerekli bilgileri toplayabilirsiniz.

Aşağıdaki adımları takip ederek forms.app üzerinde harika bir form oluşturabilirsiniz.

1- Giriş yapın veya yeni bir hesap oluşturun

Hesabınıza giriş yapın

forms.app'e kolayca kaydolabilirsiniz, ya da zaten bir hesabınız varsa hemen giriş yapabilirsiniz. Zamanınızın değerli olduğunun farkındayız, bu yüzden Google, Facebook ve Apple hesaplarınızla da giriş yapabilirsiniz.

2- Ücretsiz bir şablon seçin

Baştan her öğeyi kendiniz belirlemek isterseniz sıfırdan başlayabilirsiniz. Zaman kazanmak isterseniz, kullanıcı dostu müşteri şikayet formu şablonlarımızdan birini ücretsiz olarak seçebilirsiniz ve formunuzu hızlıca oluşturabilirsiniz. Bu şekilde, sizin için en önemli detayları özelleştirebilirsiniz.

Başlangıç yöntemi seçin

Ayrıca AI'nın pratik kullanımından da faydalanabilirsiniz. forms.app AI form oluşturucu kullanarak kolayca bir müşteri şikayet formu oluşturabilirsiniz. 

3- Kendi sorularınızı ve gerekli alanları ekleyin

Formunuza ekleyeceğiniz sorular en değerli kısımdır. Sorular konusunda, iş gereksinimlerine uygun olarak oluşturduğunuz soruları kullanabilir veya fikir almak için şablonlarda sunduklarımıza göz atabilirsiniz. Ayrıca, SaaS müşteri anket sorularına bakabilir ve iş gereksinimlerinize göre soruları kullanabilirsiniz.

Gerekli alanları ekleyin

Formunuzu oluşturmaya başladığınızda, alanlar içinde dosya yükleme bölümünü bulabilir ve tüm destekleyici belgeleri toplamak için kolayca ekleyebilirsiniz. Ayrıca, şikayetçilerinizin başvuru tarihini kolayca seçebilmesi için bir tarih ve saat bölümü ekleyebilirsiniz. Dilerseniz, formun sonuna formu yasal hale getirmek için bir imza bölümü ekleyebilirsiniz.

4- Formunuzun görünümünü değiştirin

Formunuzun tasarımını değiştirin

Her işletmenin farklı bir renk düzeni ve tipografisi vardır. Form alanlarının görünümünü özelleştirebilir ve markanızın gereksinimlerini yansıtabilirsiniz. Ayrıca, logo ekleyebilir, arka planı ve temayı değiştirebilirsiniz. Özelleştirme bölümünde yazı tipi stili, metin rengi ve parlaklığı ayarlayarak temayı dilediğiniz gibi değiştirebilirsiniz.

5- Veritabanlarına bağlanın

Entegrasyonları kullanın

Bağlanma sekmesi, formunuzu bir veritabanına bağlamanıza olanak tanır. Analiz ve raporlama için Google Sheets, Microsoft Excel, ActiveCampaign, vb. ile bağlantı kurabilirsiniz. Müşteri desteği için formunuzu WhatsApp, Messenger vb. ile bağlayabilirsiniz. Tercihlerinize uygun çeşitli veritabanı alanlarını bulabilirsiniz.

6- Bildirim ayarlarını özelleştirin

E-posta bildirimlerini özelleştirin

Kullanışlı diğer bir araç ayarlar düğmesidir ve bu alanda bildirim ayarları görürsünüz. Bu ayarlar, tüketiciler formu tamamladığında e-posta almanızı sağlar. Müşteri hizmetleri, şikayet sürecini kolayca düzenleyebilir ve ürün ve hizmetlerle ilgili gerçek zamanlı kararlar almanıza olanak tanır.

7- Formu paylaşın

Formunuzu paylaşın

Son aşamada, formu websitenize yerleştirin veya sosyal medya gibi tüm dijital platformlarda paylaşın. forms.app’te gizlilik ayarlarını belirleme seçeneğiniz de vardır; örneğin genel, sınırlı ve özel. Ayrıca, formunuzu paylaştığınızda websitenizde nasıl görüneceğini inceleyebilirsiniz. Dilerseniz, formunuzu e-posta ile gönderebilir veya daha teknolojik hale getirmek için bir QR kodu oluşturabilir ve websitenize yerleştirebilirsiniz.

Müşteri şikayet formu oluşturmak için 5 profesyonel ipucu

İşinizi bir sonraki seviyeye taşımak için müşterilerinize şikayetlerinin önemli olduğunu ve işletmeniz tarafından duyulduklarını göstermeniz gerekir. Müşterilerden şikayet toplamak için etkili bir form oluşturmak önemlidir.

Müşteri şikayet formları için uzman ipuçları

Süreci basit ve kullanımı kolay hale getirmek için müşteri şikayet formu oluştururken aklınızda tutmanız gereken birkaç şey var. İşte en önemlileri:

✨ Basit tutun: Müşteri şikayetleriyle ilgili çok fazla şey talep ederseniz süreci tamamlamayı zorlaştırabilirsiniz.

ℹ️ Ayrıntılı iletişim bilgisi isteyin: Sorunları çözdüğünüzde ve onlara geri dönmek istediğinizde, ayrıntılı iletişim bilgilerini bilmek kritik önem taşır.

➕ Destekleyici belge bölümü ekleyin:  Müşteriler, iddialarını kanıtlayan destekleyici belgeler eklemek isteyebilirler. Tüm bilgileri toplamak için destekleyici belge bölümü ekleyin.

📩 Şikayetçiler için bir mesaj kutusu ekleyin: Müşteriler, formunuza koyduğunuz sorular aracılığıyla şikayetlerini tam olarak ifade edemeyebilir. Ekstra bir mesaj alanı ekleyerek ürün veya hizmetle ilgili endişelerini ve şikayetlerini ifade etmelerine izin verin.

🖊️ İmza bölümü ekleyin: Bir imza bölümü formu daha yasal hale getirecektir. Formun sonuna imza bölümünü koyarsanız hem müşteri hem de formu oluşturan taraf hüküm ve koşulları kabul eder.

Özetle

Birçok nedenle müşteriniz ürün ve hizmetinizden memnun olmayabilir. Buna neden olan şeyleri anlamaya çalışmak işinizin devamlılığını sağlayacaktır.

Müşteri şikayetlerini dinlemeye ve herhangi bir sorunu hızlı bir şekilde çözmeye zaman ayırmak önemlidir. Bu, müşteri memnuniyetini ve bağlılığını arttırabilir ve müşterilere endişelerini önemsediğinizi gösterir. Ayrıca, onlarla daha güçlü ilişkiler kurmanın harika bir yoludur.

Makalemizde, müşteri şikayet formunun ne olduğunu, müşteri şikayetlerini neden toplamanız gerektiğini ve forms.app üzerinde müşteri şikayet formunun nasıl oluşturulacağını öğrendiniz. Ayrıca, daha iyi bir form oluşturmak için önemli ipuçlarını incelediniz.