Como enviar respostas de formulário do Google para vários endereços de e-mail (5 Métodos)

O envio de notificações do Google Forms para vários endereços de e-mail é uma verdadeira dor de cabeça que o Google precisa resolver. Felizmente, existem métodos...E alternativas.

Imagine que você tenha criado um formulário do Google para uma inscrição de emprego, registro de evento ou consulta de cliente. No momento em que alguém o envia, três pessoas diferentes da sua equipe precisam saber; digamos que seu gerente de RH, seu coordenador de escritório e você mesmo. Mas apenas um e-mail aparece em uma caixa de entrada, pois o Google Forms envia notificações de resposta apenas para o criador do formulário por padrão.

Neste guia, vou mostrar como configurar seu formulário para enviar vários endereços de e-mail, com cada método prático: De uma solução rápida manual a uma solução de nível de desenvolvedor. Assim, você pode escolher o método que se adapta à sua equipe. Também mostrarei como o forms.app lida com isso nativamente, sem nenhum dos contornos.

As respostas do Google Form podem ser enviadas para vários endereços de e-mail?

Sim, mas com etapas extras. Quando uma nova resposta chega, o Google Forms enviará automaticamente um e-mail ao proprietário do formulário. Aí é onde o sistema nativo de notificação termina.

Os colaboradores que foram adicionados ao formulário podem optar por receber notificações, mas cada pessoa precisa fazer isso individualmente. O proprietário do formulário não pode configurar isso em nome deles ou gerenciar uma lista de destinatários central.

Além disso, existem algumas outras maneiras práticas de obter notificações de resposta de formulário para várias pessoas, cada uma com diferentes compensações em tempo de configuração, confiabilidade e custo.

Por que enviar notificações por e-mail para vários endereços? (e quando)

Antes de entrar nos métodos, vale a pena reconhecer o quão comum essa necessidade realmente é. Aqui estão algumas situações em que uma única notificação simplesmente não funciona:

Como enviar respostas de formulário do Google para outros endereços de e-mail

Você pode enviar respostas de formulário do Google para outros endereços de e-mail configurando um e-mail de notificação nas configurações do formulário, ou também pode usar complementos. Estas são as maneiras mais fáceis de enviar respostas de formulário do Google para outros endereços de e-mail, que são fornecidas e explicadas abaixo. Aqui estão alguns métodos que você pode usar para enviar respostas de formulário do Google para outros endereços de e-mail:

Método 1: Adicionar colaboradores e pedir-lhes para ativar as notificações (Não são necessários complementos)

Esta é a abordagem mais simples para equipes pequenas. Como proprietário do formulário, você adiciona cada membro da equipe como colaborador no formulário. Uma vez que tenham acesso, cada pessoa pode optar por receber notificações por e-mail sempre que uma nova resposta chegar. Importante, isso é algo que cada colaborador deve fazer por si mesmo; você não pode configurar isso para eles.

1. Abra um Formulário do Google e clique no ícone de compartilhamento (com uma pessoa e sinal de +) no canto superior direito.

A localização do botão de compartilhamento nos Formulários do Google

2. Adicione novos colaboradores digitando seus endereços de e-mail. É o mesmo processo de compartilhar um Documento do Google.

Adicionando colaboradores aos Formulários do Google

3. Altere o nível de permissão deles para editor.

Alterando o nível de permissão ao convidar um colaborador para os Formulários do Google

4. Clique em Enviar.

A localização do botão de enviar dentro do pop-up de compartilhamento do formulário

Passos para cada colaborador ativar suas próprias notificações:

5. Abra o Formulário do Google compartilhado e clique na aba Respostas.

A localização da aba de respostas nos Formulários do Google

6. Clique no ícone de três pontos no canto superior direito da seção de Respostas

A localização do ícone de três pontos na aba de respostas

7. Selecione Receber notificações por e-mail para novas respostas.

A opção "Receber notificações por e-mail" no menu de três pontos

Melhor para: Pequenas equipes confiáveis de duas ou três pessoas que podem completar essa configuração por si mesmas.

Limitações: Isso não escala bem. Cada novo membro da equipe precisa optar manualmente. Você não pode gerenciar centralmente a lista de destinatários, e colaboradores com acesso de Visualizador não podem ativar notificações.

Método 2: Google Sheets + regras de notificação

O método “Google Sheets + regras de notificação” evita completamente o problema de confiabilidade do complemento, utilizando o Google Sheets como camada de notificação. São necessários alguns passos adicionais para configurar, mas o resultado é um fluxo de trabalho mais estável.

Você vincula seu Google Form a uma Planilha do Google para que as respostas sejam registradas automaticamente lá. Em seguida, compartilha essa Planilha com todas as pessoas que precisam ser notificadas. Cada pessoa se inscreve para receber notificações de "nova linha" na Planilha, para que recebam um e-mail sempre que a Planilha for atualizada.

Passo 1: Vincule seu Google Form a uma Planilha do Google

A localização da opção “Link para Planilhas” no Google Formulários

Passo 2: Compartilhe a planilha do Google com sua equipe

Compartilhando Planilhas do Google com sua equipe

Passo 3: Cada destinatário se inscreve para receber notificações

Cada usuário compartilhado pode então configurar suas próprias preferências de notificação:

Editando as configurações de notificação das Planilhas do Google

Melhor para: Equipes que já usam Planilhas do Google para revisar respostas e não querem compartilhar acesso de edição ao próprio Formulário do Google.

Limitações: Cada destinatário ainda precisa configurar suas próprias configurações de notificação. E embora a conexão com a Planilha seja confiável, gerenciar tanto um Formulário quanto uma Planilha adiciona atrito.

Método 3: O complemento de notificações de formulário

Se você deseja controlar quem recebe notificações sem exigir que cada pessoa configure suas próprias preferências, o complemento Form Notifications do Google Workspace Marketplace é uma boa solução. Aqui está como instalar e configurá-lo:

1. Em seu Formulário Google, clique nos três pontos na barra de ferramentas superior e selecione Obter complementos.

A opção de abrir o mercado de complementos no Google Forms

2. Procure por Form Notifications no Marketplace.

Resultados da pesquisa por Form Notifications no Marketplace

3. Clique em Instalar e autorize o complemento com sua conta do Google.

A página do complemento Form Notifications

4. Uma vez instalado, clique novamente no ícone de quebra-cabeça e selecione Form Notifications para abri-lo.

Abrindo o complemento Form Notifications

5. Ative Notificar nas respostas do formulário e insira todos os endereços de e-mail dos destinatários.

Configurando o complemento Form Notifications

6. Clique em Salvar configuração.

O botão de salvar configuração no complemento de Notificações de Formulário

A partir deste ponto, cada nova submissão de formulário acionará um e-mail para todos os endereços que você listou, todos gerenciados a partir de um só lugar, pelo proprietário do formulário.

Melhor para: Equipes onde uma única pessoa gerencia o formulário e precisa enviar notificações para outros sem envolvê-los na configuração.

Limitações: Este complemento tem uma reputação mista. Um número considerável de usuários relata que pode ser pouco confiável (às vezes falha em enviar notificações, ou requer reinstalação após atualizações do Google Workspace). É uma ferramenta útil, mas trate-a como uma solução paliativa em vez de uma solução de produção.

Método 4: Google Apps Script (para usuários avançados)

Apps Script é o ambiente de script integrado do Google, e uma pequena função pode enviar automaticamente um e-mail para qualquer lista de destinatários sempre que seu formulário receber uma nova submissão.

Aqui está a ideia: Você escreve uma pequena função em JavaScript que é executada sempre que o formulário é enviado. A função lê os dados da resposta e envia um e-mail para uma lista predefinida de endereços. Vamos ver como você pode configurar o Google Apps Script para enviar respostas de formulário do Google para vários endereços de e-mail:

1. Abra seu Formulário do Google, clique em três pontos e escolha Apps Script.

Abrindo o Apps Script através do Google Forms

2. No Apps Script, exclua qualquer código existente e cole este script de e-mail. Certifique-se de alterar os emails (dado como “[email protected]”) com seus próprios endereços de e-mail.

  function sendEmailOnFormSubmit(e) {
 
    const responses = e.response.getItemResponses();
 
    
 
    let message = "New form submission:\n\n";
 
    
 
    responses.forEach(response => {
 
      message += response.getItem().getTitle() + ": " + response.getResponse() + "\n";
 
    });
 
  
 
    const recipients = [
 
      "[email protected]",
 
      "[email protected]",
 
      "[email protected]"
 
    ].join(",");
 
  
 
    MailApp.sendEmail({
 
      to: recipients,
 
      subject: "New Form Submission",
 
      body: message
 
    });
 
  }
 
  

Adicionando um script de notificações por e-mail para respostas do Google Forms

3. Salve o script, em seguida, clique em Adicionar Acionador (o ícone de relógio na barra lateral esquerda).

Adicionando um acionador no Apps Script

4. Defina o acionador para executar sua função No envio do formulário.

Definindo um acionador no Apps Script

5. Clique em salvar, autorize o script e teste preenchendo uma resposta real.

Salvando o acionador no Apps Script

Melhor para: Equipes com alguém confortável lendo ou editando JavaScript básico, que desejam ter controle total sobre o conteúdo, destinatários e condições de notificação.

Limitações: Requer algum conhecimento técnico. O Apps Script possui uma cota diária de e-mails (100 e-mails/dia para contas Google gratuitas, mais para Workspace).

Método 5: Ferramentas de automação de terceiros (Zapier, Make, n8n)

Ferramentas como Zapier, Make, e n8n conectam o Google Forms a serviços de e-mail por meio de fluxos de trabalho automatizados chamados "Zaps" ou "Cenários." Quando um formulário é enviado, a automação é acionada e envia um e-mail.

Essas ferramentas são verdadeiramente poderosas: você pode adicionar lógica condicional (enviar um email diferente com base em uma resposta específica), conectar-se ao seu CRM, fazer log em um banco de dados e enviar mensagens no Slack no mesmo fluxo de trabalho. No entanto, elas vêm com compensações significativas.

Melhor para: Equipes que já usam plataformas de automação e desejam construir lógica de notificação mais complexa além de apenas enviar um email.

Limitações: Os planos gratuitos geralmente são limitados no número de tarefas por mês, e fluxos de trabalho mais complexos requerem assinaturas pagas. A configuração também tem uma curva de aprendizado para usuários não técnicos.

Uma alternativa melhor ao Google Forms: forms.app

forms.app é um aplicativo de construção de formulários completo que oferece recursos poderosos, facilidade de uso e formulários bonitos prontos para uso. Se você está procurando poderosas alternativas ao Google Forms, forms.app é uma grande atualização em relação ao Google Forms. Aqui estão algumas:

Como enviar respostas de formulário para vários endereços de e-mail no forms.app

Cada método acima contorna uma limitação. Se preferir não manter complementos, compartilhar planilhas ou escrever scripts, o forms.app oferece notificações por e-mail múltiplas como um recurso integrado, sem necessidade de contornos.

Opções para criar um formulário no forms.app

Configurações de notificações no forms.app

Habilitando auto-notificações no forms.app

Adicionando outros endereços de e-mail para notificações

Personalizando a notificação por e-mail no forms.app

É isso! Agora, você poderá enviar vários e-mails sempre que receber uma nova resposta ao formulário.

Perguntas frequentes sobre como enviar respostas do Google Form por e-mail para vários destinatários

Conclusão

A limitação de um único destinatário do Google Forms é um dos pontos de atrito que parece ser menor no início e se torna realmente disruptivo à medida que uma equipe cresce. Os quatro métodos nativos do Google têm cada um seu lugar: a solução alternativa do colaborador é a mais rápida para equipes pequenas, o complemento de Notificações de Formulário oferece controle central com configuração mínima, as notificações do Google Sheets são confiáveis e gratuitas, e o Apps Script dá aos desenvolvedores a maior flexibilidade.

Se você está passando mais tempo gerenciando soluções alternativas do que gerenciando seus formulários, pode valer a pena experimentar forms.app, onde as notificações por e-mail múltiplas fazem parte das configurações padrão. O plano gratuito cobre a maioria das necessidades de equipes pequenas, e os planos pagos têm preços justos se você precisa de limites de respostas mais altos.