Como coletar assinaturas eletrônicas com o Google Forms

Se você estiver usando o Google Forms, então você pode ter notado que não há maneiras integradas de adicionar campos de assinatura ao seu formulário. Felizmente, algumas soluções podem ajudar na coleta de assinaturas digitais por meio de um formulário do Google.

Neste guia abrangente, revelaremos a verdade sobre as limitações de assinatura do Google Forms, passaremos por soluções alternativas sobre como adicionar uma assinatura eletrônica no Google Forms, explicaremos as questões legais e mostraremos a melhor alternativa para realmente coletar assinaturas eletrônicas que sejam legalmente vinculativas, seguras e fáceis de usar.

Posso adicionar um campo de assinatura a um formulário do Google?

A Resposta Curta: Não, Na Realidade Não

O Google Forms não possui um campo de assinatura nativo e não pode realmente coletar assinaturas eletrônicas dentro da plataforma. Isso não é um descuido; é por design. O Google Forms foi construído como uma ferramenta simples de pesquisa e coleta de dados, não como uma plataforma de assinatura eletrônica ou gerenciamento de documentos.

Felizmente, você tem algumas soluções alternativas e uma escolha melhor. Vamos direto para a coleta de assinaturas no Google Forms.

Como criar um Formulário do Google com uma assinatura eletrônica

Para criar um Formulário do Google com uma assinatura eletrônica, você precisará de uma solução alternativa. Felizmente, você tem três (Além de uma alternativa ao Google Forms para coletar assinaturas). Vamos examinar as três principais soluções alternativas para adicionar assinaturas aos Formulários do Google.

Método 1: Coletar assinaturas usando o campo de upload de arquivo

Embora seja um pouco redundante para os respondentes, adicionar uma pergunta de "Upload de Arquivo" ao seu Formulário do Google e pedir aos respondentes para fazer o upload de uma imagem de sua assinatura que eles tenham criado separadamente simplesmente funciona. É uma maneira sólida de coletar assinaturas manuscritas. Aqui estão os passos:

Usando um campo de upload de arquivo para coletar assinaturas nos Formulários do Google

Quais são as desvantagens de usar uploads de arquivo para assinaturas?

Método 2: complementos do Google Workspace Marketplace

Embora esta seja a solução alternativa mais comumente recomendada, simplesmente não funciona. Incluímos esta opção apenas como uma solução alternativa para compartilhar informações precisas.

Aqui está o processo: Você instala um complemento de terceiros no Google Workspace Marketplace que afirma adicionar funcionalidade de assinatura aos Formulários do Google. O complemento copia seu formulário e cria um formulário separado em sua própria plataforma; você não está mais usando o Google Forms quando segue o link. Essas plataformas permitem tão poucas quanto 10 assinaturas por mês.

Por que os complementos na verdade não permitem coletar assinaturas nos Formulários do Google?

Complementos de "Assinatura" no Marketplace do Workspace

Método 3: Link para uma ferramenta externa de assinatura

Outra solução alternativa é adicionar um campo de texto ou link em seu Formulário do Google que direcione os usuários para uma ferramenta separada de coleta de assinaturas como DocuSign, Adobe Sign ou HelloSign. Aqui estão os passos:

Adicionando links externos para assinaturas no Google Forms

Quais são as desvantagens de vincular a outra página para assinaturas?

Existe uma maneira melhor de coletar assinaturas?

Várias opções estão disponíveis para coletar assinaturas eletronicamente, e qual é a melhor para você dependerá de suas necessidades e preferências. Sua melhor escolha seria forms.app devido à sua interface fácil de usar e opções econômicas, mas também há algumas opções a considerar:

Aqui está uma tabela de comparação detalhada:

Como obter assinaturas eletrônicas com forms.app

Assinaturas eletrônicas, ou e-assinaturas, são uma maneira conveniente e segura de verificar a identidade e o consentimento de indivíduos em transações ou registros online. O forms.app permite que você colete e-assinaturas através de formulários online personalizados facilmente. Vamos guiá-lo pelos passos para obter e-assinaturas com forms.app.

1. Primeiro, vá para o forms.app e crie uma conta gratuitamente.

Criar uma conta no forms.app

2. Depois de ter uma conta, você pode criar um novo formulário escolhendo uma das seguintes opções:

Para este guia passo a passo, escolhemos um dos favoritos dos usuários, o modelo de formulário de assinatura eletrônica.

Criando um formulário de assinatura no forms.app

3. No editor de formulários de arrastar e soltar, clique em "Assinatura" na lista de campos disponíveis ou arraste-o para o formulário. Seu formulário agora incluirá um campo de assinatura digital.

Adicionando um campo de assinatura a um formulário no forms.app

4. Quando terminar de modificar seu formulário e adicionar quaisquer outros campos ou componentes que você precise, você pode visitar a aba de design para personalização e a aba de configurações para alterar o básico do seu formulário. Por fim, você pode ir para a página de compartilhamento para personalizar e copiar a URL do seu formulário, gerar um código QR para ele ou obter o código de incorporação para o seu site.

Compartilhando o formulário de assinatura

5. Seus clientes podem assinar o formulário eletronicamente clicando no campo de assinatura e desenhando sua assinatura. Graças aos outros campos de formulário integrados, eles também podem adicionar quaisquer informações adicionais ou documentos que possam ser necessários em sua submissão de formulário.

Visualizando como o campo de assinatura aparece em um formulário

O que é uma assinatura digital?

Uma assinatura digital é um método de verificar um documento usando uma identidade eletrônica. Essa autenticação depende de um terceiro confiável, geralmente referido como uma autoridade de certificação (CA). As assinaturas digitais são usadas em aplicações que exigem consentimento, como a coleta de dados pessoais. Elas fornecem autenticidade, integridade e confiança.

As assinaturas eletrônicas são legalmente vinculativas?

O formulário assinado se torna um registro legalmente vinculativo e seguro. As assinaturas eletrônicas são legalmente válidas em vários países, desde que condições específicas sejam atendidas. Incluir um campo de assinatura digital em seus formulários permite que você colete assinaturas legalmente vinculativas de seus clientes. O uso de assinaturas digitais pode otimizar seu fluxo de trabalho automatizando o processo de assinatura e eliminando a necessidade de manipulação manual de documentos físicos.

Sem uma solução de assinatura eletrônica confiável, elementos essenciais do ESIGN e UETA podem não ser atendidos, deixando espaço para as pessoas potencialmente desistirem de contratos ou alegarem que não os entenderam. Para garantir a legalidade e segurança das assinaturas eletrônicas coletadas por meio de formulários do Google, é vital usar um plug-in confiável dentro do Google Workspace Marketplace.

Quando você precisa de um campo de assinatura digital em seus formulários?

Se você deseja criar os seguintes formulários, pode ser necessário adicionar um campo de assinatura aos seus formulários.

Documentos Legais:

Saúde:

Financeiro:

Imóveis:

Recursos Humanos:

Educação:

Perguntas frequentes sobre a coleta de assinaturas com o Google Forms

A conclusão

O Google Forms não pode coletar assinaturas eletrônicas de forma prática ou legalmente sólida. Embora existam soluções alternativas (envio de arquivos, complementos de terceiros, links externos de assinatura), todas elas têm falhas críticas. Elas criam experiências de usuário terríveis, fragmentam seus dados em vários sistemas, não possuem conformidade legal adequada e muitas vezes custam dinheiro por funcionalidades severamente limitadas.

Os complementos que afirmam permitir assinaturas na verdade não funcionam dentro do Google Forms; eles redirecionam os usuários para plataformas externas, derrotando o propósito de usar o Google Forms em primeiro lugar.

Se você precisa coletar assinaturas eletrônicas para contratos, acordos, formulários de consentimento, termos de renúncia ou qualquer outro documento importante, o forms.app é a solução. Ele fornece campos de assinatura nativos que funcionam perfeitamente em seus formulários e uma experiência otimizada para dispositivos móveis que realmente funciona. Crie sua conta gratuita no forms.app e comece a coletar assinaturas legalmente vinculativas em minutos.