Cómo recopilar firmas electrónicas con Google Forms

Si utiliza Google Forms, es posible que haya notado que no hay formas incorporadas de añadir campos de firma a su formulario. Afortunadamente, existen algunas soluciones que pueden ayudarle a recopilar firmas digitales a través de un formulario de Google.

En esta guía completa, revelaremos la verdad sobre las limitaciones de firma de Google Forms, analizaremos las soluciones para añadir una firma electrónica en Google Forms, explicaremos los problemas legales y le mostraremos la mejor alternativa para recopilar firmas electrónicas que sean legalmente vinculantes, seguras y fáciles de usar.

¿Puedo añadir un campo de firma a un formulario de Google?

La respuesta corta: No, en realidad no

Google Forms no tiene un campo de firma nativo y no puede recopilar verdaderamente firmas electrónicas dentro de la plataforma. Esto no es un descuido; es por diseño. Google Forms fue construido como una herramienta simple de encuestas y recopilación de datos, no como una plataforma de firma electrónica o gestión de documentos.

Por suerte, hay algunas soluciones alternativas y una opción mejor. Vamos directamente a la recopilación de firmas en Google Forms.

Cómo crear un formulario de Google con una firma electrónica

Para crear un formulario de Google con una firma electrónica, necesitará una solución alternativa. Afortunadamente, tiene tres (además de una alternativa a Google Forms para recopilar firmas). Examinemos las tres principales soluciones para añadir firmas a Google Forms.

Método 1: Recopilación de firmas utilizando el campo de carga de archivos

Aunque es un poco redundante para los encuestados, añadir una "Carga de archivos" pregunta a su formulario de Google y pedir a los encuestados que carguen una imagen de su firma que hayan creado por separado simplemente funciona. Es una forma sólida de recopilar firmas manuscritas. Aquí están los pasos:

Uso de un campo de carga de archivos para recopilar firmas en Google Forms

¿Cuáles son las desventajas de usar cargas de archivos para firmas?

Método 2: Complementos de Google Workspace Marketplace

Aunque esta es la solución más comúnmente recomendada, simplemente no funciona. Incluimos esta opción solo como una solución alternativa para compartir información precisa.

Here’s the process: You install a third-party add-on from the Google Workspace Marketplace that claims to add signature functionality to Google Forms. The add-on copies your form and creates a separate form on its own platform; you are no longer using Google Forms when you follow the link. These platforms allow as few as 10 signatures per month.

¿Por qué los complementos no permiten realmente la recopilación de firmas en Google Forms?

Complementos de "Firma" en Google Workspace Marketplace

​​Método 3: Enlazar a una herramienta de firma externa

Otra solución es añadir un campo de texto o enlace en su formulario de Google que dirija a los usuarios a una herramienta de recopilación de firmas separada como DocuSign, Adobe Sign o HelloSign. Aquí están los pasos:

Añadir enlaces externos para firmas en Google Forms

¿Cuáles son las desventajas de enlazar a otra página para las firmas?

¿Hay una mejor manera de recopilar firmas?

Varias opciones están disponibles para recopilar firmas electrónicamente, y la mejor para usted dependerá de sus necesidades y preferencias específicas. Su mejor opción sería forms.app debido a su interfaz fácil de usar y opciones económicas, pero también hay algunas opciones a considerar:

Aquí tiene una tabla comparativa detallada:

Cómo obtener firmas electrónicas con forms.app

Las firmas electrónicas, o e-firmas, son una forma conveniente y segura de verificar la identidad y el consentimiento de las personas en transacciones o registros en línea. forms.app le permite recopilar firmas electrónicas fácilmente a través de formularios en línea personalizados. A continuación, le mostraremos los pasos para obtener firmas electrónicas con forms.app.

1. Primero, vaya a forms.app y cree una cuenta gratis.

Creación de una cuenta de forms.app

2. Una vez que tenga una cuenta, puede crear un nuevo formulario eligiendo una de las siguientes opciones:

Para esta guía paso a paso, hemos elegido una de las favoritas de los usuarios, la plantilla de formulario de firma electrónica.

Crear un formulario de firma en forms.app

3. En el editor de formularios de arrastrar y soltar, haga clic en "Firma" de la lista de campos disponibles o arrástrelo al formulario. Su formulario ahora incluirá un campo de firma digital.

Añadir un campo de firma a un formulario en forms.app

4. Una vez que haya terminado de modificar su formulario y añadir cualquier otro campo o componente que necesite, puede visitar la pestaña de diseño para personalizarlo y la pestaña de configuración para cambiar los aspectos básicos de su formulario. Finalmente, puede ir a la página de compartir para personalizar y copiar la URL de su formulario, generar un código QR para él u obtener el código de inserción para su sitio web.

Compartir el formulario de firma

5. Sus clientes pueden firmar el formulario electrónicamente haciendo clic en el campo de firma y dibujando su firma. Gracias a los otros campos de formulario incorporados, también pueden añadir cualquier información o documento adicional que pueda ser requerido en el envío de su formulario.

Previsualización del aspecto del campo de firma en un formulario

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es un método de verificación de un documento mediante el uso de una identidad electrónica. Esta autenticación depende de un tercero de confianza, generalmente denominado autoridad de certificación (CA). Las firmas digitales se utilizan en aplicaciones que requieren consentimiento, como la recopilación de datos personales. Proporcionan autenticidad, integridad y confianza.

¿Son las firmas electrónicas legalmente vinculantes?

El formulario firmado se convierte en un registro legalmente vinculante y seguro. Las firmas electrónicas son legalmente válidas en varios países, siempre que se cumplan condiciones específicas. Incluir un campo de firma digital en sus formularios le permite recopilar firmas legalmente vinculantes de sus clientes. El uso de firmas digitales puede agilizar su flujo de trabajo al automatizar el proceso de firma y eliminar la necesidad de manipulación manual de documentos físicos.

Sin una solución de firma electrónica fiable, es posible que no se cumplan elementos esenciales de ESIGN y UETA , dejando espacio para que las personas puedan retractarse de contratos o alegar que no los entendieron. Para garantizar la legalidad y seguridad de las firmas electrónicas recopiladas a través de Google Forms, es vital utilizar un complemento de confianza dentro de Google Workspace Marketplace.

¿Cuándo necesita un campo de firma digital en sus formularios?

Si desea crear los siguientes formularios, es posible que deba añadir un campo de firma a sus formularios.

Documentos legales:

Atención sanitaria:

Financiero:

Bienes raíces:

Recursos Humanos:

Educación:

Preguntas frecuentes sobre la recopilación de firmas con Google Forms

En resumen

Google Forms no puede recopilar firmas electrónicas de ninguna manera práctica o legalmente sólida. Si bien existen soluciones alternativas (cargas de archivos, complementos de terceros, enlaces de firma externos), todas comparten fallas críticas. Crean experiencias de usuario deficientes, fragmentan sus datos en múltiples sistemas, carecen de cumplimiento legal adecuado y a menudo cuestan dinero por una funcionalidad severamente limitada.

Los complementos que afirman habilitar las firmas no funcionan en absoluto dentro de Google Forms; redirigen a los usuarios a plataformas externas, anulando el propósito de usar Google Forms en primer lugar.

Si necesita recopilar firmas electrónicas para contratos, acuerdos, formularios de consentimiento, exenciones o cualquier otro documento importante, forms.app es la solución. Proporciona campos de firma nativos que funcionan perfectamente dentro de sus formularios y una experiencia optimizada para dispositivos móviles que realmente funciona. Cree su cuenta gratuita de forms.app y comience a recopilar firmas legalmente vinculantes en minutos.