Cómo habilitar las notificaciones por correo electrónico de Google Forms

En la creación de encuestas o formularios, ya sea que seas propietario de una pequeña empresa o gestiones una gran compañía, es crucial seguir las respuestas para recopilar información valiosa. Sin embargo, hacer un seguimiento manual de cada envío puede ser muy laborioso y desafiante, especialmente para empresas con altas tasas de respuesta. Las notificaciones de formularios son una excelente solución en este proceso, proporcionando actualizaciones instantáneas a los creadores y respondientes.

Recibir notificaciones o actualizaciones de los respondientes te ayuda a mantenerte informado y actualizado sobre sus respuestas. Además, enviar notificaciones por correo electrónico a tus clientes es crucial para informarles sobre los detalles de tu encuesta. En este artículo, compartiremos información interesante sobre la importancia de las alertas por correo electrónico. También aprenderás cómo habilitar notificaciones por correo electrónico para Google Forms y más.

Importancia de las notificaciones por correo electrónico

Las notificaciones por correo electrónico son vitales para mantener informada y comprometida a tu empresa y a tus clientes. Puedes usarlas para ayudar al propietario del formulario, respondiente, o miembros del equipo a mantenerse actualizados, optimizando tus procesos empresariales y mejorando la eficiencia. Aquí hay algunas ventajas de usar notificaciones en tu proceso de creación de formularios para mejorar aún más tu negocio: 

📧 Seguimiento efectivo del rendimiento: Las notificaciones por correo electrónico facilitan el seguimiento de las respuestas a los formularios o cualquier otra acción requerida, mejorando el flujo de trabajo en general. Siempre estarás actualizado sobre el progreso de tus formularios y podrás abordar rápidamente cualquier nueva respuesta.

📧 Ahorro de tiempo: Habilitar notificaciones automatiza el proceso de seguimiento de envíos de formularios, ahorrando tiempo a los creadores de formularios y permitiéndoles enfocarse en otras tareas importantes.

📧 Mejora de la comunicación: Las notificaciones por correo electrónico mejoran la comunicación entre creadores de formularios, respondientes, y empleados, mejorando la experiencia del usuario y optimizando la colaboración en equipo.

Cómo habilitar las notificaciones por correo electrónico en Google Forms

Google Forms, un componente de Google Workspace, es una maravillosa herramienta para crear encuestas y formularios, que ofrece una interfaz fácil de usar e integración con Google Sheets. Te ayuda a crear formularios y compartirlos o incrustarlos en un sitio web. Esta herramienta tiene muchas características valiosas para tu negocio; por ejemplo, puedes usar Google Forms para recopilar direcciones de correo electrónico.

La plataforma de Google Forms te brinda la oportunidad de gestionar las notificaciones de tus formularios, lo que facilita el seguimiento de las respuestas y el progreso general. Configurar alertas por correo electrónico con esta herramienta es simple, pero los usuarios nuevos en la plataforma pueden necesitar aclaraciones debido a sus características específicas. A continuación, te mostraremos cómo habilitar las notificaciones por correo electrónico de Google Forms de manera fácil y rápida:

1. Abre tu formulario y accede a la configuración del formulario

Haz clic en los tres puntos

En primer lugar, ve a Google Forms y abre el formulario para el cual deseas habilitar las notificaciones por correo electrónico. Luego, accede a la pestaña de Respuestas en la parte superior de tu formulario y haz clic en el icono del menú de tres puntos en la esquina superior derecha del campo.

2. Habilita tus notificaciones

Recibir notificaciones por correo electrónico para nuevas respuestas

Una vez que llegues a la pestaña de configuración, selecciona la opción Recibir notificaciones por correo electrónico para nuevas respuestas del menú desplegable. Después de confirmar tu configuración de notificaciones, recibirás notificaciones por correo electrónico después de cada envío exitoso del formulario.

💡Las notificaciones por correo electrónico de Google no incluyen un resumen de la respuesta, por lo que deberás volver a Google Forms para ver los detalles completos de cada respuesta.

3. Proporcione notificaciones a los miembros de su equipo

Agregar colaboradores a su formulario

Por defecto, solo el creador del formulario recibe notificaciones. Si desea enviar respuestas de formulario de Google a varias direcciones de correo electrónico, proporcionaremos una manera de incluir más colaboradores.

Para agregar colaboradores a su formulario de Google, haga clic en el icono de menú de tres puntos en la esquina superior derecha, luego presione el botón Agregar colaboradores.

A continuación, ingrese las direcciones de correo electrónico de sus colegas que desea agregar y haga clic en Enviar. Este paso permite que otros editen el formulario y reciban notificaciones por correo electrónico para nuevas respuestas.

💡Para asegurarse de que sus miembros del equipo reciban todas las actualizaciones, debe pedirles que activen sus notificaciones por correo electrónico.

4. Utilice complementos para mejorar y personalizar sus notificaciones

Obtener complementos para su formulario

Tenemos una excelente solución si está buscando mejorar aún más sus alertas por correo electrónico. Debido a las limitaciones de la plataforma, deberá instalar complementos especiales de Google Workspace Marketplace para editar y personalizar sus notificaciones.

El complemento Notificación por correo electrónico para formularios de Google mejora las notificaciones por correo electrónico de Google Forms al permitirle personalizar cada notificación, incluidos los resultados del formulario que se incluirán. Puede personalizar notificaciones para diferentes destinatarios, automatizar correos electrónicos a los encuestados, y rápidamente dar a cada notificación un nombre único.

Mailrecipe es otro complemento de Google Workspace que lo ayuda a crear notificaciones por correo electrónico personalizadas. Ofrece la función única de editar respuestas incluso después de enviarlas. Puede mantener a todos los compañeros de trabajo actualizados, personalizar el contenido del correo electrónico, y enviar correos electrónicos de prueba para asegurarse de que todo funcione sin problemas.

Pruebe la opción más avanzada: forms.app

La plataforma de Google Forms es excelente para recopilar rápidamente resultados simples. Sin embargo, puede ser limitante para necesidades más complejas como la personalización avanzada o opciones específicas. Explorar soluciones alternativas puede ser el siguiente paso lógico para lograr estos propósitos particulares. Para crear un formulario ideal con configuraciones de notificación completas, queremos presentar una fantástica solución alternativa. 

forms.app es una herramienta perfecta para crear formularios web, ya sea que esté creando formularios de solicitud de empleo, encuestas de satisfacción, o cuestionarios de redes sociales. Ofrece muchas funciones valiosas y opciones de notificación de formularios manejables. Esta guía paso a paso le ayudará a configurar las notificaciones por correo electrónico de su formulario utilizando forms.app:   

1. Abra su formulario y vaya a la configuración del formulario

Abra la configuración del formulario

Para comenzar, abra su formulario y permanezca en la página de edición. Luego, haga clic en el botón Configuración en la parte superior de la página de edición. En el lado izquierdo, encontrará la opción de configuración de notificaciones.

2. Active las auto-notificaciones

Haga clic en la configuración de notificaciones

Una vez que haya accedido al campo de opciones de notificación, haga clic en la opción Notificar a mi dirección de correo electrónico. Luego, active el interruptor de notificaciones por correo electrónico. ¡Eso es todo; las notificaciones por correo electrónico se enviarán automáticamente a su dirección de correo electrónico! 

3. Proporcione a sus encuestados notificaciones por correo electrónico

Notificar a la dirección de correo electrónico del remitente

Proporcionar a sus encuestados alertas por correo electrónico es esencial, ya que ayuda a mejorar la experiencia del cliente y del usuario. forms.app le ofrece esta valiosa opción. Considere explorar cómo administrarla rápidamente. Todo lo que necesita hacer es acceder a la misma pestaña de configuración donde activó las notificaciones para usted.

Haga clic en la opción Notificar a la dirección de correo electrónico del remitente y active el botón en la parte superior para habilitar las notificaciones del encuestado.

4. Personalice sus notificaciones

Personalice la configuración de notificación por correo electrónico

Además, puede personalizar los correos electrónicos de notificación utilizando variables. Edite los textos que desea ver y agregue variables. Al hacer clic en el botón de suma o escribir @ en la línea de asunto, puede cambiar el contenido de los correos electrónicos de notificación.

Los correos electrónicos incluyen su título del formulario, URL del formulario, y respuestas a las preguntas por defecto. Sin embargo, puede personalizarlos para mostrar solo las respuestas que le interesan.

Palabras finales

En resumen, gestionar las notificaciones por correo electrónico en el proceso de creación de formularios es vital para cualquier negocio. Activar las notificaciones significa no tener que responder a direcciones de correo electrónico o revisar las respuestas de la encuesta todo el tiempo. Esto ahorra tiempo, mejora la experiencia del cliente, y ayuda a alcanzar nuevos objetivos al rastrear el rendimiento de manera efectiva. 

En este artículo, hemos explicado la importancia de las notificaciones por correo electrónico para su negocio y proporcionado información valiosa. También le hemos dado pasos sencillos para configurar notificaciones por correo electrónico para Google Forms y más, para ayudarlo a optimizar su flujo de trabajo y mejorar su comunicación.