Google Forms para organizaciones sin fines de lucro: Casos de uso, consejos y limitaciones
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Toda acción significativa de una organización sin fines de lucro comienza con algo simple: un formulario.
Los formularios en línea se han convertido en herramientas esenciales para cualquier organización sin fines de lucro, desde la recopilación de información de donantes durante una campaña de recaudación de fondos hasta la gestión de solicitudes de voluntarios y registros de eventos. Un formulario bien diseñado y fácil de usar reduce el trabajo manual, minimiza errores e incluso puede mejorar las tasas de conversión en una página de donaciones, convirtiendo a los visitantes ocasionales en colaboradores a largo plazo.
En este artículo, cubriremos los casos de uso más prácticos de Google Forms para ONGs, compartiremos consejos de expertos para obtener mejores resultados y destacaremos dónde se queda corto Google Forms, incluyendo una alternativa más sólida para organizaciones que necesitan cobros seguros, experiencias de donación con marca y más.
TL;DR
Principales casos de uso:
Solicitudes de voluntarios
Registro de eventos
Comentarios post-evento
Seguimiento de recibos y gastos
Solicitudes de subvenciones y programas
Por qué las ONGs usan Google Forms y cómo lo utilizan
Las organizaciones sin fines de lucro no tienen el lujo de desperdiciar tiempo o dinero, y Google Forms entiende esa premisa.
Una muestra de formulario de confirmación de asistencia (RSVP) de Google Forms
Es gratuito, no requiere conocimientos técnicos y funciona en cualquier dispositivo. Ya sea que estés registrando voluntarios en un evento comunitario o rastreando gastos después de una campaña de recaudación de fondos, probablemente exista un formulario para eso. Así es como las ONGs los ponen en marcha:
- Recopilación de datos estructurados - formularios de solicitud de voluntarios, subvenciones y programas
- Participación y comentarios de voluntarios - encuestas post-evento, formularios de satisfacción después de los turnos
- Eficiencia en tiempo y costos - reemplazar las hojas de registro en papel
- Automatización - solicitudes de tiempo libre, flujos de admisión de varios pasos que se adaptan a cada encuestado
- Accesibilidad en todos los dispositivos - registro de eventos, registros en el sitio, formularios de interés en campañas
- Mantenimiento de registros financieros - seguimiento de recibos y facturas, solicitudes de reembolso de gastos
Pestaña de respuestas de Google Forms
💡 Antes de crear tu formulario, escribe exactamente lo que necesitas de cada respuesta. Los objetivos vagos producen datos vagos. Si tu formulario es para un evento de recaudación de fondos, decide de antemano si necesitas preferencias dietéticas, tallas de camisetas o confirmación de asistencia, no las tres cosas si solo necesitas una.
Limitaciones de Google Forms para organizaciones sin fines de lucro
Google Forms es impresionante para ser una herramienta gratuita, pero lo gratuito tiene un límite. A medida que las necesidades de tu organización crezcan, comenzarás a encontrar obstáculos. Aquí es donde se le acaba el camino a Google Forms:
Personalización visual limitada
Obtienes un puñado de temas de color y una imagen de encabezado. Eso es todo. No hay forma de agregar tu logotipo correctamente, configurar fuentes de marca o crear un formulario que parezca pertenecer a tu organización.
Opciones de personalización disponibles en Google Forms
💡 Consejo de experto: Como mínimo, sube una imagen de encabezado de alta calidad que destaque la misión de tu ONG o una foto real de tu trabajo. No solucionará completamente la brecha de personalización, pero marca una diferencia notable en lo profesional que se siente el formulario.
Integraciones limitadas
Google Forms se conecta a un solo lugar: Google Sheets. Si tu equipo utiliza un CRM, una plataforma de correo electrónico o cualquier base de datos externa, estarás copiando y pegando datos manualmente.
Sin campo de pago o botón de donación
Esta es la mayor limitación para las ONGs. Google Forms no tiene un campo de pago integrado y no hay forma de recolectar donaciones directamente. Puedes incluir un enlace a una página de donación separada, pero cada clic adicional es una caída en la tasa de conversión y una interrupción en tus esfuerzos de recaudación de fondos.
💡 Consejo de experto: Si usas Google Forms para el registro de eventos, coloca tu enlace de donación externo al final del formulario, mientras la persona aún está interesada. No reemplazará un campo de pago nativo, pero mantiene tu botón de donación visible en el momento adecuado.
Sin informes y análisis avanzados
Todas las respuestas van a una hoja de Google Sheets plana. No hay resúmenes, ni estadísticas, ni análisis, lo que significa que alguien de tu equipo debe analizar manualmente los datos cada vez que necesites información sobre tus esfuerzos de recaudación de fondos.
Prueba una mejor alternativa
Google Forms funciona bien para tareas simples, pero a medida que tu ONG crece, las deficiencias se vuelven difíciles de ignorar. Recolectar donaciones, inscribir voluntarios legalmente y mantener una identidad de marca consistente no son casos excepcionales para las ONGs; son necesidades diarias. forms.app es una alternativa a Google Forms diseñada para manejar todas estas necesidades dentro de una única plataforma compatible con dispositivos móviles, sin requerir un desarrollador o un gran presupuesto.
Campo de pago
Puedes agregar el 'Campo de pago' y ajustar su configuración
Con el campo de pago de forms.app, puedes crear un formulario de donación gratuito para ONGs que acepte tarjetas de crédito y procese pagos de forma segura. Te permite recolectar pagos directamente dentro de tu formulario a través de integraciones nativas con los procesadores de pago Stripe y PayPal.
💡 Consejo práctico: Más allá de los montos fijos, puedes activar el interruptor de monto Flexible en la configuración del campo de pago, lo que permite a los encuestados ingresar su propia cantidad. Esta es una excelente manera de ofrecer montos de donación sugeridos y, al mismo tiempo, permitir que los donantes aporten lo que consideren correcto.
Campos legales
Agrega el campo de “Términos y condiciones” a tu formulario
forms.app te permite agregar una casilla de verificación de Términos y condiciones y un campo de firma electrónica legalmente vinculante directamente a cualquier formulario. Esto significa que puedes recopilar consentimiento y firmas en el mismo flujo, sin imprimir, sin escanear y sin tener que perseguir a las personas después.
💡 Caso de uso para ONG: Formularios de incorporación de voluntarios que requieren que los voluntarios reconozcan un código de conducta y firmen una exención de responsabilidad antes de su primer turno.
Logotipo y portada
Agrega un logotipo seleccionando el campo relacionado en el menú de campos a la izquierda
Sube el logotipo de tu organización y una imagen de portada con marca para que tus formularios luzcan como si realmente pertenecieran a tu ONG. Para donantes y solicitantes, un formulario con marca indica profesionalismo y construye el tipo de confianza que un Google Form genérico simplemente no puede lograr.
Amplia biblioteca de plantillas
Selecciona una plantilla de nuestra biblioteca de plantillas y personalízala aún más si es necesario
forms.app ofrece una amplia biblioteca de plantillas que incluye formularios de donación en línea ya hechos para organizaciones sin fines de lucro, por lo que no tienes que crear tu estructura de recopilación de datos desde cero cada vez que necesites un nuevo formulario.
Integraciones múltiples
Accede a la pestaña 'Conectar' para integrar tu formulario con plataformas de terceros
forms.app te permite conectar un formulario a múltiples aplicaciones y procesadores de pago al mismo tiempo.
💡 Caso de uso para ONG: Una solicitud de voluntario o cualquier plantilla de formulario de donación que envíe datos a tu CRM, notifique a tu equipo en Slack y agregue la información del solicitante o del pago a tu base de datos.
Formularios multilingües
Haz que tu formulario sea multilingüe accediendo a la pestaña 'Idiomas'
Las ONGs a menudo sirven a diversas comunidades, y forms.app te permite crear formularios multilingües que se muestran en el idioma preferido de tus encuestados, haciendo que tus solicitudes, formularios de donación y registros sean accesibles a una audiencia mucho más amplia.
Preguntas frecuentes (FAQs)
Los formularios pueden desempeñar varios roles en una campaña de recaudación de fondos, desde recopilar información de contacto de los simpatizantes y medir el interés antes de que se lance la campaña, hasta registrar a los asistentes a eventos de recaudación de fondos y recopilar comentarios posteriores a la campaña.
Google Forms no cuenta con un campo nativo para pagos o donaciones, por lo que no puede gestionar transacciones por sí solo. Puedes añadir un enlace a una página de donaciones externa dentro del formulario, pero esto crea pasos adicionales y un posible abandono por parte del usuario.
Para un proceso de donación más fluido, un creador de formularios con un campo de pago integrado, como forms.app, permite a los donantes completar todo en un mismo lugar, reduciendo la fricción y aumentando las tasas de finalización.
Sí, todas las plantillas en forms.app son totalmente editables después de seleccionarlas. Simplemente presiona el botón Usar plantilla y podrás personalizar las preguntas, la marca, los campos y la lógica como lo necesites.
Por ejemplo, hay una plantilla de formulario de donación lista para usar para organizaciones sin fines de lucro en la biblioteca: elígela, reemplaza el logotipo y la imagen de portada, ajusta los montos de donación y estará lista para compartir, sin necesidad de empezar desde cero.
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