Cómo recopilar solicitudes de permiso: Mejores prácticas + plantillas gratuitas

Millones de personas trabajan para muchas empresas en todo el mundo, ya sean grandes o medianas empresas. Los empleados pueden solicitar permiso o tiempo libre en el trabajo por muchas razones. Es común sentirse estresado y ver una disminución en la productividad después de trabajar sin parar por un tiempo. Por esta razón, las empresas suelen dar tiempo libre remunerado a sus empleados una vez al año.

Al final, este tiempo libre mantiene los niveles de productividad altos y evita el agotamiento tanto para los trabajadores como para las empresas. En este artículo, aprenderás qué es una solicitud de permiso, por qué usarla y cómo crear y recopilar solicitudes de permiso de forma gratuita. Además, obtendrás 7 puntos para incluir en un formulario de solicitud de permiso y consejos de expertos para una mejor experiencia.

Lo primero es lo primero: ¿Qué es un formulario de solicitud de permiso?

Un formulario de solicitud de permiso para empleados es una solicitud por escrito que te permite solicitar la aprobación para tomar tiempo libre planificado. Los empleados pueden escribir fácilmente una solicitud de permiso utilizando un formulario de solicitud de permiso.

Existen varios tipos de formularios de solicitud de permiso, como eventos familiares, permisos médicos, formularios de vacaciones y los más solicitados, formularios de permiso anual. Saber la ausencia de tus empleados en qué fecha y por cuánto tiempo te permite organizar el horario de trabajo para mantener la continuidad del trabajo y evitar interrupciones.

¿Por qué usar un formulario de solicitud de permiso en línea?

Al utilizar la solicitud de permiso, puedes entender por qué los empleados solicitan permiso. Cuando necesitas tomar tiempo libre, llenas un formulario de solicitud de permiso para pedir aprobación. Es una forma sencilla para que los empleados soliciten un descanso. Aquí tienes una lista de ventajas y beneficios de utilizar un formulario de solicitud de permiso:

Ventajas de usar formularios de solicitud de permiso

🗓️Configuración del horario de trabajo: Es fácil configurar un calendario de trabajo cuando un miembro del equipo solicita permiso para tomarse un tiempo libre. Saber en qué fecha y por cuánto tiempo estarán ausentes sus empleados le permite organizar todo para garantizar la continuidad y evitar interrupciones.

🤔🚫Prevenir confusiones: Cuando se entrega una solicitud de permiso en papel, puede causar confusión si el documento se pierde. También puede haber notificaciones verbales para obtener permiso, lo que puede causar confusión si el supervisor u dueño lo olvida. Para evitar esto, puede utilizar una solicitud de permiso en línea para la oficina.

⚡Optimizar el proceso: Usar un formulario de solicitud de permiso facilita la optimización del proceso. En ausencia de uno de sus empleados, puede reemplazarlo con otro y administrar el trabajo eficientemente.

🔐Ayuda a mantener los datos: Los empleadores pueden controlar la asistencia de los empleados y ver cuánto tiempo de permiso les queda. Esto puede ser útil para organizar un horario y asegurarse de tener suficientes personas durante los períodos ocupados.

¿Cómo puedo crear y recopilar solicitudes de permiso gratis?

Si desea ser más profesional cuando los empleados solicitan permiso, puede pedirles que escriban una solicitud en línea y recopilar toda la información necesaria a través del formulario. Es fácil solicitar documentos de respaldo que le permitan examinar el motivo del permiso y decidir si aprobarlo o rechazarlo.

Solo hay una forma de crear un formulario de solicitud de permiso en línea con forms.app. El constructor de formularios en línea le permite crear ejemplos de formularios de solicitud de permiso fácilmente.

1- Inicie sesión o cree una cuenta nueva

Inicie sesión en su cuenta

Puedes registrarte en forms.app fácilmente o si ya tienes una cuenta, puedes iniciar sesión de inmediato. Sabemos que tu tiempo es valioso, por lo que también puedes iniciar sesión a través de cuentas de Google, Facebook y Apple.

2- Selecciona una plantilla gratuita

Puedes empezar desde cero si quieres decidir sobre cada elemento desde el principio. Si prefieres ahorrar tiempo, puedes seleccionar una de nuestras plantillas fáciles de usar de formulario de solicitud de permiso para poner en marcha tu formulario rápidamente. De esta manera, puedes personalizar los detalles que más te importan. También puedes aprovechar el uso rápido de la IA. Simplemente puedes crear un formulario de solicitud de permiso usando el generador de formularios de IA de forms.app.

Elige una plantilla

También puedes revisar la plantilla de formulario de solicitud de permiso sin sueldo y editarla según tus necesidades.

3- Agrega tus propias preguntas

Agrega preguntas a tu formulario de solicitud de permiso

Las preguntas en esta sección son la parte más valiosa. Puedes usar las que creaste de acuerdo a las necesidades de tu negocio, o puedes revisar las que proporcionamos en las plantillas pre-diseñadas para obtener ideas.

4- Cambia la apariencia de tu formulario

Personaliza el diseño de tu formulario

Cada negocio tiene un esquema de colores y tipografía distintivo. Puedes personalizar la apariencia de tus campos de formulario para reflejar los requisitos de tu marca. También puedes agregar un logo y cambiar el fondo y el tema. Al seleccionar la sección personalizar, puedes cambiar el tema a tu gusto ajustando el estilo de fuente, el color del texto y el brillo.

5- Conéctate a las bases de datos

La pestaña Conectar te permite conectar tu formulario a una base de datos. Para análisis e informes, puedes conectarte con Google Sheets, Microsoft Excel, ActiveCampaign, etc . Puedes encontrar varios campos de base de datos que coincidan con tus preferencias.

Comprueba las integraciones para conectar

6- Comparte el formulario

En la etapa final, puedes elegir incrustarlo en tu sitio web o compartirlo en todas las plataformas digitales. También puedes configurar opciones de privacidad como público, limitado y privado en la configuración.

Comprueba las opciones de compartir

Además, puedes elegir cómo aparece el formulario en tu sitio web cuando compartes el enlace del formulario. También puedes enviar tu formulario por correo electrónico o hacer un código QR para hacerlo más tecnológico.

También puedes empezar a recopilar formularios de solicitud de permiso.

7 puntos para preguntar en un formulario de solicitud de permiso

Puedes convertir procesos complejos en procesos fáciles y amigables para el usuario utilizando formularios en línea.

Puedes obtener demandas específicas como permiso de tus empleados y recopilar todas las solicitudes de una vez. Antes de crear un formulario de solicitud de permiso en línea, debes saber qué preguntar en tu formulario en línea. Aquí tienes los 7 puntos para preguntar en tu formulario de solicitud de permiso en línea:

Cosas que preguntar en un formulario de solicitud de permiso

🗓️Fecha de la solicitud: Es importante conocer la fecha de la solicitud. De esta manera, puedes comparar la fecha del permiso y la fecha de la solicitud para entender el proceso.

📞Información de contacto: Primero, debes obtener los detalles de contacto como nombre completo, dirección de correo electrónico, y número de teléfono. Para informar a tus empleados si la solicitud ha sido aprobada o si necesitas ponerte en contacto con ellos en caso de una emergencia relacionada con el trabajo.

💼Cargo en el negocio: Para saber qué departamento necesitará más ayuda, debes conocer a la persona que solicitó el permiso, en qué departamento trabaja y qué está haciendo.

❓Motivo del permiso: El permiso puede ser solicitado por diversas razones. Debes conocer el motivo para poder evaluar si aprobarlo o no.

🕒Fechas de ausencia: Como supervisor o dueño, necesitas saber cuántos días tus empleados estarán ausentes del lugar de trabajo. Conocer las fechas de inicio y fin del permiso te da una idea de cómo manejar el proceso durante los días en que no estarán en el trabajo.

📄Documentos de respaldo: Pide documentos de respaldo para entender si el permiso es urgente. Puede tratarse de un problema médico, evento familiar, vacaciones, etc. Pedir documentos de respaldo te ayuda a tomar una decisión más fácilmente y evita confusiones sobre las solicitudes.

📬Agregar un cuadro de mensaje adicional: Necesitas darle espacio a tus empleados para expresarse sobre las razones del permiso. Para entender mejor el estado mental de los empleados, es necesario agregar un cuadro de mensaje.

4 Consejos de expertos para una mejor experiencia

Un formulario de solicitud de permiso hace que el proceso sea más fácil tanto para los empleadores como para los empleados. Reduce la confusión del proceso de permiso tradicional y te da un enfoque más profesional. Para hacer que el proceso sea simple y fácil de usar, hay algunas cosas que debes tener en cuenta al crear un formulario de solicitud de permiso amigable para el usuario. 

Necesitas seguir algunos pasos básicos para crear uno, pero si quieres hacer uno profesional, estos son los consejos profesionales a seguir:

Consejos profesionales para formularios de solicitud de permiso

✨Mantenerlo simple y corto: Los formularios de solicitud de permiso largos y complicados conducen a confusión tanto para el empleador como para el empleado. Hazlo simple y corto para facilitar el proceso de examen.

❓Hacer preguntas claras: Si quieres obtener respuestas claras de tus empleados, no hagas preguntas complicadas y largas. Sé directo y obtén lo que necesitas.

⚖️Especificar la política de permisos de la empresa: Si la política de permisos de la empresa está incluida en el formulario desde el principio, los empleados que no estén al tanto pueden modificar la duración de sus solicitudes de permiso.

✍🏻Pedir una firma: Deberías pedir la firma del empleado que ha completado su formulario de permiso. Esto hace que el documento sea más profesional y formal.

Palabras finales

Cuando tu negocio crece, es difícil gestionar las solicitudes de permiso de los empleados utilizando métodos anticuados. Los formularios en línea ofrecen muchas ventajas tanto para los empleadores como para los empleados. Al entender correctamente el motivo del permiso de tus empleados, puedes examinar el proceso de manera más confiable. También puede ayudar a tomar mejores decisiones para mejorar el sistema de gestión de tiempo libre en tu lugar de trabajo.

Hasta ahora, en nuestro artículo, has aprendido qué es un formulario de solicitud de permiso, por qué usarlo y 7 puntos para preguntar en un formulario de solicitud de permiso. También has aprendido cómo crear un formulario de solicitud de permiso en línea utilizando una herramienta en línea como forms.app y consejos útiles para hacer formularios mejores y más eficientes.