Cómo crear formularios con Microsoft Forms (Paso a paso)

La recolección de datos requiere profesionalismo. Como el proceso de recolección, almacenamiento y análisis de datos es una tarea importante para cada negocio, requiere que utilices las herramientas y las personas adecuadas. Por eso debes elegir la plataforma adecuada para el primer paso de recolección de datos: crear formularios. Con la plataforma adecuada, puedes recolectar, almacenar y analizar datos en el mismo lugar y recibir retroalimentación inmediatamente.

En este artículo, aprenderás por qué es importante crear formularios en línea para tu negocio, cómo usar Microsoft Forms para crear una encuesta o un formulario que se adapte a tus necesidades comerciales, una mejor opción para crear formularios con forms.app y varios consejos de expertos para llevar la recolección de información al siguiente nivel.

Por qué crear formularios en línea

Los formularios en línea son una de las formas más utilizadas para recolectar información en nuestra era de la tecnología. Son herramientas accesibles que pueden ser utilizadas incluso por las empresas más pequeñas y pueden proporcionar datos rápidos y útiles. Si quieres obtener cualquier información, realmente no hay mejor herramienta que los formularios en línea. Otras ventajas de los formularios en línea incluyen, pero no se limitan a:

💸 Rentabilidad: Una de las mejores ventajas de crear formularios en línea es ahorrar dinero. Hay numerosas plataformas gratuitas para crear y compartir un formulario que te permiten recolectar datos, y tampoco necesitas personal.

📊 Fácil de rastrear y analizar: Después de compartir tu formulario, es bastante fácil hacer un seguimiento de los datos en sí. Además, muchas plataformas analizan los datos por ti dentro de su plataforma.

⚙️ Flujo de trabajo automatizado: Puedes integrar los datos de tu formulario con otras bases de datos, como Microsoft 365 o Google Sheets, lo que te permite automatizar tu flujo de trabajo y aumentar tu productividad.

✨ Flexibilidad en la personalización: Los formularios en línea ofrecen una gran flexibilidad cuando se trata de personalizar tanto el contenido de las preguntas como los visuales. Si puedes encontrar o crear una plantilla que se adapte a las necesidades de tu negocio, puedes reutilizarla haciendo pequeños cambios.

🦾 Simple de construir y compartir: Cuando se trata de ser simple de construir y fácil de compartir, hay pocas alternativas de recolección de datos a los formularios en línea. Un formulario en línea corto tarda menos de 10 minutos en crearse, y puedes compartirlo en todas partes con solo un clic.

Cómo hacer un formulario de Microsoft

Ahora que has entendido por qué es beneficioso tener formularios en línea a tu disposición para propósitos como recolectar comentarios de clientes o gestión de proyectos, es hora de aprender cómo crear formularios de MS con unos simples pasos. Estos pasos son fáciles de entender e implementar, así que no te preocupes, incluso si eres un usuario principiante.

1. Selecciona un nuevo formulario, nuevo cuestionario o una plantilla

Elige una plantilla

El primer paso para crear tu formulario con Microsoft Forms es elegir qué base usar. Afortunadamente, hay categorías para tus necesidades empresariales: Puedes comenzar un nuevo formulario desde cero o un nuevo cuestionario, o elegir uno de los ejemplos de Microsoft Forms y comenzar con una plantilla.

💡 Recomendamos iniciar sesión en tu cuenta con una dirección de Hotmail live o outlook.com para obtener la experiencia completa.

2. Agrega tu título y preguntas

Agregar preguntas y título

Después de elegir con qué base comenzar, puedes comenzar a crear. Al hacer clic en el título, puedes agregar un título a tu formulario y agregar la descripción del formulario. Luego, puedes hacer clic en Agregar nueva pregunta para agregar tus preguntas y elegir entre diferentes tipos de preguntas como opción, texto, calificación, fecha o más. También puedes insertar, pegar o arrastrar medios al título del formulario.

💡 Experimenta con diferentes tipos de preguntas para mantener la atención del participante.

3. Edita tus preguntas

Edita tus preguntas

Después de agregar tus preguntas a tu formulario en blanco o abrir la plantilla, puedes comenzar a editarlas. Para editar cada pregunta, simplemente haz clic en ella y se presentarán todas las opciones de edición. Puedes cambiar la pregunta en sí, las opciones de respuesta, agregar cualquier medio o activar cualquier configuración específica.

💡 También puedes acceder a configuraciones adicionales haciendo clic en los tres puntos verticales en la esquina inferior derecha de la pregunta.

4. Personaliza los visuales desde el menú Estilo

Diseña tu formulario

Una vez que hayas agregado tus preguntas y personalizado su contenido a tu gusto, es hora de personalizar los visuales de tu formulario. Aunque el aspecto visual a menudo se pasa por alto, es tan importante como las preguntas en sí para captar y mantener la atención del participante.

Puedes personalizar los visuales de tu formulario haciendo clic en el ícono Estilo en la esquina superior derecha de tu página. El menú Estilo te permite cambiar el tema y la paleta de colores, e incluso agregar música de fondo.

💡 También puedes agregar temas animados desde el menú de temas.

5. Comienza a recopilar respuestas

Comienza a recopilar respuestas

Después de completar el proceso creativo de tu formulario, puedes hacer clic en Recopilar respuestas para compartir tu formulario con el mundo. El menú de compartir también te permite cambiar varias configuraciones o elegir cómo quieres que se comparta tu formulario. Incluso puedes tener la opción de un código QR o un tweet predefinido para X.

💡 También recomendamos probar los menús Vista previa y Configuración.

Tienes una mejor opción: forms.app

Si quieres experimentar todo el potencial de crear los mejores formularios en línea posibles, en forms.app estamos aquí para ayudarte. Con la ayuda de numerosas funciones avanzadas, puedes llevar tus formularios en línea al siguiente nivel y crear formularios altamente interactivos para recopilar datos de la más alta calidad posible con una de las mejores alternativas de Microsoft Forms.

1. Elige una plantilla, comienza desde cero o utiliza el IA de forms.app

Elige una opción de inicio

Al comenzar con tu base en forms.app, puedes elegir entre nuestras muchas opciones de plantillas, comenzar desde cero o utilizar IA de forms.app para crear un formulario en línea personalizado en segundos con solo una oración. Las tres opciones tienen sus propias ventajas únicas y te dan suficiente espacio para personalización.

2. Edita las preguntas o agrega las tuyas

Edita tus preguntas

Después de elegir la base con la que quieres comenzar, puedes agregar tus propias preguntas o editar las existentes dentro de la plantilla. Puedes agregar tus preguntas en la pestaña Campos dentro de la sección Construir. Para editarlas, haz clic en cualquier pregunta que quieras y haz cambios.

💡 También puedes reescribir preguntas con IA. Haz clic en el icono colorido junto al título de tu pregunta para editarla utilizando el IA de forms.app.

3. Pruebe las opciones de campo

Revise todos los campos dedicados

Recomendamos experimentar con las opciones avanzadas de campo si desea adelantarse a otras empresas en cuanto a formularios en línea. Al dirigirse a la pestaña Campos, puede ver opciones de campo dedicadas a escenarios únicos, como una escala de clasificación, un campo de términos y condiciones o incluso un campo de carrito de productos.

4. Personalice el diseño del formulario

Estilice su formulario

forms.app también puede ayudarlo a adelantarse en cuanto a los aspectos visuales de su formulario. Nuestra pestaña Diseño dentro de la sección Construir le permite cambiar temas, colores de fuente, radios de borde y muchas otras configuraciones. Para ver los detalles, como los colores de fuente y los radios de borde, haga clic en Personalizar dentro de la pestaña Diseño.

💡 La pestaña de diseño también le permite tener temas animados para su encuesta. Desplácese hasta el final de la pestaña de diseño para elegir un tema animado.

5. Previsualice y conecte con bases de datos

Revise su formulario antes de publicarlo

Antes de dirigirse a la sección Compartir, le recomendamos que seleccione Previsualizar haciendo clic en el icono del ojo en la esquina superior derecha de la página. La función Previsualizar le permite buscar cualquier error que necesite corregir o cosas que le gustaría agregar a su formulario.

Use varias integraciones

Además, puede dirigirse a la sección Conectar para ver todas las opciones de base de datos para conectar su formulario. La base de datos a la que conecte su formulario se actualiza automáticamente, por lo que cuando un participante envía una respuesta, la plataforma con la que está conectado se actualiza con los datos.

6. Comparta su formulario y vea los resultados

Comparte tu formulario

El último paso para crear tu formulario con forms.app es la sección Compartir. Sin embargo, la sección de compartir no es solo para compartir tu formulario. Puedes personalizar tu dominio, seleccionar entre una de las opciones de acceso directo para compartir, cambiar la configuración del enlace o personalizar la configuración de incrustación para tu formulario.

Revisa los resultados del formulario

Después de comenzar a recopilar respuestas, puedes ir a la sección Resultados para ver todos los datos que has recopilado. Si vas a la pestaña Estadísticas, puedes ver aún más detalles, como cuántas respuestas tiene tu formulario o qué dispositivos han utilizado para enviar tu formulario, como un dispositivo móvil.

6 consejos expertos para llevar

Cuando se trata de recopilar datos, los detalles son importantes. Es por eso que debes tener cuidado con las pequeñas cosas durante todo el proceso. Para ayudarte en este esfuerzo de recopilación de datos, hemos seleccionado 6 consejos expertos para llevar y aplicar en tus procesos.

Consejos profesionales para mejores formularios en línea

1. Intenta recopilar información importante

Lo más importante cuando se trata de formularios en línea es reconocer clientes potenciales. Por lo tanto, debes recopilar información de contacto simple, como una dirección de correo electrónico, de los participantes para analizar los resultados y contactar a aquellos que puedan ser clientes potenciales.

2. Evita preguntas distractoras o engañosas

El último problema que deseas tener al realizar encuestas con formularios en línea es el problema de datos defectuosos. Para eliminar este problema, evita preguntas distractoras o engañosas. Sé preciso en tu redacción y trata de dejar lo menos posible a la interpretación.

3. Promocione su negocio en el formulario

Los formularios en línea también pueden ser herramientas de marketing increíbles. Son compartidos y vistos por cientos, si no miles, de personas y pueden ser utilizados para publicitar su negocio. Intente agregar el logotipo o eslogan de su negocio en lugares apropiados dentro del formulario. También puede agregar la información de contacto de su negocio para posibles clientes.

4. Utilice las redes sociales

La mejor táctica para obtener la mayor cantidad de participantes en su formulario es compartirlo tanto como sea posible. Una plataforma en particular en la que debería confiar mucho es en las redes sociales. Intente compartir su formulario en varias plataformas de redes sociales. También puede utilizar la opción de acceso directo de las plataformas de creación de formularios al compartir para acelerar el proceso.

5. Elija un diseño visual adecuado

Como hemos mencionado anteriormente, el diseño visual del formulario es tan importante como las preguntas en sí. Por lo tanto, es vital que elija el esquema de colores o tema adecuado al crear su formulario. Intente investigar sobre la psicología de las fuentes y los colores para tener la mejor combinación posible.

6. Realice pruebas de prueba

Si desea eliminar los errores que haya cometido al crear su formulario, aumentar la tasa de éxito y recibir críticas valiosas, recomendamos realizar algunas pruebas de prueba con su formulario. La prueba de prueba se puede realizar con personas a su alrededor: amigos, empleados o compañeros de trabajo.

Conclusión

En resumen, los formularios en línea son una gran herramienta de recopilación de datos con gran promesa y potencial. Si desea recopilar, almacenar y analizar datos, el primer paso es encontrar la plataforma adecuada. Puede dirigirse a Microsoft Forms para obtener una experiencia profesional en la creación de formularios y crear un formulario adecuado a las necesidades de su negocio.

En este artículo, hemos examinado por qué es importante crear formularios en línea, una guía sobre cómo crear un formulario usando Microsoft Forms, y proporcionado una mejor manera de crear formularios con las funciones avanzadas de forms.app. También hemos examinado varios consejos de expertos para asegurarnos de que su proceso de recopilación de datos sea lo más exitoso posible. 

Tenga en cuenta los detalles y cree la mejor experiencia para sus clientes!