Google Form yanıtları birden fazla e-posta adresine nasıl gönderilir? (5 Yöntem)

Google Form bildirimlerini birden fazla adrese yönlendirmek, aslında Google'ın çoktan çözmüş olması gereken zahmetli bir süreç. Neyse ki bu sorunu aşmak için bazı yöntemler ve daha pratik alternatifler mevcut.

Şöyle bir senaryo düşünün: İş başvurusu, etkinlik kaydı veya müşteri talebi toplamak için bir Google Form oluşturdunuz. Form gönderildiği an ekibinizden üç kişinin; örneğin İK müdürünün, ofis koordinatörünün ve sizin aynı anda haberdar olmanız gerekiyor. Ancak Google Formlar varsayılan olarak bildirimleri yalnızca formu oluşturan kişiye gönderdiği için, o kritik e-posta sadece tek bir gelen kutusuna düşer.

Bu rehberde, formunuzu birden fazla adrese bildirim gönderecek şekilde nasıl yapılandıracağınızı tüm pratik yöntemleriyle anlatacağım. Hızlı ve manuel çözümlerden yazılımcı seviyesindeki profesyonel metotlara kadar her seçeneği inceleyerek ekibinize en uygun olanı seçebilirsiniz. Ayrıca, forms.app'in bu süreci hiçbir ek ayara gerek duymadan, kendi içinde nasıl kolayca çözdüğünü de göstereceğim.

Google Form yanıtları birden fazla e-posta adresine gönderilebilir mi?

Evet, ancak bu bazı ek adımlar gerektirir. Google Forms, yeni bir yanıt geldiğinde otomatik olarak yalnızca form sahibine e-posta gönderir. Sistemin standart işleyişi burada biter.

Forma eklenen ortak çalışanlar bildirim almayı kendileri seçebilir ancak bunu her kullanıcının tek tek yapması gerekir. Form sahibi, diğer kullanıcılar adına bu ayarı yapamaz veya merkezi bir alıcı listesi yönetemez.

Neden birden fazla adrese e-posta bildirimi gönderilir? (ve ne zaman)

Yöntemlere geçmeden önce, bu ihtiyacın neden bu kadar yaygın olduğuna bakalım:

Google Form yanıtlarını diğer e-posta adreslerine nasıl gönderebilirsiniz?

Google Form yanıtlarını diğer e-posta adreslerine göndermek için formun ayarlarında bir bildirim e-postası kurabilir veya eklentileri kullanabilirsiniz. Google Form yanıtlarını diğer e-posta adreslerine göndermenin en kolay yolları, aşağıda verilen ve açıklanan yöntemlerdir. İşte Google Form yanıtlarını diğer e-posta adreslerine göndermek için kullanabileceğiniz bazı yöntemler:

Yöntem 1: Ortak çalışanlar eklemek ve bildirimleri açmalarını istemek (Eklenti gerektirmez)

Bu küçük ekipler için en basit yaklaşımdır. Form sahibi olarak her takım üyesini formun işbirlikçisi olarak eklersiniz. Erişim sağladıktan sonra, her bir kişi yeni bir yanıt geldiğinde e-posta bildirimleri almayı tercih edebilir. Önemli olan, her işbirlikçinin bunu kendisinin yapması gerektiğidir; bu ayarı onlar için yapılandırmanız mümkün değildir.

1. Bir Google Form açın ve sağ üst köşedeki paylaşım simgesine (bir kişi ve + işareti) tıklayın.

Google Forms’daki paylaşım düğmesinin konumu

2. Yeni işbirlikçiler ekleyerek e-posta adreslerini yazın. Bu, bir Google Dokümanı paylaşımıyla aynı işlemdir.

Google Forms’a işbirlikçi eklemek

3. İzin seviyelerini düzenleyerek onları düzenleyici yapın.

Google Forms’a işbirlikçi davet ederken izin seviyesini değiştirme

4. Gönder'e tıklayın.

Form paylaşım penceresinde gönder düğmesinin konumu

Her işbirlikçinin için kendi bildirimlerini etkinleştirmesi için gerekli adımlar:

5. Paylaşılan Google Form'u açın ve Yanıtlar sekmesine tıklayın.

Google Forms üzerinde yanıtlar sekmesinin konumu

6. Yanıtlar bölümünde üst sağ köşedeki üç nokta simgesine tıklayın

Yanıtlar sekmesi altındaki üç nokta simgesinin konumu

7. Yeni yanıtlar için e-posta bildirimlerini almayı seçin.

Üç nokta menüsü altındaki 'E-posta bildirimlerini al' seçeneği

En İyi Kullanım: Bu kurulum her biri kendi başına tamamlayabilen iki veya üç kişilik küçük, güvenilir ekipler için idealdir.

Sınırlamalar: Herkesin bu ayarı tek tek yapması gerekir. Yönetici, alıcı listesini merkezi olarak kontrol edemez.

Yöntem 2: Google Sheets + bildirim kuralları

Google Sheets + bildirim kuralları yöntemi, Google Sheets'i bildirim katmanı olarak kullanarak eklenti güvenilirlik sorununu tamamen ortadan kaldırır. Yapılandırmak için birkaç adım daha gerektirir ancak sonuç daha sağlam bir iş akışıdır.

Google Formunuzu bir Google Sheet'e bağlarsınız böylece yanıtlar otomatik olarak oraya kaydedilir. Sonra o Sheet'i bildirim alması gereken herkesle paylaşırsınız. Her bir kişi Sheets'te 'yeni satır' bildirimlerine abone olur böylece Sheet güncellendiğinde e-posta alırlar.

Adım 1: Google Form'unuzu bir Google Sheet'e bağlayın

Google Forms’da “Sheets'e Bağlantı” seçeneğinin yeri

Adım 2: Google Tablosunu ekibinizle paylaşın

Google Tablolarını ekibinizle paylaşma

Adım 3: Her alıcı bildirimlere abone olur

Her paylaşılan kullanıcı kendi bildirim tercihlerini ayarlayabilir:

Google Tablo bildirim ayarlarını düzenleme

En İyi Kullanım: Zaten yanıtları incelemek için Google Tablolarını kullanan ve Google Formuna düzenleyici erişimi paylaşmak istemeyen ekipler için.

Sınırlamalar: Her alıcının kendi bildirim ayarlarını yapılandırması gerekir. Ayrıca, tablo bağlantısı güvenilir olsa da hem bir form hem de bir tabloyu yönetmek sürtünmeye neden olabilir.

Yöntem 3: Form bildirimleri eklentisi

Eğer herkesin kendi tercihlerini ayarlamadan bildirimleri kimin alacağını kontrol etmek istiyorsanız, Google Workspace Marketplace'ten Form Bildirimleri eklentisini kullanmak iyi bir çözümdür. İşte bu eklentinin nasıl kurulacağı ve yapılandırılacağı:

1. Google Formunuzda, üst araç çubuğundaki üç noktaya tıklayın ve Eklentileri Al'ı seçin.

Google Forms’da eklenti mağazasını açma seçeneği

2. Marketplace'te Form Bildirimleri arayın.

Marketplace'te Form Bildirimleri için arama sonuçları

3. Yükle düğmesine tıklayın ve eklentiyi Google hesabınızla yetkilendirin.

Form Bildirimleri eklentisi sayfası

4. Kurulduktan sonra tekrar puzzle simgesine tıklayın ve açmak için Form Bildirimleri'ni seçin.

Form Bildirimleri eklentisini açma

5. Form yanıtlarında bildirim gönder özelliğini açın ve tüm alıcı e-posta adreslerini girin.

Form Bildirimleri eklentisini yapılandırma

6. Yapılandırmayı kaydetmek için Konfigürasyonu Kaydet düğmesine tıklayın.

Form Bildirimleri eklentisindeki yapılandırmayı kaydet düğmesi

Bu noktadan itibaren, her yeni form gönderimi, form sahibi tarafından tek bir yerden yönetilen her adrese e-posta gönderecek.

En İyi Kullanım: Tek bir kişinin formu yönettiği ve diğerlerine bildirim göndermesi gereken takımlar.

Sınırlamalar: Bu eklentinin karışık bir itibarı var. Dikkate değer bir kullanıcı grubu, bildirimleri göndermede güvenilmez olabileceğini bildiriyor (bazen bildirim göndermeyi başaramama veya Google Workspace güncellemelerinden sonra yeniden yükleme gerektirebilir). Faydalı bir araç olmasına rağmen, bunu bir üretim kalitesi çözümü yerine bir geçici çözüm olarak ele alın.

Yöntem 4: Google Apps Script (ileri düzey kullanıcılar için)

Birkaç satır JavaScript koduyla, form her doldurulduğunda belirlediğiniz listeye otomatik e-posta gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

Mantık oldukça basit: Form her gönderildiğinde çalışan küçük bir JavaScript fonksiyonu yazıyorsunuz. Bu fonksiyon, formdaki yanıt verilerini okuyor ve önceden belirlediğiniz bir e-posta listesine gönderiyor.

Google Form yanıtlarını birden fazla e-posta adresine iletmek için Google Apps Script’i nasıl kurabileceğinize birlikte bakalım:

1. Google Form'unuzu açın, üç noktaya tıklayın ve Apps Script'i seçin.

Google Forms aracılığıyla Apps Script'i açma

2. Apps Script'te mevcut kodları silin ve bu e-posta betiğini yapıştırın. E-postaları ("[email protected]" olarak verilmiştir) kendi e-posta adreslerinizle değiştirin.

  function sendEmailOnFormSubmit(e) {
 
    const responses = e.response.getItemResponses();
 
    
 
    let message = "New form submission:\n\n";
 
    
 
    responses.forEach(response => {
 
      message += response.getItem().getTitle() + ": " + response.getResponse() + "\n";
 
    });
 
  
 
    const recipients = [
 
      "[email protected]",
 
      "[email protected]",
 
      "[email protected]"
 
    ].join(",");
 
  
 
    MailApp.sendEmail({
 
      to: recipients,
 
      subject: "New Form Submission",
 
      body: message
 
    });
 
  }
 
  

Google Form yanıtları için e-posta bildirim betiği ekleme

3. Betiği kaydedin, ardından sol kenar çubuğundaki Tetikleyici Ekle (saat simgesi) düğmesine tıklayın.

Apps Script'te tetikleyici ekleme

4. Tetiği çalıştırmak için işlevinizi Form gönderildiğinde olarak ayarlayın.

Apps Script'te tetikleyici ayarlama

5. Kaydedin, betiği yetkilendirin ve gerçek bir yanıt doldurarak test edin.

Apps Script'te tetiği kaydetme

En İyi Kullanım Alanı: Temel JavaScript'i okuma veya düzenlemede rahat olan bir ekipler ve bildirim içeriği, alıcılar ve koşullar üzerinde tam kontrol isteyenler için idealdir.

Sınırlamalar: Teknik bilgi gerektirir. Apps Script'in günlük e-posta kotası vardır (ücretsiz Google hesapları için günlük 100 e-posta, Workspace için daha fazla).

Yöntem 5: Üçüncü taraf otomasyon araçları (Zapier, Make, n8n)

Zapier, Make ve n8n gibi araçlar, Google Forms’u e-posta hizmetlerine otomatik iş akışları olan "Zap'ler" veya "Senaryolar" aracılığıyla bağlar. Bir form gönderildiğinde, otomasyon tetiklenir ve bir e-posta gönderir.

Bu araçlar gerçekten güçlüdür: koşullu mantık ekleyebilirsiniz (belirli bir yanıta dayalı olarak farklı bir e-posta gönderme), CRM'nize bağlanabilir, bir veritabanına kaydedebilir ve aynı iş akışında Slack mesajları gönderebilirsiniz. Ancak bazı durumlar için sınırlamalara tâbi olabilirsiniz.

En İyi Kullanım Alanı: Otomasyon platformları kullanan ve sadece bir e-posta göndermekten öte, daha karmaşık bildirim mantığı oluşturmak isteyen ekipler.

Sınırlamalar: Ücretsiz planlar genellikle aylık görev sayısıyla sınırlıdır ve daha karmaşık iş akışları için ücretli abonelikler gerektirir. Kurulum, teknik olmayan kullanıcılar için bir öğrenme eğrisine sahiptir.

Google Forms için daha iyi bir alternatif: forms.app

forms.app güçlü özellikler, kullanım kolaylığı ve profesyonel şablonlar sunan bir form oluşturucu uygulamasıdır. Güçlü Google Forms alternatifleri arıyorsanız, forms.app çok daha gelişmiş bir deneyim sunar. İşte öne çıkan birkaç özelliği:

forms.app'te form yanıtları birden fazla e-posta adresine nasıl gönderilir?

Yukarıdaki her yöntem bir kısıtlamayı çözmek üzerine çalışır. Eklentileri, paylaşılan Tabloları veya betikler yazmayı tercih etmiyorsanız, forms.app birden fazla e-posta bildirimi sunar, bu nedenle herhangi bir çalışma gerekmez.

forms.app'te form oluşturma seçenekleri

forms.app'te bildirim ayarları

forms.app'te kendi bildirimlerini etkinleştirme

Bildirimler için diğer e-posta adreslerini ekleme

forms.app üzerinde e-posta bildirimini özelleştirme

İşte bu kadar! Artık yeni bir form yanıtı aldığınızda birden fazla e-posta gönderebileceksiniz.

Google Form yanıtlarının birden fazla alıcıya e-posta olarak gönderilmesiyle ilgili sıkça sorulan sorular

Sonuç

Google Forms’un bildirimleri tek bir kişiyle sınırlaması, başlangıçta küçük bir detay gibi görünse de ekip büyüdükçe işleri ciddi anlamda aksatan bir pürüz haline gelir. Google içindeki dört yöntem de aslında farklı ihtiyaçlara hitap eder: Ortak çalışan eklemek küçük ekipler için en hızlı yoldur; eklenti kullanmak az bir zahmetle merkezi kontrol sağlar; Google Tablolar bildirimleri ücretsiz ve güvenilirdir; Apps Script ise yazılımcılara tam esneklik sunar.

Ancak formlarınızı yönetmekten çok bu dolambaçlı yöntemleri uygulamaya vakit harcıyorsanız, forms.app’e göz atmanın zamanı gelmiş demektir. Burada birden fazla e-posta bildirimi kurmak, ek bir ayar gerektirmeyen standart bir özelliktir. Ücretsiz planı çoğu küçük ekibin ihtiyacını rahatlıkla karşılar; daha yüksek yanıt limitlerine ihtiyaç duyduğunuzda ise uygun fiyatlı ücretli paketleri tercih edebilirsiniz.