Como coletar pedidos de licença: Melhores práticas + modelos gratuitos

Milhões de pessoas trabalham para muitas empresas em todo o mundo, sejam elas grandes ou médias empresas. Os funcionários podem solicitar licença ou tempo livre do trabalho por muitas razões. É comum ficar estressado e ver uma diminuição na produtividade depois de trabalhar sem parar por um tempo. Por causa disso, as empresas geralmente dão folga remunerada aos seus funcionários uma vez por ano.

No final, essa folga mantém os níveis de produtividade altos e evita o esgotamento tanto para os trabalhadores quanto para as empresas. Neste artigo, você aprenderá o que é um formulário de solicitação de licença, por que usá-lo e como podemos criar e coletar formulários de solicitação de licença gratuitamente. Além disso, você obterá 7 pontos para perguntar em um formulário de solicitação de licença e dicas de especialistas para uma melhor experiência.

Primeiro as coisas primeiro: O que é um formulário de solicitação de licença?

Um formulário de solicitação de licença para funcionários é um pedido por escrito que permite que você solicite aprovação para um tempo livre planejado. Os funcionários podem facilmente escrever uma solicitação de licença usando um formulário de solicitação de licença.

Existem vários tipos de formulários de solicitação de licença, como eventos familiares, licença médica, formulários de férias e os mais solicitados formulários de licença anual. Saber a ausência do seu funcionário em qual data e por quanto tempo permite que você organize o cronograma de trabalho para a continuidade do trabalho e evite interrupções.

Por que usar um formulário de solicitação de licença online

Ao usar o formulário de solicitação de licença, você pode entender quais solicitações de licença dos funcionários para qual motivo. Quando você precisa tirar folga, preenche um formulário de solicitação de licença para solicitar aprovação. É uma maneira fácil para os funcionários pedirem uma pausa. Aqui está uma lista de vantagens e benefícios de usar um formulário de solicitação de licença:

Vantagens de usar formulários de pedido de licença

🗓️Definir o cronograma de trabalho: É fácil definir um calendário de trabalho quando um membro da equipe pede permissão para se ausentar. Sabendo a data e por quanto tempo seus funcionários estarão ausentes, você pode organizar tudo para garantir a continuidade e evitar interrupções.

🤔🚫Prevenir confusão: Quando você entrega seu formulário de pedido de licença no escritório, escrito em papel, pode causar confusão quando o documento é perdido. Além disso, você pode fazer notificações verbais para permissão, o que pode causar confusão quando o supervisor ou proprietário esquece. Para evitar isso, você pode usar um formulário de pedido de licença online para o escritório.

⚡Otimizar o processo: O uso do formulário de solicitação de licença facilita a otimização do processo. Na ausência de um dos seus funcionários, você pode substituir por outro e gerenciar o trabalho de forma eficiente.

🔐Ajudar a manter os dados: Os empregadores podem acompanhar a frequência dos funcionários e ver quantas licenças eles têm disponíveis. Isso pode ser útil para organizar um cronograma e garantir que haja pessoas suficientes durante os períodos de maior movimento.

Como posso criar e reunir pedidos de licença gratuitamente?

Se você deseja ser mais profissional quando os funcionários pedem permissão, pode pedir que eles escrevam um pedido online e reunir todas as informações necessárias por meio do formulário. É fácil solicitar documentos de suporte que permitirão examinar o motivo da permissão e decidir se deve aprovar ou negar.

Há apenas uma maneira de criar um formulário de pedido de licença online com o forms.app. O construtor de formulários online permite que você crie exemplos de formulários de pedido de licença facilmente.

1- Faça login ou crie uma nova conta

Faça login em sua conta

Você pode facilmente se inscrever no forms.app ou se já tiver uma conta, pode fazer login imediatamente. Sabemos que seu tempo é precioso, então você também pode fazer login através de contas do Google, Facebook e Apple.

2- Selecione um modelo gratuito

Você pode começar do zero se quiser decidir sobre cada elemento desde o início. Se preferir economizar tempo, pode selecionar entre nossos modelos intuitivos modelo de formulário de solicitação de licença para colocar rapidamente seu formulário em funcionamento. Dessa forma, você pode personalizar os detalhes que mais importam para você. Você também pode aproveitar o uso rápido da IA. Você pode simplesmente criar um formulário de solicitação de licença usando o gerador de formulários de IA forms.app. 

Escolha um modelo

Você também pode verificar o modelo de formulário de licença não remunerada e editá-lo de acordo com suas necessidades.

3- Adicione suas próprias perguntas

Adicione perguntas ao seu formulário de solicitação de licença

As perguntas desta seção são a parte mais valiosa. Você pode usar as que criou de acordo com as necessidades da empresa, ou pode verificar as que fornecemos nos modelos pré-projetados para obter ideias.

4- Mude a aparência do seu formulário

Personalize o design do formulário

Cada empresa tem um esquema de cores e tipografia distintos. Você pode personalizar a aparência dos campos do seu formulário para refletir os requisitos da sua marca. Você também pode adicionar um logotipo e mudar o fundo e o tema. Selecionando a seção personalizar, você pode alterar o tema de acordo com sua preferência, ajustando estilo de fonte, cor do texto e brilho.

5- Conectar aos bancos de dados

A guia Conectar permite que você conecte seu formulário a um banco de dados. Para análise e relatórios, você pode se conectar com Google Sheets, Microsoft Excel, ActiveCampaign, etc. Você pode encontrar vários campos de banco de dados que correspondem às suas preferências.

Verifique as integrações para se conectar

6- Compartilhar o formulário

Na etapa final, você pode escolher incorporá-lo ao seu site ou compartilhá-lo em todas as plataformas digitais. Você também pode configurar escolhas de privacidade como público, limitado e privado nas configurações. 

Verifique as opções de compartilhamento

Além disso, você pode escolher como o formulário aparece em seu site quando você compartilha o link do formulário. Além disso, você pode enviar seu formulário por email ou fazer um código QR para torná-lo mais tecnológico.

Você também pode começar a coletar formulários de pedido de licença.

7 pontos para perguntar em um formulário de pedido de licença

Você pode transformar processos complexos em processos fáceis e amigáveis ao usuário usando formulários online.

Você pode obter demandas específicas como permissão de seus funcionários e reunir todas as solicitações de uma só vez. Antes de criar um formulário de pedido de licença online, você precisa saber o que perguntar em seu formulário online. Aqui estão os 7 pontos para perguntar em seu formulário de pedido de licença online:

Coisas para perguntar em um formulário de pedido de licença

🗓️Data da solicitação: É importante saber a data da solicitação. Ao fazer isso, você pode comparar a data de licença e a data da solicitação para entender o processo.

📞Informações de contato: Primeiro, você deve obter detalhes de contato, como nome completo, endereço de e-mail e número de telefone. Para informar seus funcionários se o pedido for aprovado ou se precisar entrar em contato com eles em caso de emergência no trabalho.

💼Posição na empresa: Para saber qual departamento precisará de mais ajuda, você deve saber quem pediu permissão, em qual departamento e o que ele ou ela está fazendo.

❓Motivo da permissão: A permissão pode ser solicitada por vários motivos. Você precisa saber o motivo para examinar o processo de permissão e decidir se aprova ou não.

🕒Datas de saída: Como supervisor ou proprietário, você precisa saber quantos dias seus funcionários ficarão ausentes do local de trabalho. Saber as datas de início e término da licença dá uma ideia de como gerenciar o processo entre os dias em que eles não estarão no trabalho.

📄Documentos de suporte: Peça documentos de suporte para entender se a permissão é urgente. Pode ser um problema médico, evento familiar, férias, etc. Pedir documentos de suporte facilita a decisão e evita confusão sobre as demandas.

📬Adicionar caixa de mensagem adicional: Você precisa dar espaço para seus funcionários se expressarem sobre os motivos da permissão. Para entender melhor o estado de espírito dos funcionários, é necessário adicionar uma caixa de mensagem.

4 Dicas de especialistas para uma melhor experiência

Um formulário de solicitação de licença torna o processo de permissão mais fácil tanto para empregadores quanto para funcionários. Reduz a confusão do processo de permissão antigo e oferece uma abordagem mais profissional. Para tornar o processo simples e fácil de usar, existem algumas coisas a serem lembradas ao criar um formulário de solicitação de licença amigável para o usuário.

Você precisa seguir alguns passos básicos para criar um, mas se você quiser fazer um profissional, aqui estão as dicas profissionais a seguir:

Dicas profissionais para formulários de candidatura de licença

✨Mantenha simples e curto: Formulários de candidatura de licença longos e complicados levam à confusão tanto para o empregador quanto para o empregado. Torne-o simples e curto para facilitar o processo de exame.

❓Faça perguntas claras: Se você quiser obter respostas claras de seus funcionários, não faça perguntas complicadas e longas. Seja direto e obtenha o que você precisa.

⚖️Especifique a política de licença da empresa: Se a política de licença da empresa estiver incluída no formulário desde o início, os funcionários que não a conhecem podem modificar a duração de suas solicitações de licença.

✍🏻Peça assinatura: Você deve pedir a assinatura do funcionário que concluiu seu formulário de licença. Isso torna o documento mais profissional e formal.

Palavras finais

Quando sua empresa cresce, é difícil gerenciar as solicitações de licença dos funcionários usando métodos antigos. Formulários online oferecem muitas vantagens tanto para empregadores quanto para funcionários. Ao entender corretamente o motivo da licença do seu funcionário, você pode examinar o processo de maneira mais confiável. Também pode ajudar a tomar melhores decisões para melhorar o sistema de gerenciamento de tempo livre em seu local de trabalho.

Até agora, em nosso artigo, você aprendeu o que é um formulário de candidatura de licença, por que usá-lo e 7 pontos para perguntar em um formulário de candidatura de licença. Você também aprendeu como criar um formulário de candidatura de licença online usando uma ferramenta online como o forms.app e dicas úteis para criar formulários melhores e mais eficientes.