Cómo reclutar voluntarios para un evento (+ consejos de expertos)

Organizaciones como empresas y organizaciones sin fines de lucro dependen de voluntarios para llevar a cabo o facilitar sus operaciones. Los voluntarios pueden ser reclutados tanto para compromisos a largo plazo como para compromisos ocasionales. Hoy, discutiremos el reclutamiento de voluntarios a corto plazo.

¿Por qué y cómo reclutar voluntarios para un evento? ¿Qué consejos debes prestar atención al reunir voluntarios? ¿Cómo ayuda forms.app en el reclutamiento de voluntarios? Si estás listo para aprender las respuestas a estas preguntas y más, ¡comencemos!

¿Por qué reclutar voluntarios para un evento?

Reclutar voluntarios para un evento sirve como una estrategia rentable, ya que sus servicios se ofrecen a menudo sin compensación financiera, lo que reduce los gastos generales de la organización.

Más allá de las consideraciones financieras, involucrar a voluntarios fomenta la participación comunitaria al establecer una relación positiva entre los organizadores del evento y la comunidad local. Los voluntarios aportan conjuntos de habilidades diversos, mejorando las capacidades del equipo del evento, y su mayor fuerza de trabajo asegura que las tareas se ejecuten de manera más eficiente.

7 consejos para conseguir voluntarios para un evento

Ahora que has aprendido por qué es importante encontrar voluntarios para organizar un evento, podemos discutir cómo reclutar voluntarios para tu organización sin fines de lucro. ¿Cómo puedes conseguir voluntarios para tu evento? En esta parte, aprenderás algunas formas creativas de reclutar voluntarios.

7 formas de conseguir voluntarios para un evento

1. Anunciar en tus cuentas de redes sociales

Hoy en día, llegar a las personas es más rápido y fácil gracias a Internet. Es mejor que uses las redes sociales si estás buscando voluntarios para tu evento. Al compartir publicaciones en las cuentas de redes sociales de tu organización, puedes atraer a un mayor número de voluntarios para tu evento, e incluso algunos de los que se ofrecen como voluntarios para un solo evento pueden estar interesados en el voluntariado a largo plazo con tu organización.

2. Crear un formulario de solicitud básico

Incluso si un voluntario que reclute participará en un evento para su organización, es importante conocer su experiencia como voluntario, roles, habilidades específicas e intereses, como habilidades de conducción o dominio de idiomas extranjeros. Puede aprender rápidamente preguntando a los candidatos que completen un formulario de solicitud básico. No olvide pedir la información de contacto del posible voluntario (como número de teléfono o dirección de correo electrónico)

3. Establecer sus expectativas

Para que todo vaya sin problemas durante el evento, es esencial que no solo conozca a sus voluntarios, sino que también estén al tanto de sus expectativas. Por lo tanto, para evitar problemas después de la contratación, es crucial especificar claramente lo que espera de los voluntarios en sus publicaciones de anuncios en redes sociales y su sitio web.

Estas expectativas pueden incluir cualidades como dominio de un idioma extranjero, buena dicción o cumplimiento del código de vestimenta durante el evento.

4. Distribuir folletos

Aunque los métodos modernos, como anunciar a través de las redes sociales, resultan ser efectivos para reclutar voluntarios, los enfoques tradicionales todavía contribuyen significativamente. Uno de los métodos convencionales más efectivos es distribuir folletos, que ayuda a encontrar voluntarios para su evento y promueve la conciencia de su organización sin fines de lucro.

5. Notificar a las organizaciones con las que coopera

Puede buscar ayuda para encontrar voluntarios para su evento en organizaciones con las que haya colaborado o esté colaborando actualmente. Las organizaciones colaboradoras pueden ayudarlo a llegar a una audiencia más amplia compartiendo su anuncio en sus cuentas de redes sociales o redirigiendo algunos voluntarios para apoyar su causa.

6. Utilice los contactos actuales de los voluntarios

Las personas suelen buscar la comodidad de un rostro conocido al participar en algo nuevo. Por lo tanto, anime a sus voluntarios actuales a comunicarse con aquellos en su círculo e invitarlos a convertirse en voluntarios para el evento de su organización.

7. Envíe recordatorios

En el ajetreo y el bullicio de la vida diaria, las personas pueden necesitar recordar que se inscribieron para ser voluntarios. Por lo tanto, unos días antes de su evento, envíe un correo electrónico recordatorio a sus voluntarios. Incluya detalles como la dirección del lugar del evento, números de contacto, código de vestimenta y otra información relevante. Además, trate de enviar el recordatorio con prontitud, permitiendo a sus voluntarios planificar sus compromisos.

💡Si desea reclutar voluntarios permanentes y no sabe cómo llegar a ellos, puede consultar nuestro artículo titulado Estrategias probadas para reclutar voluntarios que hemos preparado para usted.

¿Cómo puede forms.app ayudarlo?

Ahora que ha aprendido por qué y cómo encontrar voluntarios para su evento, es hora de aprender cómo forms.app lo ayuda en muchas áreas. Entonces, ¿cómo ayuda?

Con la mejor función de creación de formularios de forms.app, puede crear un formulario de solicitud de voluntariado para pedir a los posibles voluntarios que lo completen, ya sea que desee crearlo desde cero o utilizar las plantillas de forms.app, estos formularios le permiten recopilar información detallada sobre sus candidatos a voluntarios, lo que le ayuda a seleccionar los voluntarios más adecuados.

Paso 1: Inicie sesión y comience a crear su formulario desde cero en forms.app. Puede encontrar fácilmente muchos formularios de voluntariado en línea gratuitos.

Creando una cuenta en forms.app

Paso 2: Puedes utilizar la plantilla lista para usar formulario de reclutamiento de voluntarios preparada por forms.app, y con la opción de inteligencia artificial, también puedes crear un formulario con el estilo que desees con solo un clic.

Elegir una opción de inicio

Paso 3: Agrega algunas preguntas o edita las preguntas de la plantilla. Puedes preguntar sobre los roles, habilidades o licencias del candidato.

Agregando preguntas y campos a tu formulario

Paso 4: La visualidad es importante, así que personaliza el aspecto de tu formulario de solicitud de voluntariado. Deberías agregar algunas imágenes o cambiar el diseño de tu formulario.

Personalizando el diseño de tu formulario de reclutamiento

Paso 5: La última y más importante parte es compartir con el público en tu sitio web. Además, si compartes el enlace del formulario en las redes sociales de tu organización, puedes llegar a más personas y obtener más solicitudes de voluntarios.

Elegir una opción de compartir para tu formulario de reclutamiento

Palabras finales

En resumen, incluso para un evento simple, es posible que necesites voluntarios para garantizar que las cosas funcionen sin problemas. Las organizaciones o empresas a menudo necesitan voluntarios para trabajar juntos. Sin embargo, es posible que necesites más que tu grupo actual de voluntarios.

En este artículo, aprendiste cómo reclutar voluntarios para una organización sin fines de lucro a corto plazo. Discutimos consejos para atraer más voluntarios para tu evento. Ahora, armado con este conocimiento, puedes comenzar a encontrar voluntarios para tu evento.