En caso de que utilice un formulario de informe de daños en línea?
Los incidentes ocurren. Pero cuando suceden, hay que registrarlos y analizarlos para estar preparado para el futuro. Y para poder hacer eso, necesitará un formulario de informe de daños. De esta manera, podrá saber qué ha causado el incidente, cuántas pérdidas tiene y qué puede hacer al respecto para evitar este incidente más adelante.
Sin embargo, con un formulario de informe de daños tradicional, puede ser demasiado tarde para registrar todos los detalles correctamente. Y los papeles no pueden estar disponibles en algunos casos. Es por eso que un formulario de informe de daños en línea resultará más útil que otras alternativas. Las personas podrán abrir el formulario de informe de daños en línea en sus teléfonos o PC inmediatamente después del incidente. Además, es posible adjuntar fotos o videos del incidente para una mejor documentación.
Algunos usos de los formularios de informe de daños en línea
Un formulario de informe de daños se puede utilizar para muchas ocasiones y negocios. Ya sea que dirija un hotel o tenga un gran lugar de trabajo, algunos incidentes pueden causar daños o pérdidas al equipo o la propiedad. Cuando eso suceda, necesitará una solución eficaz para capturar detalles sobre el incidente o la persona involucrada en él. Al crear un formulario con la plantilla de formulario de informe de daños de forms.app, puede lograr eso y más.
● Daños materiales en los servicios de renta: Si alquila coches, habitaciones u otros artículos a personas, siempre existe el riesgo de que se dañe o se pierda. Para registrar estos daños, el uso de un formulario de informe de daños en línea parece ser la mejor opción, ya que las personas que causaron el daño o los trabajadores de oficinas de alquiler pueden completar el formulario y cargar algunas fotos de la escena en cualquier lugar y en cualquier momento.
● Daños en el equipo en el lugar de trabajo: incluso si nadie los espera o quiere, ocurren incidentes en el lugar de trabajo. Después de crear su formulario con la plantilla de formulario de informe de incidentes, podrá conocer la causa, qué tipo de incidente fue y quiénes fueron los testigos. De esta manera, puede tomar las acciones necesarias según la situación.
● Objetos perdidos en las oficinas: ¿Alguna vez se preguntó qué hacer con los objetos perdidos en las oficinas? Un formulario de informe de daños en línea puede ser una gran solución para determinar los costos de los artículos faltantes, (si alguien los tiene) posiblemente encontrar a quién y evitar que los artículos se pierdan en el futuro.
¿Cómo crear un buen formulario de informe de daños?
La plantilla de formulario de informe de daños de forms.app viene con un conjunto necesario de preguntas para daños generales. Eso significa que puede utilizar la plantilla de formulario de informe de daños para muchas situaciones en su negocio. Pero si usa un elemento específico para su trabajo, o si desea agregar opciones estándar para los tipos de daños, puede hacerlo fácilmente utilizando las funciones de edición fáciles de usar de forms.apps. Además, puede considerar algunos puntos para crear una mejor forma para su tipo de negocio.
● Agregar opciones de tipo de daño: la plantilla del formulario de informe de daños incluye preguntas estándar sobre las propiedades dañadas. Y puede agregar una selección desplegable en la parte superior y crear condiciones para las opciones. En otras palabras, muestre algunas preguntas específicas (si las hay) después de que la persona elija un tipo de daño al final. Esto le permitirá recopilar informes con un formulario y ordenar los registros más fácilmente.
● Solicite una fecha, hora y ubicación exactas: es importante que tenga información precisa sobre el equipo dañado. Al preguntar la hora, el lugar y las personas exactos, comprenderá mejor la situación.
● Incluya una sección para testigos: cuando un cliente o un trabajador daña una propiedad o equipo, es posible que algunas personas estén cerca y vean cómo ha sucedido. Con las declaraciones de los testigos, puede tomar sus decisiones con mayor precisión. Además, al recopilar la información de contacto de los testigos, podrá comunicarse con ellos sobre ese tema más adelante.
● Agregar un campo de carga: a diferencia de un formulario de informe de daños tradicional, un formulario en línea permitirá a las personas cargar fotos o videos del evento. Con una imagen del incidente, puede encontrar fácilmente quién es el responsable y estimar los costos de las reparaciones.
¿Cómo utilizar eficazmente un formulario de informe de daños en línea?
Una vez que haya creado su formulario mediante la plantilla de formulario de informe de daños gratuito de forms.app, deberá agregar algunas opciones para usar el formulario de manera efectiva. Primero, puede intentar que el formulario esté disponible pase lo que pase. De esta manera, si algo ha sucedido en su negocio de alquiler o en su habitación, la gente enviará un formulario mucho más corto y fácil.
Otra cosa que debe considerar es solicitar una descripción detallada del evento y, si es posible, fotos de la propiedad dañada. Puede habilitar notificaciones para saber instantáneamente cuando un equipo se ha dañado en el lugar de trabajo. Comparta el formulario de solicitud de daños en línea en las redes sociales, envíelo por correo electrónico, introdúzcalo en su sitio web o imprímalo como un código QR para colgar un volante con él en su lugar de trabajo.
¿Cómo personalizar su formulario de solicitud de daños?
forms.app le ofrece una plantilla de formulario de informe de daños general y numerosas funciones útiles para personalizar su formulario como lo desee. En la página de edición, fácilmente agregará nuevos campos, cambiará los existentes o los eliminará. Una vez que esté seguro de haber agregado todas las preguntas requeridas, diríjase al menú de personalización para cambiar el aspecto de su formulario.
En el menú de personalización, puede elegir uno de los temas gratuitos o aplicar los cambios manualmente. También puede utilizar el diseño de la plantilla de formulario de informe de daños sin ningún cambio. Antes de guardar, presione el botón del ojo para ver si el formulario se ve bien en otros dispositivos, especialmente en teléfonos móviles.
¿Cómo revisar sus registros?
Una vez que se envía un formulario, podrá abrir los detalles en la página de respuestas de forms.app. Allí, es posible ver los registros tanto individualmente como en forma de lista. De esta manera, puede calcular el costo total y tomar medidas o planificar un horario de trabajo en consecuencia. Además, es posible descargar los registros con solo unos pocos clics. ¡Crear su formulario con la plantilla de formulario de informe de daños gratuito de forms.app y tener una solución en línea efectiva es muy fácil!